Sådan registrerer du et salg eller en betaling

For at bruge QuickBooks 2012 skal du forstå, hvordan du registrerer betalinger. Regnskabsprincipper siger, at salgsindtægter skal indregnes, når et salg gennemføres. Og at salget sker, når en virksomhed leverer varer eller tjenesteydelser til en kunde.

Dette krav om at registrere salgsindtægter på det tidspunkt, hvor varer eller tjenester leveres, betyder, at regnskabet for salgsindtægter er lidt mere kompliceret, end du måske først havde gættet. Den første transaktion, for eksempel den transaktion, der registrerer et salg, vises her.

Journalpost 1: Registrering af et kreditsalg

Journalpost 1 viser, hvordan et salg på $1.000 kan registreres. Journalposten viser en debitering på 1.000 USD til debitorer og en kredit på 1.000 USD til salgsindtægter. For at registrere et salg på 1.000 USD – et kreditsalg – skal journalposten vise både stigningen på 1.000 USD i debitorer og stigningen på 1.000 USD i salgsindtægter.

Når virksomheden modtager betaling fra kunden for tilgodehavendet på $1.000, registrerer virksomheden en journalpost som den vist.

Journalpost 2: Registrering af kundebetalingen

Journalpost 2 viser en debitering på 1.000 USD til kontanter, som er stigningen på 1.000 USD på kontantkontoen, der opstår, fordi kunden lige har betalt dig 1.000 USD. Journalpost 2 viser også en kredit på 1.000 USD til debitorer. Denne kreditering til debitorkonto reducerer debitorsaldoen.

På det tidspunkt, hvor du registrerer både journalpost 1 og journalpost 2, er nettoeffekten en debitering på 1.000 USD til kontanter (som viser, at kontanterne er steget med 1.000 USD) og en kredit på 1.000 USD til salgsindtægten (som viser, at salgsindtægten er steget med 1.000 USD). ). $1.000 debiteringen til debitorer og $1.000 kreditten til debitorer netto til nul.

Hvis du tænker lidt over denne debitorvirksomhed, bør du indse, at det giver mening. Selvom debitorkontoen indeholder en tilgodehavende på $1.000, betyder det blot, at kunden skylder dig $1.000. Men når kunden endelig betaler af på 1.000 dollars regningen, skal du nulstille det tilgodehavende.

QuickBooks registrerer i øvrigt automatisk Journalpost 1 og Journal Entry 2 for dig. Journalpost 1 bliver registreret, hver gang du udsteder eller opretter en kundefaktura.

Derfor behøver du ikke bekymre dig om debiteringer og krediteringer vist i Journalpost 1 undtagen ved en særlig lejlighed: Når du opsætter QuickBooks- og QuickBooks-elementer ( varer er ting, der bliver inkluderet på fakturaerne), angiver du hvilken konto skal krediteres for at spore salgsindtægter.

Så selvom du måske ikke behøver at bekymre dig meget om mekanikken i Journal Entry 1, bør du forstå, hvordan denne journalpost fungerer, så du kan konfigurere QuickBooks korrekt.

Journal Entry 2 bliver også registreret automatisk af QuickBooks. QuickBooks registrerer Journal Entry 2 for dig, hver gang du registrerer en kontant betaling fra en kunde. Du behøver derfor ikke bekymre dig om de debiteringer og krediteringer, der er nødvendige for at registrere kundebetalinger. Det er nyttigt at forstå, hvordan denne journalpostering fungerer, og hvordan QuickBooks registrerer denne kundebetalingstransaktion.