Sådan registreres kreditortransaktioner

I QuickBooks 2012 har du mulighed for enten at arbejde med eller uden en kreditorkonto. Hvis du vil, kan du bogføre udgifter, når du skriver checks. Det betyder, at for at have en komplet liste over alle dine udgifter, skal du have registreret checks, der betaler alle dine udgifter. Denne tilgang fungerer fint.

QuickBooks understøtter også en mere præcis tilgang til registrering af udgifter. Ved at besvare et par spørgsmål under QuickBooks-opsætningsprocessen kan du oprette en kreditorkonto, som blot er en konto, der sporer de beløb, du skylder dine leverandører og andre leverandører.

Sådan registrerer du en regning

Når du bruger en kreditorkonto, indtaster du de regninger, du får fra leverandører, når du modtager dem.

Følgende tabel viser, hvordan denne transaktion registreres. Journalpost 5 debiterer automatisk udgiften til kontorartikler for $1.000 og krediterer skyldige for $1.000. Dette er den journalpost, der ville blive registreret af QuickBooks, hvis du købte 1.000 $ kontorartikler og derefter indtastede regningen i QuickBooks-systemet.

Journalpost 5: Registrering af et kreditkøb

Sådan betaler du en regning

Når du senere betaler den regning, registrerer QuickBooks Journalpost 6. I Journal Entry 6 debiterer QuickBooks regnskaber for $1.000 og krediterer kontanter for $1.000. Nettoeffekten på kreditorer ved at kombinere både købet og betalingen er nul.

Det giver mening, ikke? Fremgangsmåden vist i journalposter 5 og 6 tæller kun det beløb, du skylder en leverandør eller leverandør, som en forpligtelse, kreditorer, mens du skylder pengene.

Journalpost 6: Registrering af betalingen til leverandøren

Når du registrerer journalpost 6 i QuickBooks, skal du angive navnet på den konto, der bliver debiteret. QuickBooks ved naturligvis, hvilken konto der skal krediteres - kreditorkontoen. QuickBooks skal dog også kende udgifts- eller aktivkontoen for at debitere.

QuickBooks har brug for at vide, hvilken kontantkonto der skal krediteres, når du betaler et kreditorbeløb. Du identificerer dette, når du skriver checken for at betale regningen.

Nogle andre kreditorer

Her er et par yderligere punkter om journalposter 5 og 6:

• Kreditormetoden er mere præcis. Kreditormetoden, som Journalposter 5 og 6 viser, er den bedste måde at registrere dine regninger på. Kreditormetoden betyder, at du bogfører udgifter, når udgifterne rent faktisk opstår.

  Som du måske allerede har regnet ud, er kreditormetoden virkelig spejlbilledet af debitortilgangen. Den store fordel ved kreditormetoden, som du måske har indset, er, at den holder styr på de beløb, du skylder leverandører og leverandører, og den genkender udgifter, når de opstår, snarere end når du betaler dem (hvilket kan være noget tid senere).

• Ikke enhver debitering er til en udgift. Journalpost 5 viser, at debiteringen går til en konto for kontorartikler. Mange af de kreditorer, som du registrerer, er skyldige beløb.

  Det er dog ikke alle kreditortransaktioner, der stammer fra at afholde nogle udgifter. Du skal muligvis også registrere købet af et aktiv - såsom et stykke udstyr. I dette tilfælde går debiteringen ikke til en udgiftskonto, men til en aktivkonto. Ud over denne mindre ændring fungerer transaktionen dog på samme måde.

Kan du gætte, hvordan et køb af en udgift eller et anlægsaktiv bliver registreret, hvis du ikke bruger en kreditorkonto? I det tilfælde, hvor du har betalt $1.000 for kontorartikler, debiterer QuickBooks kontorartikler for $1.000 og krediterer kontant for $1.000, når du skriver en check på $1.000. Som en del af udskrivningen af ​​checken identificerer du, hvilken udgiftskonto der skal debiteres.

Hvis du køber et udstyr til $ 1.000, ser journalposten ud og fungerer på nogenlunde samme måde. Når du registrerer købet, debiterer QuickBooks aktivkontoen for $1.000 og krediterer kontanter for $1.000. Igen bliver denne transaktion registreret, når du skriver checken for at betale for aktivet.