Sådan optager du QuickBooks 2014-journalposter

QuickBooks gør det nemt for dig - en revisor - at registrere journalposter. Hvis du har brugt tid på at arbejde med QuickBooks, ved du måske, at de fleste journalposter, der bliver registreret i QuickBooks-datafilen, registreres automatisk. Hvis nogen for eksempel skriver en check, registrerer QuickBooks journalposten for det. Når nogen opretter en faktura igen, registrerer QuickBooks journalposten for det.

For at registrere en journalpost skal du vælge Firma→Foretag generelle journalposter. QuickBooks viser vinduet Lav generelle journalposter.

Du kan sikkert selv finde ud af, hvordan du bruger vinduet Lav generelle journalposter. Du indtaster den generelle journalindførselsdato i feltet Dato. Du bruger feltet Postnr. til at nummerere journalposter eller tildele dem en meningsfuld kode.

Når du har angivet disse grundlæggende oplysninger, bruger du kolonnerne i vinduet Lav generelle journalposter til at registrere journalposteringen. Du behøver ikke at få at vide, at finanskontonummeret eller -navnet står i kolonnen Konto, debetbeløbet i kolonnen Debet og kreditbeløbet i kolonnen Kredit.

Du kan dog finde det nyttigt at blive mindet om, at du kan bruge kolonnen Memo til at indtaste en beskrivelse af debet eller kredit; du kan bruge kolonnen Navn til at identificere kunden, leverandøren, medarbejder eller andet navn, der er knyttet til kredit- eller debetbetalingen; du kan bruge kolonnen Fakturerbar til at angive, at debet eller kredit skal angives som et beløb, der skal faktureres til den navngivne kunde; og du kan bruge kolonnen Klasse (hvis du har slået klassesporing til) til at klassificere debet eller kredit.

Du bør aldrig skrive et navn i første række af journalindførslen. Hvis du gør det, vil det navn blive knyttet til hver linje i den pågældende journalpost, når du får vist rapporter i QuickBooks, selvom navnet kun vedrører den første linje.

Hvis du ønsker at knytte navne til linjer i en journalpost, er en måde at gøre dette rent på ved at lade den første linje af journalposten være tom, så ingen vildfarne poster utilsigtet bliver forbundet med rapporter.