Sådan redigeres og omarrangeres rapporter i QuickBooks 2016

Du har måske bemærket, at når QuickBooks viser rapportdokumentvinduet, viser det også en række knapper: Tilpas rapport, Kommenter på rapport, Del skabelon, Husk, Udskriv, E-mail, Excel og så videre. Under denne værktøjslinje er der nogle rullelister, der har at gøre med datoer, en rulleliste kaldet Kolonner og en rulleliste kaldet Sorter efter. (Ikke alle disse lister er tilgængelige i hvert rapportdokumentvindue.)

Du behøver ikke bekymre dig om disse knapper og lister. Læs kun diskussionen, der følger, hvis du føler dig godt tilpas, afslappet og virkelig blød, okay?

Ændring

Når du klikker på knappen Tilpas rapport, viser QuickBooks dialogboksen Rediger rapport. Fra denne dialogboks kan du ændre de oplysninger, der vises på en rapport, og den måde, informationerne er arrangeret på (fanen Vis); de data, der bruges til at generere rapporten (fanen Filtre); sidehoved- og sidefodsoplysningerne (forudsigeligt, fanen Sidehoved/sidefod); og skrifttypen og størrelsen på udskriften, der bruges til en rapport (fanen Skrifttyper og tal).

Dialogboksen Rediger rapport.

Kommentarer til en rapport

Du kan kommentere en rapport med kommentarer (en ny funktion i QuickBooks 2015). For at gøre dette skal du klikke på knappen Kommentar til rapport. Når QuickBooks viser kommentarpanelet nederst i rapportvinduet, skal du klikke på knappen ved siden af ​​den rapporterede værdi, du vil kommentere, og derefter klikke i kommentarpanelet for at skrive dine bemærkninger.

For at gemme dine kommentarer skal du klikke på knappen Gem i kommentarpanelet. For at gemme din rapport og alle de kommentarer, du tilføjede, skal du klikke på knappen Gem i øverste venstre hjørne af rapportvinduet. For at få adgang til disse gemte rapporter senere skal du vælge Rapporter → Kommenterede rapporter. Bemærk, at du også kan udskrive og e-maile en kommenteret rapport med kommentarer ved hjælp af knapperne Udskriv og E-mail, som vises øverst til venstre i rapportvinduet.

Rapportvinduet med kommentarpanelet vises.

Deling af skabeloner

Hvis du arbejder i et QuickBooks-miljø med flere brugere, og du opretter en tilpasset rapport, kan du dele denne rapport med andre brugere. For at gøre dette skal du klikke på knappen Del skabelon. Når QuickBooks viser dialogboksen Del skabelon, navngiv og beskriv den delte rapport ved hjælp af tekstfelterne Rapporttitel og Beskrivelse. Klik derefter på knappen Del.

At huske

Hvis du leger med de resterende knapper, kan du gemme alle brugerdefinerede rapportspecifikationer, som du opretter. Bare klik på knappen Husk. QuickBooks viser dialogboksen Husk rapport, som blot beder dig om at angive et navn til den tilpassede rapport og tildele den gemte rapport til en rapportgruppe.

Når du har navngivet og tildelt den tilpassede rapport, viser QuickBooks den, hver gang du vælger Rapporter → Lagrede rapporter og derefter klikker på rapportgruppen. Du kan også få adgang til huskede rapporter fra toppen af ​​skærmen Rapportcenter. Når du vil bruge din særlige rapport, skal du blot vælge den fra listen og klikke på knappen Rapporter.

QuickBooks husker udskriftsretningen med rapporten, så hvis udskriftsretningen ikke er som du vil have den til rapporten, bør du først ændre den ved at vælge Filer → Printeropsætning. Vælg den retning, du vil huske, klik på OK, og gem derefter rapporten udenad.

E-mail

Hvis du klikker på knappen E-mail, viser QuickBooks en rulleliste med kommandoer, der lader dig sende enten en Excel-projektmappe eller en PDF-version af rapporten til en anden. Når du vælger en af ​​de kommandoer, der siger, at du vil e-maile en rapport, afhænger hvad QuickBooks gør af, om QuickBooks ser, at du allerede har et e-mail-program sat op og installeret.

Hvis QuickBooks ikke kan se noget sådant program, viser QuickBooks dialogboksen Rediger e-mailoplysninger. Hvis QuickBooks ser et sådant program, starter QuickBooks e-mail-programmet og tilføjer rapporten som en vedhæftet fil til en ny besked.

Eksporterer

Hvis du klikker på Excel-knappen og vælger Opret nyt regneark fra rullemenuen, viser QuickBooks dialogboksen Send rapport til Excel. Du kan bruge denne dialogboks til at oprette en Excel-rapport, der indeholder de samme oplysninger som vist i rapporten. Vælg alternativknappen Opret nyt regneark for at oprette en ny Excel-projektmappe med rapportoplysningerne og alternativknappen Opdater et eksisterende regneark for at føje rapporten til en eksisterende Excel-projektmappe.

Dialogboksen Send rapport til Excel.

Du kan også blive fancy ved at eksportere en kommaseparerede værdier (CSV)-fil (disse filer kan åbnes af andre elektroniske regnearksprogrammer og af databaseprogrammer) til en specifik Excel-projektmappefil og ved at klikke på knappen Avanceret for at få vist en anden dialogboks der lader dig kontrollere, hvordan de eksporterede oplysninger formateres.

Måske et venligt forslag? Du er velkommen til at eksperimentere med alle de særlige eksportmuligheder. Bare husk, at efter at du har eksporteret en QuickBooks-rapport til en ny, tom Excel-projektmappe, kan du også lave en hvilken som helst af disse fancy-dancey ting - speciel formatering og så videre - der.

De andre knapper og kasser

Hvis du vil se, hvordan Skjul header, Collapse og Dates fungerer, skal du bare nudle rundt. Du kan ikke skade noget.

Hvis du ændrer rapportdatoerne, skal du klikke på knappen Opdater for at opdatere rapporten. Vælg Rediger → Indstillinger for at indstille opdateringsindstillinger for rapporter. Klik derefter på ikonet Rapporter og grafer på listen til venstre, og klik om nødvendigt på fanen Mine præferencer. Klik på en af ​​mulighederne for rapporter og grafer, og klik derefter på OK.