Sådan rydder du op i firmafiler i QuickBooks 2011

Når du rydder op i QuickBooks virksomhedsfil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af denne fil. Processen gør også datafilen mindre ved at fjerne og opsummere mange gamle detaljetransaktioner ved hjælp af store monsterjournalposter.

Følg disse trin for at arkivere QuickBooks-virksomhedsfilen:

1 Vælg Filer→ Hjælpeprogrammer→ Ryd op i firmadata.

Dialogboksen Ryd op i firmadata vises.

2 Vælg alternativknappen Fjern transaktioner fra en bestemt dato.

Denne mulighed fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: Opret en arkivkopi af QuickBooks-datafilen og sænk størrelsen af ​​den arbejdende virksomhedsfil, så den ikke er så stor.

3 Angiv datoen for Fjern lukkede transaktioner på eller før, og klik på Næste.

For at angive datoen, inden hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i den angivne datoboks. Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks-virksomhedsfil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks-virksomhedsfil, der er 25, 50 eller endda 100 MB. (Hvis du er interesseret. Tryk på Ctrl+1 for at få vist et vindue, der viser, hvor stor din QuickBooks-datafil er.)

4 Angiv eventuelle yderligere kriterier, som du ønsker, at QuickBooks skal anvende for at fjerne transaktioner, og klik på Næste.

Du kan have transaktioner, der aldrig bliver slettet eller aldrig bliver udskrevet eller sendt, for eksempel. For at angive, at nogle af disse gamle transaktioner også skal fjernes, skal du markere afkrydsningsfeltet, der svarer til fjernelseskriteriet. For at fjerne gamle fakturaer og estimater, der stadig er markeret som til at blive sendt, skal du markere afkrydsningsfeltet Fjern fakturaer og estimater markeret som 'Skal sendes'.

5 Angiv enhver anden listeoprydning, der skal finde sted, og klik på Næste.

Dette er din mulighed for at slippe af med information, som du ikke bruger mere, eller som du er sikker på, at du ikke får brug for igen.

6 Bekræft din oprydning og arkivering.

Hvis du har lavet en fejl, skal du klikke på knappen Tilbage for at ændre dine tidligere valg.

7 Klik på Start oprydning.

Allerede i begyndelsen af ​​oprydningsprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil.

8 Sikkerhedskopier datafilen, når du bliver bedt om det.

Sikkerhedskopiering af QuickBooks virksomhedsfil som en del af en oprydningsoperation fungerer på samme måde som at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil på ethvert andet tidspunkt.