Sådan sikkerhedskopieres din QuickBooks 2011-datafil

En meget vigtig opgave, som enten du eller en kollega skal udføre, er at sikkerhedskopiere QuickBooks-datafilen. Få ting, der er gemt på din computers harddisk, fortjener så meget pleje som QuickBooks-datafilen. Helt bogstaveligt beskriver QuickBooks-datafilen din virksomheds økonomiske forhold. Du ønsker absolut ikke at miste datafilen.

Heldigvis er sikkerhedskopiering af QuickBooks-datafilen ret ligetil. Du skal kun gennemføre tre trin:

Vælg Filer → Opret kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi, som giver tre muligheder:

• Gem en sikkerhedskopi af din QuickBooks-fil

• Opret en bærbar virksomhedsfil

• Opret en revisors kopi

Du vil gemme en sikkerhedskopi, så klik på knappen Backup Copy og klik på Næste.

Du kan oprette enten en fuld backup-fil eller en bærbar virksomhedsfil, når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar virksomhedsfil er mindre end en sikkerhedskopifil, så den er mere praktisk at flytte rundt på. For eksempel kan du nemmere e-maile en bærbar virksomhedsfil. Problemet med bærbare virksomhedsfiler er dette: QuickBooks skal arbejde hårdt for at skrue den bærbare virksomhedsfil til en lille størrelse. QuickBooks er også nødt til at gøre mere arbejde for at fjerne scrunch af filen senere, når du vil arbejde med den.

Når du har klikket på Næste, vises dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi.

Angiv, om du vil gemme din QuickBooks backup-fil på din lokale virksomhedsserver eller på et QuickBooks offsite-datacenter.

Klik på Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du vil gemme sikkerhedskopien af ​​din fil på din computers harddisk.

Klik på knappen Indstillinger for at vælge en backupplacering.

Angiv til hvilken mappe eller diskplacering virksomhedsfilen skal sikkerhedskopieres.

(Valgfrit) Vælg dine sikkerhedskopieringsmuligheder.

Du kan også bruge dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger til at angive, hvornår QuickBooks skal minde dig om at sikkerhedskopiere, og hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere:

• Tidsstempler: For at tilføje dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til sikkerhedskopieringsfilens navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopieringen til filnavnet.

• Begrænsning af sikkerhedskopier: For at fortælle QuickBooks, at den skal slippe af med gamle sikkerhedskopier, skal du markere afkrydsningsfeltet Begræns antallet af sikkerhedskopier i denne mappe og derefter angive, hvor mange sikkerhedskopier du vil beholde ved at bruge det tilstødende tekstfelt.

• Sikkerhedskopieringspåmindelser: Marker afkrydsningsfeltet Mind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker min virksomhedsfil og det tilstødende tekstfelt for at angive, at du ønsker at blive mindet om at sikkerhedskopiere QuickBooks-filen hver gang, hver anden gang, hver tredje gang, og så frem, at du lukker QuickBooks.

• Databekræftelse: Brug Bekræftelsesknapperne til at fortælle QuickBooks, at den skal tjekke for dataintegritet, når den sikkerhedskopierer dine data.

Når du er færdig med at angive sikkerhedskopieringsplacering og -indstillinger, skal du klikke på Næste.

QuickBooks viser en dialogboks, der spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

Beslut, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

Typisk vil du sikkerhedskopiere, når du vælger kommandoen Gem kopi eller Sikkerhedskopiering. Og i dette tilfælde, når QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi, der stiller spørgsmålet "hvornår", skal du klikke på knappen Gem nu. Du kan dog også bede QuickBooks om regelmæssigt at planlægge sikkerhedskopier i henhold til et smart skema ved at vælge knapperne Gem det nu og Planlæg fremtidige sikkerhedskopier eller ved at vælge knappen Kun planlæg fremtidige sikkerhedskopier.

Klik på Udfør for at lukke dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi.

Når du har angivet, hvordan sikkerhedskopieringen skal fungere, skal du klikke på Udfør. QuickBooks sikkerhedskopierer den aktuelle QuickBooks virksomhedsfil og gemmer den nye filkopi på sikkerhedskopieringsstedet.