Sådan registreres påløbne forpligtelser med QuickBooks 2012

Meget almindeligt, en virksomhed skylder penge for nogle varer eller tjenester eller skatter, der skal registreres i regnskabssystemet; QuickBooks 2012 kan hjælpe dig med det. For eksempel, hvis du i slutningen af ​​en regnskabsperiode - f.eks. i slutningen af ​​året - skylder 1.200 USD i renter på et lån, skal du virkelig registrere den renteudgift i dit regnskabssystem

For eksempel vil du registrere det faktum, at selvom lånesaldoen kan vise som $10.000 i dit regnskab, så skylder du sandsynligvis virkelig $11.200, fordi du skylder både $10.000 i hovedstol og $1.200 i påløbne renter.

For at påløbe en forpligtelse bruger du en journalpost som den viste. Denne journalpost viser påløbet 1.200 USD af renteudgifter på et lån, der skal betales.

Journalpost 16: Påløber en forpligtelse

Journalposten viser en $1.200 debet til lånerenteudgift og en $1.200 kredit til lånerenter, der skal betales. Denne bilagspostering registrerer beløb, du skylder ved regnskabsperiodens afslutning, som ikke bliver registreret på anden måde.

Du skal være forsigtig med at bruge journalposter som den, der er vist i journalpost 16. Typisk vil du bruge sådanne journalposteringer, når det er meget vigtigt at tælle alle dine udgifter og at måle alle dine forpligtelser nøjagtigt.

En almindelig situation, hvor du vil være særlig forsigtig med at foretage sådanne periodiseringer, er, hvis du sælger dit firma. Enhver potentiel køber ønsker ikke kun at have et meget godt skøn over dine reelle udgifter for regnskabsperioden, men køberen ønsker også et meget præcist estimat af forpligtelser på det tidspunkt, hvor virksomheden vurderes.

Ansvarsperiodisering som den, der er vist i bilagspost 16, giver dog revisor eller bogholder et problem. For at vende tilbage til eksemplet med de påløbne renter vist i journalpost 16, antag, at virksomheden på et senere tidspunkt foretager en betaling på $3.000, som inkluderer de påløbne renter i journalpost 16.

Når revisor eller bogholder senere registrerer denne lånebetaling, skal han eller hun huske eller genkende den tidligere journalpostering. Du ønsker ikke, at revisor eller bogholder skal dobbelttælle renteudgifter ved igen at registrere den samme rente. Det her giver mening, ikke?

Fordi revisorer og bogholdere ikke pålideligt kan huske denne slags periodiseringsposter - de skal muligvis huske dem måneder senere - trækker de typisk tilbage fra den første dag i den nye regnskabsperiode.

For eksempel, hvis Journalpost 16 blev registreret i slutningen af ​​år 1 for nøjagtigt at estimere renteudgifts- og passivsaldi, kunne en revisor eller bogholder på den første dag i år 2 indtaste en tilbageførselspostering.

Denne omvendte journalpostering vil kreditere lånerenteudgifter for $1.200 og debitere lånerenter, der skal betales for $1.200. Med andre ord tilbagefører denne tilbageførselspostering den tidligere periodisering. Fordi periodiseringen stadig er i år 1, er år 1's skøn over renteudgifts- og passivkontosaldi dog stadig korrekte.

Følgende tabel viser, hvordan en omvendt post ser ud. Igen, bemærk, at det blot er spejlbilledet af Journal Entry 16. Debet og kreditering er flip-flop.

Journalpost 17: Tilbageførsel af en periodisering

Når den faktiske lånerente betales, ser journalposteringen ud, som om der aldrig har eksisteret nogen periodisering eller tilbageførsel. Følgende tabel viser dette. Antag for eksempel, at virksomheden på et tidspunkt i år 2 betaler 1.800 USD i renter ved at foretage en kontant betaling. Journalpost 18 viser, hvordan denne transaktion bliver registreret.

Journalpost 18: Den "rigtige" lånerentebetaling

• Journalpost 16 giver dig mulighed for at vise, at virksomheden ved udgangen af ​​år 1 skylder 1.200 USD i renter på et lån - selvom den rente endnu ikke er betalt. Journalpost 16 viser også, at selvom pengene ikke blev betalt, blev der afholdt lånerenteudgifter på $1.200.

• Journaloptegnelser 17 og 18 skal kombineres for at blive forstået. Journalpost 17 reducerer f.eks. lånerenten til nul. Husk, at lånerenten vil være en balancepassivkonto.

  Kombinationen af ​​$1.200 debet og kredit nulstiller denne konto. Kreditten på $1.200 til lånerenteudgiften i Journalpost 17 skal kombineres med $1.800 debet til lånerenteudgiften i Journal Entry 18. Dette virker sjovt, for når alt kommer til alt, betaler du ikke virkelig $1.800 i rente? Det er rigtigt.

  Men ser du tilbage på Journal Entry 16, kan du se, at du allerede har registreret $1.200 i lånerenteudgifter. Denne renteudgift er blevet registreret for år 1 i dette eksempel. Hvis du har $1.800 i lånerenter i alt, er det, der er tilbage for år 2, de resterende $600.

  Kombinationen af ​​$1.200 kredit til lånerenteudgifter og $1.800 debet til lånerenteudgifter producerer disse $600 af lånerenteudgifter. Den eneste anden komponent af disse to journalposter er $1.800 kredit til kontanter. Denne kredit til kontanter repræsenterer kun den faktiske kontante betaling, der er foretaget for at betale lånerentebeløbet.