Sådan registreres og udskrives checks fra QuickBooks

Det er klart, at enhver virksomhed skriver checks for at betale regninger og betale ansatte. QuickBooks indeholder en kommando og et vindue specifikt med det formål at registrere og muligvis udskrive checks.

Følg disse trin for at registrere eller udskrive checks:

1Vælg kommandoen Bank → Skriv checks.

Når QuickBooks viser vinduet Skriv checks, skal du bruge rullelisten Bankkonto til at vælge den korrekte konto, som du vil skrive en check på.

2Brug feltet Nr. (checknummer) til at identificere kontrolnummeret.

Hvis du ikke kender checknummeret endnu, fordi du ikke har udskrevet checken, skal du lade feltet Nr. stå tomt. Marker derefter afkrydsningsfeltet Udskriv senere, som vises på fanen Hoved i vinduet Skriv kontrol.

Når du markerer afkrydsningsfeltet Udskriv senere, viser QuickBooks sætningen At udskrive i feltet Nr.

3Brug feltet Dato til at registrere den dato, hvor checken er skrevet eller vil blive skrevet.

Du kan indtaste kontroldatoen i formatet mm/dd/åååå. Du kan også indtaste datoer som blot mmdd eller m/dd, og QuickBooks transformerer dem til mm/dd/åååå. Således er 3/17, 0317 og 03/17/2014 alle gyldige måder at indtaste den samme dato på, hvis det aktuelle år er 2014.

Alternativt kan du klikke på den lille kalenderknap, der vises til højre for feltet Dato. Når du klikker på kalenderknappen, viser QuickBooks en pop op-kalender. For at vælge en dag vist i kalenderen skal du klikke på dagen. Pop-up-kalenderen indeholder også et par knapper, som du kan klikke på for at rulle frem og tilbage gennem månederne.

4Brug feltet Betal til rækkefølgen til at identificere den person eller virksomhed, som du betaler med checken.

Hvis den check, du optager, er den første check, du nogensinde har udstedt til betalingsmodtageren, skal du indtaste betalingsmodtagerens navn i feltet Betal til ordre af.

Hvis du tidligere har betalt betalingsmodtageren, kan du klikke på pileknappen i højre ende af feltet Betal til ordre af. Når du gør det, viser QuickBooks en liste over tidligere betalingsmodtagere. Du kan vælge en betalingsmodtager fra denne liste ved at klikke på navnet.

5Flyt markøren til feltet Dollars (eller beløb), og skriv checkbeløbet.

QuickBooks udskriver checkbeløbet på linjen under feltet Betal til ordre af.

6 (Valgfrit) Angiv en adresse.

Hvis du vil, kan du bruge adresseblokken til at oplyse betalingsmodtagers adresse. Bemærk, at QuickBooks skriver betalingsmodtagerens navn på den første linje i adresseblokken, når du udfylder feltet Betal til ordre af. Du kan tilføje de andre linjer til adresseblokken manuelt.

7(Valgfrit) Angiv en memobeskrivelse.

Du kan bruge Memo-feltet til at give eller registrere yderligere oplysninger. Hvis du for eksempel skal udskrive checken, kan du bruge Memo-feltet til at identificere dit kontonummer eller det fakturanummer, som checken betaler.

8(Valgfrit) Marker afkrydsningsfeltet Betal online på fanen Memo.

Så her er aftalen: Hvis du har fortalt din bank, at du vil gøre netbanktingen og har fulgt dens instruktioner til opsætning, kan du markere afkrydsningsfeltet Betal online (som vises, når du har oprettet netbank). Denne indstilling fortæller QuickBooks at sende disse checkoplysninger til din bank sammen med instruktioner til banken om at foretage betalingen.

9 Fordel checkbeløbet til de relevante udgifts- eller aktivkonti.

Hvis checken betaler for en bestemt udgift eller køber et bestemt aktiv, skal du klikke på fanen Udgifter. Brug derefter linjerne eller rækkerne på fanen Udgifter til at identificere kontoen og det beløb, som checken betaler. Hvis du kategoriserer udgiften som en udgift, der er påløbet for en bestemt kunde eller job, kan du bruge den Fakturerbare? kolonne for at angive, om denne vare skal faktureres kunden senere.

10 Beskriv de varer, som checken køber.

Figuren viser fanen Elementer i vinduet Skriv kontrol. Du bruger fanen Varer, når du udskriver en check for at købe varer vist og beskrevet i din vareliste. For eksempel, hvis du skriver en $1.000 check for at købe 1.000 $1 varer til inventar, bruger du fanen Varer. For at bruge fanen Varer skal du identificere den vare, der købes, ved at indtaste varekoden eller navnet i kolonnen Vare.

11Klik på knappen Udskriv for at udskrive en check.

Alternativt, hvis du vil udskrive checks i en batch, skal du, efter at du har registreret den allersidste check, som du vil udskrive, klikke på pil ned under knappen Udskriv. Når QuickBooks viser menuen Udskriv, skal du vælge kommandoen Udskriv batch. QuickBooks viser dialogboksen Vælg kontroller, der skal udskrives.

Vælg de checks, du vil udskrive, ved at klikke på dem. Brug boksen First Check Number til at identificere nummeret på den første checkformular, der skal bruges til udskrivning.

12 Klik på OK.

Når QuickBooks viser dialogboksen Udskriv checks, skal du bruge området Check Style til at identificere den type checkformularer, som du udskriver på. Hvis du bruger standard- eller tegnebogslignende checks, skal du også angive antallet af checks. Klik derefter på knappen Udskriv.

13Når du har beskrevet checken og årsagerne til at skrive checken, skal du enten klikke på knappen Gem og luk eller Gem og ny.

Knappen Gem og luk gemmer checken og lukker også vinduet Skriv checks. Klik på knappen Gem og ny for at gemme checken og få vist vinduet Skriv checks igen, så du kan registrere endnu en check. Hvis du ikke vil gemme checken, skal du klikke på knappen Ryd.