Sådan sikkerhedskopieres QuickBooks-datafilen

En kritisk vigtig opgave, som enten du eller en kollega skal udføre, er en sikkerhedskopi af QuickBooks datafil. Få ting, der er gemt på din computers harddisk, fortjener så meget pleje, som QuickBooks-datafilen gør. Helt bogstaveligt beskriver QuickBooks -datafilen din virksomheds økonomiske forhold.

Du ønsker absolut ikke at miste datafilen. At miste datafilen kan betyde, at du ikke ved, hvor mange penge du har, du ikke ved, om du tjener eller taber penge, og du vil ikke være i stand til nemt eller præcist at udarbejde dine årlige selvangivelser.

Grundlæggende om sikkerhedskopiering

Heldigvis er sikkerhedskopiering af QuickBooks-datafilen ret ligetil. Du skal kun gennemføre ni trin:

1. Vælg kommandoen Fil → Opret kopi.

QuickBooks viser den første Gem kopi eller sikkerhedskopi-dialogboks (se følgende figur), som giver tre muligheder: muligheden for at gemme en sikkerhedskopi af din QuickBooks-fil, muligheden for at oprette en bærbar virksomhedsfil og muligheden for at oprette en revisors kopi.

Den første Gem kopi eller sikkerhedskopi dialogboks

2. Du vil gemme en sikkerhedskopi, så vælg indstillingsknappen Backup Copy; klik derefter på Næste for at fortsætte.

Du kan oprette enten en fuld backup-fil eller en bærbar virksomhedsfil, når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar virksomhedsfil er mindre end en sikkerhedskopifil, så den er mere praktisk at flytte rundt på. Du kan for eksempel nemmere e-maile en bærbar virksomhedsfil. Problemet med bærbare virksomhedsfiler er dette: QuickBooks skal arbejde hårdt for at skrue den bærbare virksomhedsfil til en lille størrelse. QuickBooks skal også gøre mere arbejde for at fjerne filen senere, når du vil arbejde med den.

Når du har klikket på Næste, vises den anden dialogboks Gem kopi eller sikkerhedskopi.

Den anden dialogboks Gem kopi eller sikkerhedskopi

Du kan gå direkte til dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi ved at vælge kommandoen Fil → Opret sikkerhedskopi.

3. Angiv, om du vil gemme din QuickBooks backup-fil på din virksomheds computer eller i QuickBooks' offsite datacenter.

Vælg Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du vil gemme sikkerhedskopien af ​​din fil på din computers harddisk eller en flytbar lagerenhed, såsom et USB-flashdrev.

4. Klik på knappen Indstillinger for at vælge en backupplacering.

QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, som vist.

Dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger

5. Angiv mappen eller drevplaceringen, hvortil virksomhedsfilen skal sikkerhedskopieres.

Indtast et stinavn direkte i tekstboksen for at fortælle QuickBooks, hvor du skal gemme dine sikkerhedskopier.

Hvis du ikke ved, hvordan du indtaster et stinavn, skal du klikke på knappen Gennemse. Når QuickBooks viser dialogboksen Søg efter mappe, skal du bruge mappelisten til at vælge det drev eller den mappe, du vil bruge til QuickBooks-sikkerhedskopier.

6. (Valgfrit) Vælg dine sikkerhedskopieringsmuligheder.

Du kan også bruge dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger til at angive, hvornår QuickBooks skal minde dig om at sikkerhedskopiere, og hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere:

• Tilføjelse af tidsstempler: For at tilføje dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til sikkerhedskopieringsfilens navn, skal du markere afkrydsningsfeltet med titlen Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til filnavnet (anbefalet).
• Begrænsning af sikkerhedskopier: For at bede QuickBooks om at slippe af med gamle sikkerhedskopier skal du markere afkrydsningsfeltet med titlen Begræns antallet af sikkerhedskopier i denne mappe til X og derefter angive, hvor mange sikkerhedskopier du vil beholde ved at bruge det tilstødende tekstfelt.
• Indstilling af sikkerhedskopieringspåmindelser: Marker afkrydsningsfeltet Remind Me to Back Up When I Close My Company File Every X Times for at angive, at du ønsker at blive mindet om at sikkerhedskopiere QuickBooks-filen, når du lukker QuickBooks. Dine intervalmuligheder inkluderer hver gang, hver anden gang, hver tredje gang og så videre.
• Aktivering af databekræftelse: Brug bekræftelsesknapperne til at fortælle QuickBooks, at den skal tjekke for dataintegritet, når den sikkerhedskopierer dine data. Vælg alternativknappen Komplet verifikation (anbefalet) for QuickBooks bedste og mest omfattende verifikation. Hvis du er en person, der ikke har tid til de ekstra få sekunder med at dobbelttjekke, at databekræftelse tager, skal du selvfølgelig vælge alternativknappen Hurtigere bekræftelse. Endnu bedre, kast forsigtighed helt i vinden - forsigtighed er for babyer alligevel - og vælg radioknappen Ingen bekræftelse.

7. Klik på OK, når du er færdig med at angive sikkerhedskopieringsplacering og -indstillinger, og klik derefter på Næste.

QuickBooks viser en dialogboks (se følgende figur), der spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

Dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

8. Angiv, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

Typisk vil du sikkerhedskopiere, når du vælger kommandoen Gem kopi eller Sikkerhedskopiering. I dette tilfælde, når QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi, der stiller spørgsmålet "hvornår", skal du klikke på alternativknappen Gem det nu. Alternativt kan du bede QuickBooks om at planlægge regelmæssige sikkerhedskopier af QuickBooks-datafilen i henhold til et smart skema ved - når QuickBooks stiller "hvornår"-spørgsmålet - at klikke på alternativknappen Gem det nu og planlæg fremtidige sikkerhedskopier eller ved at klikke på Kun planlæg fremtidige sikkerhedskopier Radio knap. Hvis du fortæller QuickBooks, at du vil planlægge sikkerhedskopier, viser QuickBooks et par dialogbokse, som du bruger til at oprette den nye sikkerhedskopieringsplan ved at navngive tidsplanen og ved at indstille de dage og tidspunkter, hvor sikkerhedskopier skal planlægges.

9. Klik på Udfør for at lukke dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi.

Når du har angivet, hvordan sikkerhedskopieringen skal fungere, skal du klikke på Udfør. QuickBooks sikkerhedskopierer (eller opretter en kopi af) den aktuelle QuickBooks virksomhedsfil og gemmer den nye filkopi på sikkerhedskopieringsstedet.

Hvad med online backup?

Hvis du er opmærksom, har du måske bemærket, at dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi indeholder en alternativknap til online sikkerhedskopiering. Hvis du vil finde ud af mere om sikkerhedskopiering af QuickBooks virksomhedsdatafil online - hvilket betyder at bruge Intuits computernetværk i stedet for din computer eller en flytbar disk til at gemme sikkerhedskopien - kan du vælge den alternativknap.

For hvad det er værd, anbefaler jeg stærkt, at du overvejer at bruge online backup-metoden af ​​to grunde:

• Rimelige omkostninger: Online backup er yderst rimeligt (det kan endda komme uden ekstra omkostninger, hvis du har QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus eller Enterprise), med priser baseret på tidslinjen (et månedligt abonnement vil koste mere om måneden end et årligt abonnement abonnement), og om du kun sikkerhedskopierer QuickBooks eller alle filer på din pc. Sikkerhedskopiering af alle filer med et årligt abonnement ser ud til at være den bedste værdi.
• Mindre indsats: Online backup kan gøre opgaven med at sikkerhedskopiere mindre vanskelig og mere regelmæssig, så længe du har en pålidelig internetforbindelse. Du behøver ikke at huske at tage backup og så huske at tage backup-disken med hjem.

To hurtige sidste punkter: Ja, jeg bruger selv QuickBooks-sikkerhedskopieringsmuligheden online (og til at sikkerhedskopiere alle mine vigtige filer). Nej, Intuit betaler mig ikke en form for hemmelig kommission for at præsentere produktet.

Du kan gemme backup-filer i en mappe, der synkroniseres med en sky-baseret backup, såsom Dropbox, Google Drive eller Microsofts OneDrive. Hver af disse tjenester tilbyder en gratis sæt-og-glem, cloud-baseret backup, hvis du bruger den gratis lagerplads, der tilbydes af nogen af ​​dem. Denne type service er absolut en mulighed for brugere, der er på et budget eller har begrænsede ressourcer.

Nogle backup taktikker

Sikkerhedskopiering er for det meste et spørgsmål om sund fornuft. Når det er sagt, så lad mig dog give dig nogle ideer til hvordan, hvornår og måske hvorfor du bør sikkerhedskopiere:

• Gør det let. Jeg nævner dette i min anbefaling om muligheden for online backup, men pointen fortjener at blive nævnt igen. Det vigtigste, du kan gøre med hensyn til QuickBooks datafil backup, er dette: Gør sikkerhedskopiering let. Dette betyder sandsynligvis, at du overvejer online-muligheden, men hvis du går lokalt, vil du have en højdensitet, flytbar lagerenhed, som du kan bruge med den computer, du bruger til at køre QuickBooks. Jeg bruger et lille USB-flashdrev. Vælg, hvilken enhed der fungerer bedst for dig, men du vil helt sikkert have en lignende lagringsenhed, der er nem at bruge. I dette tilfælde betyder let , at der er større sandsynlighed for, at sikkerhedskopiering finder sted.
• Sikkerhedskopier jævnligt. Jeg anbefaler, at du sikkerhedskopierer, hver gang du indtaster transaktioner i QuickBooks datafil. Selvfølgelig, hvis sikkerhedskopiering repræsenterer en masse arbejde, vil du ikke ønsker at gøre det. Men hvis du har en nem måde at sikkerhedskopiere og en praktisk lagerenhed at sikkerhedskopiere til, kan du - og bør - sikkerhedskopiere regelmæssigt. Dagligt er ikke for ofte.
• Gem en sikkerhedskopi af QuickBooks datafil offsite. Et sidste vigtigt punkt, der er værd at nævne: Mange af de begivenheder, der kan ødelægge eller ødelægge din datafil, er specifikke for din computer, såsom en harddiskfejl, en virus, en brugerulykke og så videre. Nogle af de begivenheder, der kan ødelægge eller ødelægge din QuickBooks-datafil, er dog stedspecifikke. Brand, oversvømmelse eller tyveri kan få dig til at miste QuickBooks-datafilen og dens backup. Af denne grund vil du gemme en kopi af sikkerhedskopien offsite. I slutningen af ​​ugen kan du for eksempel putte flashdrevet i skjortelommen eller pungen og tage det med hjem. Sørg for, at hvis noget ødelægger eller ødelægger QuickBooks datafil, så ødelægger det samme noget ikke også QuickBooks backup datafil.