Sådan sikkerhedskopieres QuickBooks 2016 hurtigt

Du er optaget. Du har ikke tid til at fjolle rundt med QuickBooks. Du vil bare gøre et acceptabelt stykke arbejde med at sikkerhedskopiere, og du har besluttet, hvor ofte du planlægger at gøre det. Lyder det som din situation? Følg derefter disse trin:

1 Indsæt en tom disk/disk i det relevante drev.

Du kan sikkerhedskopiere til enhver flytbar disk, inklusive flashhukommelsesenheder, bærbare harddiske og skrivbare cd'er. Bemærk dog, at Intuit (producenten af ​​QuickBooks) anbefaler, at du ikke bruger QuickBooks backup-kommandoen til at flytte en backup-fil til en cd.

I stedet anbefaler Intuit, at du sikkerhedskopierer filen til din harddisk og derefter bruger kommandoen Windows File Copy til at brænde filen på disken. Denne løsningsmetode har en tendens til at løse nogle af de cd-skrivningsproblemer, som folk oplever, når de sikkerhedskopierer direkte til en cd fra QuickBooks.

Du kan sikkerhedskopiere til enhver fast disk, såsom din harddisk eller en netværksdisk, men fordelen ved en flytbar disk er, at du kan gemme den et andet sted. Som et kompromis kan du også bruge en netværksdisk. Du vil typisk ikke bruge din harddisk (selvom dette er bedre end ingenting), fordi en af ​​de katastrofer, der kan ramme dine QuickBooks-data, er en harddiskfejl.

Du kan også sikkerhedskopiere dine QuickBooks-filer til et online lagerområde.

2Hvis du gemmer data for mere end én virksomhed, skal du sikre dig, at den virksomhed, hvis data du vil sikkerhedskopiere, er den aktive virksomhed.

For at finde ud af, om det korrekte firma er aktivt, skal du blot se på QuickBooks programvindues titellinje, som navngiver det aktive firma. (Hvis du ikke kan huske at have konfigureret flere filer, skal du ikke bekymre dig. Du har sandsynligvis kun én fil - det sædvanlige tilfælde).

3Vælg Fil → Sikkerhedskopieringsfirma → Opret lokal sikkerhedskopi for at starte sikkerhedskopieringen.

QuickBooks viser dialogboksen Opret sikkerhedskopi.

Hvis du bruger QuickBooks i flerbrugertilstand, skal du skifte til enkeltbrugertilstand, før du sikkerhedskopierer din fil. For at gøre dette skal du vælge Filer → Skift til enkeltbrugertilstand.

4 Fortæl QuickBooks, hvor du vil sikkerhedskopiere QuickBooks-datafilen.

Når QuickBooks viser dialogboksen Opret sikkerhedskopiering, skal du angive placeringen for sikkerhedskopieringen ved at vælge enten online sikkerhedskopiering eller lokal sikkerhedskopiering.

For at sikkerhedskopiere din QuickBooks-fil lokalt skal du vælge indstillingen Lokal sikkerhedskopiering.

5Beskriv, hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere din datafil.

Mens den første Opret sikkerhedskopi-dialogboks stadig vises, skal du klikke på knappen Indstillinger. QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, hvorfra du angiver, hvordan og hvornår QuickBooks sikkerhedskopierer din datafil:

Vælg en standardplacering. Angiv, hvor backupfilen skal placeres. Du kan gøre dette enten ved at indtaste stien til sikkerhedskopieringsmappen i boksen Fortæl os, hvor du skal gemme dine sikkerhedskopier (den hårde måde) eller ved at klikke på knappen Gennemse og derefter bruge dialogboksen Søg efter mappe, som Windows viser til at vælge en standard backup placering.

Finjuster sikkerhedskopieringen. Dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger indeholder et par afkrydsningsfelter, som du kan bruge til at finjustere den gamle QuickBooks sikkerhedskopiering. Afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopiering til filnavnet, hvis det er markeret, gør præcis, hvad det siger. Afkrydsningsfeltet Begræns antallet af sikkerhedskopier i denne mappe til [X] fortæller QuickBooks at begrænse antallet af sikkerhedskopier af din QuickBooks-fil, den gemmer i sikkerhedskopi-mappen. Standardantallet af sikkerhedskopier, der opbevares ved hånden, er tre; det burde være fint.

Angiv reglen om backup-påmindelse. Du kan markere afkrydsningsfeltet Påmind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker min virksomhedsfil hver [X] gang for at fortælle QuickBooks, at den skal minde dig om at tage backup af og til. Som standard minder QuickBooks dig om hver fjerde gang, du lukker en datafil, men du kan erstatte værdien i tekstfeltet for at angive en anden frekvens for sikkerhedskopiering.

Vælg en mulighed for databekræftelse. QuickBooks giver tre databekræftelsesmuligheder: Fuldstændig verifikation (sikker, men langsom), Hurtigere verifikation (hurtig, men ikke så grundig) og Ingen verifikation (sparer dig lidt tid nu med risiko for store problemer senere). Muligheden for komplet verifikation er, hvad QuickBooks anbefaler.

Når du er færdig med dialogboksen Backup Options, skal du klikke på OK og derefter på Næste. QuickBooks viser den anden Opret sikkerhedskopi-dialogboks.

6 Bestem, hvornår QuickBooks skal sikkerhedskopiere din datafil.

Den anden dialogboks med guiden Backup indeholder valgknapper, som du bruger til at planlægge, hvornår du vil sikkerhedskopiere. For at angive, at du vil sikkerhedskopiere på stedet, skal du vælge alternativknappen Gem det nu.

Bemærk: Allerførste gang du sikkerhedskopierer din QuickBooks-fil ved hjælp af kommandoen Create Backup, spørger QuickBooks dig ikke, hvornår den skal sikkerhedskopiere din datafil. QuickBooks sikkerhedskopierer blot datafilen og springer dette trin over.

7Bekræft backupfilens placering og navn.

Klik på Næste, mens den anden dialogboks med guiden Backup vises. QuickBooks viser dialogboksen Gem sikkerhedskopi.

For at være på den sikre side skal du bekræfte, at filnavnet og mappeplaceringen vist i dialogboksen Gem sikkerhedskopi er korrekte. Hvis mappeplaceringen ikke er korrekt, skal du vælge en ny mappeplacering på rullelisten Gem i. Hvis filnavnet ikke er korrekt, skal du redigere navnet vist i tekstboksen Filnavn.

8 Klik på Gem.

QuickBooks sikkerhedskopierer din datafil og viser en beskedboks, der fortæller dig, at den har sikkerhedskopieret din fil. Meddelelsen giver også backupfilnavn og mappeplacering.