Sådan søger du i QuickBooks online-lister efter personer

Du kan bruge siderne Kunder, Leverandører og Medarbejdere i QuickBooks Online (QBO) på en række forskellige måder. Entreprenører-siden er mere begrænset end resten; fra den kan du søge efter entreprenører og forberede 1099'er. Fra siderne Kunder, Leverandører eller Medarbejdere, der viser alle personerne i disse kategorier, kan du sortere personerne på listen, eksportere listen til Excel og udføre handlinger på en valgt gruppe personer på listen.

Du kan også udskrive en grundlæggende rapport ved at klikke på knappen Udskriv på en hvilken som helst listeside; knappen Udskriv vises lige over kolonnen Handling.

Hvordan man arbejder med en bestemt person i QBO

Du kan vælge en bestemt kunde, leverandør eller medarbejder og se de transaktioner, der er knyttet til den pågældende person, samt personens detaljer, og du kan vedhæfte filer til personen. Her skal du arbejde med kunder.

For at søge efter en bestemt person skal du skrive nogle tegn, der matcher personens eller virksomhedens navn, i søgefeltet, der vises over listen over personer.

For at finde en bestemt person på en liste skal du bruge søgefeltet, der vises over navnene på listen.

Når du vælger en person fra listen, viser QBO den side, der specifikt er knyttet til den pågældende person. Siden har to faner; i den følgende figur ser du fanen Transaktionsliste; den anden fane er Kundeoplysninger.

Hvis du har aktiveret funktionen Projekter i din virksomhed, viser QBO en tredje fane kaldet fanen Projekter, som viser alle projekter, du har oprettet i din QBO-virksomhed.

Fanen Transaktionsliste viser transaktioner i QBO knyttet til den valgte person.

Fra begge faner klikker du på knappen Rediger for at redigere oplysninger om den pågældende person, og du klikker på knappen Ny transaktion for at tilføje en transaktion knyttet til denne person.

Fra en persons detaljeringsside kan du vedhæfte filer for at holde styr på vigtige økonomiske oplysninger. For eksempel kan du vedhæfte en leverandørs 1099-dokument, en kundes kontrakt eller en medarbejders kvitteringer. Du er ikke begrænset til tekstdokumenter; du kan også vedhæfte billeder. Du skal blot trække og slippe elementet i boksen Vedhæftede filer nederst til venstre på den relevante side med detaljer; hvis du foretrækker det, kan du klikke på boksen, og en standard Windows Åbn dialogboks vises, så du kan navigere til og vælge det dokument, du vil vedhæfte.

Hver vedhæftet fil må ikke være større end 25 MB. For at se dokumenter, som du allerede har vedhæftet en person, skal du klikke på linket Vis eksisterende under boksen Vedhæftede filer og QBO åbner en rude i højre side af siden, der viser de linkede vedhæftede filer.

Du kan også tilføje vedhæftede filer til en transaktion. For at se transaktioner, der har vedhæftede filer, tilføjer du kolonnen Vedhæftede filer til tabellen, der vises på personens Transaktionsliste-side. Vis personens Transaktionsliste-side, og klik derefter på tabellen Gear-knap over kolonnen Handling. Klik på Vis mere på listen, der vises. Vis flere ændringer til Vis mindre, og et afkrydsningsfelt for Vedhæftede filer vises; klik på den, og kolonnen Vedhæftede filer vises som en del af tabelgitteret. Du kan identificere det som kolonneoverskriften med en papirclips. Hvis kolonnen Vedhæftede filer vises for én person, vises den i tabellen Transaktionsliste for alle personer af denne type. Hvis der findes vedhæftede filer for en bestemt transaktion, kan du se antallet af vedhæftede filer i kolonnen. Ved at klikke på nummeret vises transaktionens vedhæftede filer;

Du tilføjer vedhæftede filer til de forskellige transaktioner, efterhånden som du opretter dem; kun vedhæftede filer, der er knyttet til transaktioner, vises på de forskellige Transaktionsliste-sider, og vedhæftede filer, der er knyttet til en person, vises på den tilknyttede persons side.

Tilføjelse af kolonnen Vedhæftede filer til tabellen på transaktionslisten.

Når du er færdig med at arbejde med én person, kan du nemt skifte til en anden på denne liste ved hjælp af listens Opdelt visning-listerude.

Du kan klikke på Split View-ikonet (vist på det foregående billede) for at få vist en rude med de personer, der er gemt på listen (se følgende billede).

Viser en listes splitvisning.

Fra listen i Split View-ruden kan du rulle ned for at finde en person, eller du kan skrive et par bogstaver af personens navn eller firmanavn i søgefeltet øverst på listen for at finde den pågældende person på listen. Eller du kan sortere listen efter navn eller efter åben saldo. Klik på en person for at skifte til denne persons side.

For at tilføje en ny person til listen skal du klikke på plussymbolet (+) øverst på listen i delt visningsruden. For at få vist siden Kunder skal du klikke på Kunder øverst på listen Split View eller klikke på Salg i navigationslinjen og derefter klikke på Kunder.

For at lukke opdelt visning skal du klikke på knappen Luk opdelt visning.

Sortering af en liste i QuickBooks Online

Ud over at sortere i Split View, kan du sortere listerne på siden Kunder og Leverandører efter navn eller åben saldo. Som standard sorterer QBO posterne på disse sider alfabetisk efter navn i stigende rækkefølge.

Du kan sortere medarbejdere i alfabetisk rækkefølge og omvendt alfabetisk rækkefølge, efter lønmetode eller efter status (aktiv eller inaktiv). Man kan ikke sortere entreprenører; QBO sorterer dem som standard i alfabetisk rækkefølge.

For at ændre sorteringsrækkefølgen for Kunder eller Leverandører skal du klikke på Salg eller Udgifter i navigationslinjen og derefter klikke på Kunder eller Leverandører for at få vist den relevante side. til dette eksempel bruger jeg siden Kunder.

Klik derefter på overskriften for den kolonne, som du vil sortere efter. Hvis du klikker på kolonneoverskriften Kunde/virksomhed, viser QBO kunderne i faldende alfabetisk rækkefølge. Hvis du klikker på kolonneoverskriften Åben saldo, sorterer QBO listen i åben saldo rækkefølge, fra laveste til højeste.

Sådan eksporteres en QBO-liste til Excel

Du kan eksportere en liste over dine kunder eller leverandører til Excel.

Hvis du ikke har en kopi af Excel på din computer, kan du downloade og bruge den gratis mobilversion af Excel.

Klik på det relevante link i navigationslinjen (Salg eller Udgifter) for efterfølgende at få vist enten Kunder-siden eller Leverandørsiden; siden Leverandører bruges i dette eksempel. I højre kant af siden, lige over kolonnen Handling, vises tre knapper. Klik på den midterste knap, og QBO eksporterer listen til en Excel-fil; en knap til filen vises nederst på skærmen i Chrome.

Eksport af en leverandørliste til Excel.

Klik på knappen nederst på skærmen, og Excel åbner filen. Du kan redigere filen, hvis du klikker på knappen Aktiver redigering i den gule bjælke øverst i vinduet. Og for dem af jer, der bruger Excel mobil, skal du logge ind med din Microsoft-konto for at redigere filen.

Sådan arbejder du med en gruppe mennesker i QBO

Når du arbejder med kunder eller leverandører, kan du udføre visse handlinger samtidigt for en gruppe mennesker. For eksempel kan du vælge specifikke leverandører ved at klikke på afkrydsningsfeltet ud for hvert navn og derefter sende den samme e-mail til disse leverandører, betale regninger online for de valgte leverandører, hvis du bruger Bill.com- tilføjelsen med QBO Essentials, Plus, eller Avanceret, eller gør de valgte leverandører inaktive.

Du kan bruge Bill.com-tilføjelsen til at betale regninger online fra QBO; der er en Bill.com-app med fuld service, men her taler jeg om tilføjelsen til QBO. Du finder Bill.com-appen tilgængelig i Intuit App Center. Du kan besøge butikken ved at vælge Apps fra navigationsruden. Der er ikke noget månedligt abonnementsgebyr for Bill.com, men der er et gebyr pr. transaktion for hver betaling, du behandler.

For kunder kan du udover at sende e-mail oprette og sende opgørelser til dem, tildele de valgte kunder til en kundetype (du bruger kundetype til at gruppere kunder) og gøre de valgte kunder inaktive.

For at bruge en af ​​disse handlinger for en gruppe personer skal du klikke på det relevante link i navigationslinjen – Salg eller Udgifter – efterfulgt af den relevante listeside for at få vist den tilknyttede side. Til dette eksempel brugte jeg siden Kunder.

Klik derefter på afkrydsningsfeltet ud for de navne, du vil inkludere i din handling, og klik derefter på knappen Batchhandlinger. Vælg den handling, du vil udføre, og følg derefter vejledningen på skærmen for at fuldføre handlingen.

Udførelse af en handling for flere kunder.