Sådan registreres og udskrives checks i QuickBooks 2012

Det er klart, at enhver virksomhed skriver checks - for at betale regninger og for at betale ansatte. QuickBooks 2012 indeholder en kommando og et vindue specifikt med det formål at registrere og muligvis udskrive checks.

1Vælg kommandoen Bank → Skriv checks.

QuickBooks viser vinduet Skriv kontrol.

2Brug rullelisten Bankkonto.

Vælg den korrekte konto, som du vil skrive en check på.

3Brug feltet Nr. (checknummer) til at identificere kontrolnummeret.

Hvis du ikke kender checknummeret endnu, fordi du ikke har udskrevet checken, skal du lade feltet Nr. stå tomt. Marker derefter afkrydsningsfeltet Skal udskrives, som vises omtrent i midten af ​​vinduet Skriv kontrol.

4Brug feltet Dato til at registrere den dato, hvor checken er skrevet eller vil blive skrevet.

Du kan indtaste kontroldatoen i formatet mm/dd/åååå. Du kan også indtaste datoer som blot mmdd eller m/dd, og QuickBooks transformerer dem til mm/dd/åååå. Således er 3/17, 0317 og 03/17/2012 alle gyldige måder at indtaste den samme dato på, hvis det aktuelle år er 2012.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknap, der vises til højre for feltet Dato. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en pop op-kalender. For at vælge en dag vist i kalenderen skal du klikke på dagen.

5Brug feltet Betal til rækkefølgen til at identificere den person eller virksomhed, som du betaler med checken.

Hvis den check, du optager, er den første check, du nogensinde har udstedt til betalingsmodtageren, skal du indtaste betalingsmodtagerens navn i feltet Betal til ordre af. Hvis du tidligere har betalt betalingsmodtageren, kan du klikke på pileknappen i højre ende af feltet Betal til ordre af.

Når du gør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalingsmodtagere. Du kan vælge en betalingsmodtager fra denne liste ved at klikke på navnet.

6Flyt markøren til feltet $ (eller beløb), og skriv checkbeløbet.

QuickBooks udskriver checkbeløbet på linjen under feltet Betal til ordre af.

7 Fordel checkbeløbet til de relevante udgifts- eller aktivkonti.

Hvis checken betaler for en bestemt udgift eller køber et bestemt aktiv, skal du klikke på fanen Udgifter. Brug derefter linjerne eller rækkerne på fanen Udgifter til at identificere kontoen og det beløb, som checken betaler.

Hvis du kategoriserer udgiften som en afholdt for en bestemt kunde eller job, kan du bruge kolonnen Fakturerbar (markeret med et ikon) til at angive, om denne vare senere skal faktureres kunden.

8Beskriv de varer, som checken køber.

Her er fanen Elementer i vinduet Skriv kontrol. Du bruger fanen Varer, når du skriver en check for at købe varer vist og beskrevet på din vareliste.

For at bruge fanen Varer skal du identificere den vare, der købes, ved at indtaste varekoden eller navnet i varekolonnen. Du kan eventuelt redigere varebeskrivelsen vist i kolonnen Beskrivelse. Brug derefter kolonnerne Antal, Pris og Beløb til at beskrive antallet af varer og den samlede pris for de købte varer.

9Klik på knappen Udskriv for at udskrive en check.

Alternativt, hvis du vil udskrive checks i en batch, efter du har registreret den allersidste check, som du vil udskrive, skal du klikke på pil ned til højre for knappen Udskriv. Når QuickBooks viser menuen Udskriv, skal du vælge kommandoen Udskriv batch. QuickBooks viser dialogboksen Vælg kontroller, der skal udskrives.

10Vælg de checks, du vil udskrive, ved at klikke på dem.

Brug boksen First Check Number til at identificere nummeret på den første checkformular, der skal bruges til udskrivning. Klik derefter på OK. Når QuickBooks viser dialogboksen Udskriv checks, skal du bruge området Check Style til at identificere den type checkformularer, som du udskriver på. Hvis du bruger standard- eller tegnebogslignende checks, skal du også angive antallet af checks. Klik derefter på knappen Udskriv.

11Når du har beskrevet checken og årsagerne til at skrive checken, skal du enten klikke på knappen Gem og luk eller Gem og ny.

Knappen Gem og luk gemmer checken og lukker også vinduet Skriv checks. Klik på knappen Gem og ny for at gemme checken og få vist vinduet Skriv checks igen, så du kan registrere endnu en check. Hvis du ikke vil gemme checken, skal du klikke på knappen Ryd.