Sådan registreres tilbagebetalinger i QuickBooks Online

Det sker. Det er ærgerligt, men det sker. Af og til skal du returnere penge, du har modtaget fra en kunde, og du skal registrere dem i QuickBooks Online.

Hvis en kunde returnerer varer til dig, skal du udstede en kreditnota. Alternativt, hvis du har brug for at refundere penge til en kunde - måske fordi varerne ankom beskadigede, og kunden ikke ønsker at genbestille dem - udstede en kvittering for tilbagebetaling.

Optagelse af en kreditnota

Hvis en kunde returnerer tidligere købte varer, eller hvis du og din kunde er enige om, at kundens udestående eller fremtidige saldo skal reduceres, skal du optage en kreditnota i QBO.

Som standard anvender QBO automatisk kreditnotaer på udestående eller fremtidige fakturaer. Hvis du vil ændre denne adfærd, skal du åbne dialogboksen Konto og indstillinger (vælg menuen Gear → Konto og indstillinger) og klikke på Avanceret til venstre. Rul ned til afsnittet Automation til højre, og klik på indstillingen Anvend automatisk kreditter.

Du indtaster en Kreditnota-transaktion stort set på samme måde, som du indtaster en faktura; for at få vist vinduet Kreditnota, kan du klikke på knappen Opret menu og vælge Kreditnota, eller fra siden Salgstransaktioner kan du klikke på knappen Ny transaktion og vælge Kreditnota.

Indtastning af kreditnota.

Vælg kunden, udfyld de produkter eller tjenester, som du udsteder en kreditnota for, udfyld bunden af ​​Kreditnota-vinduet med relevante oplysninger, og gem transaktionen. Dette transaktionsvindue minder meget om fakturatransaktionsvinduet.

Du kan indtaste en kreditnota for en kunde, selvom denne kunde i øjeblikket ikke har nogen udestående fakturaer; når du indtaster kundens næste faktura, vil QBO anvende kreditnotaen på fakturaen.

Når du indtaster en kreditnota for en kunde, der har udestående fakturaer, anvender QBO kreditnotaen på en udestående faktura; hvis du ser salgstransaktionslisten for den pågældende faktura, vil du bemærke, at dens status er delvis, hvilket betyder, at fakturaen er delvist betalt.

Udstedelse af en refusion til en kunde

Brug QBO's tilbagebetalingskvittering, hvis du skal refundere penge til en kunde i stedet for at reducere en udestående eller fremtidig saldo. I dette eksempel vil en tilbagebetalingscheck blive udstedt til en kunde, som vil trække beløbet for tilbagebetalingen fra en bankkonto og reducere en indkomstkonto. Kunden returnerede ingen varer.

For at tage højde for refusioner, du udsteder, når en kunde ikke returnerer en vare, skal du først oprette en konto, der hedder noget i stil med Returneringer og Godtgørelser, og tildele denne konto til kategorien Indkomsttype og en detaljetype for givet rabatter/refusioner. Konfigurer derefter en tjeneste på listen over produkter og tjenester, og kald den noget i retning af Kunderefusion eller endda Returnering og Tillæg. Vælg ikke Er afgiftspligtig for tjenesten. Tildel tjenesten til retur- og kvotekontoen, og tildel ikke en standardpris/pris.

At udfylde vinduet Refusionskvittering minder meget om at udfylde fakturavinduet. For at vise vinduet Refusionskvittering skal du klikke på knappen Opret — plustegnet (+) — og vælge Refusionskvittering i kolonnen Kunder. Vælg en kunde, og QBO udfylder relaterede kundeoplysninger.

Udstedelse af en tilbagebetalingscheck.

Vælg en betalingsmetode og en konto; hvis du vælger en bankkonto, viser QBO bankkontoens aktuelle saldo og det næste checknummer, der er knyttet til kontoen. Hvis du vil, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Udskriv senere.

I eksemplet returnerer kunden ikke nogen varer, så tjenesten Refunds & Allowances blev valgt. Hvis din kunde returnerer varer, skal du vælge den vare i kolonnen Produkt/Service, som kunden returnerer til gengæld for refusionen, og ikke vælge tjenesten Refusioner og Tilskud.

Du kan rulle ned til bunden af ​​transaktionsvinduet for tilbagebetalingskvittering og udfylde alle de samme oplysninger, der er tilgængelige nederst på en faktura.