Sådan opsætter du yderligere QuickBooks-brugere

Hvis mere end én person vil bruge QuickBooks, vil du konfigurere yderligere brugere. Du er ikke begrænset til at bruge én adgangskode til at kontrollere adgangen til din QuickBooks-datafil. Du kan konfigurere flere adgangskoder til QuickBooks datafil. Hvad der virkelig er pænt ved denne praksis er, at du kan fortælle QuickBooks at tillade visse brugere og adgangskoder kun at gøre visse ting.

Det lyder kompliceret, men det er det virkelig ikke. Virksomhedsejeren kan for eksempel have en adgangskode, der giver hende mulighed for at gøre hvad som helst. Men en ny regnskabsmedarbejder kan for eksempel have en adgangskode, der tillader ham kun at registrere regninger i systemet.

Sådan tilføjer du brugere i QuickBooks Enterprise Solutions

Følg disse trin for at tilføje brugere i QuickBooks Enterprise Solutions:

1. Vælg Firma→Brugere→Konfigurer brugere og roller.

QuickBooks viser dialogboksen Bruger og roller (ikke vist). Denne dialogboks identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet sat op, og de roller, QuickBooks kan udfylde, når de bruger QuickBooks. Brugerlisten, som vises på fanen Brugerliste i dialogboksen, identificerer også, hvem der i øjeblikket er logget på systemet.

2. Fortæl QuickBooks, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Ny.

Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruger.

3. Identificer brugeren, og angiv en adgangskode.

Du skal give hver bruger, som du opretter et brugernavn for. Det gør du ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

4. Identificer brugerens rolle(r).

Brug listeboksen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller pligter), som brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. For at fjerne en rolle fra en bruger skal du vælge rollen i listeboksen Tildelte roller og derefter klikke på Fjern.

Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruger giver dig mulighed for at beskrive rollen mere detaljeret. Du kan f.eks. indtaste typen af ​​QuickBooks-bruger, som typisk vil blive tildelt den valgte rolle.

5. (Valgfrit) Rediger roller efter behov.

Du kan finjustere de roller, du tildeler (ved hjælp af QuickBooks). For at gøre det skal du gå tilbage til dialogboksen Brugere og roller, vælge fanen Rolleliste, klikke på den rolle, du vil ændre, og derefter klikke på knappen Rediger. Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle (ikke vist), skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område på listen Område og aktiviteter og derefter bruge alternativknapperne Områdeadgangsniveau til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre. Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge radioknappen Ingen. Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge knappen Fuld. Hvis brugeren skal have delvis adgang, skal du vælge knappen Delvis og derefter markere eller fjerne (alt efter behov) afkrydsningsfelterne Vis, Opret, Rediger, Slet, Udskriv og Vis saldo.

Du kan se, hvilken adgang en rolle i første omgang har, ved at vælge en af ​​posterne på listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruger knapperne og felterne for områdeadgangsniveau til at vise de aktuelle indstillinger for rollen.

Som en generel regel, når det kommer til regnskabskontrol, ønsker du at give en minimal mængde af adgang. Hvis nogen ikke har brug for adgang til QuickBooks datafil til daglige opgaver, skal du vælge knappen Ingen. Hvis nogen har brug for en lille smule adgang - måske til at udarbejde jobvurderinger eller fakturaer - giver du netop den adgang og intet mere. I slutningen af ​​dette kapitel, i "Opretholdelse af god regnskabskontrol", taler jeg om, hvorfor det er så vigtigt at minimere brugerrettigheder og adgang. Men bundlinjen er denne: Jo mere mulighed du giver medarbejdere eller underleverandører eller revisorer til at nudle rundt i dit regnskabssystem for små virksomheder, jo større er risikoen for, at nogen enten utilsigtet eller bevidst indfører fejl i systemet. Jo større rettigheder og adgang du giver,

6. (Valgfrit) Gennemgå dine brugertilladelser.

Når du har oprettet en bruger, bør du (for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser. Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser (ikke vist), skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis for at se vinduet Vis tilladelser (ikke vist), som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan.

7. (Valgfrit) Gennemgå dine rolleændringer.

Hvis du ændrer en rolles tilladelser, vil du sikkert også gerne gennemgå disse ændringer. For at gøre det skal du klikke på fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge rollen og derefter klikke på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af vinduet Vis tilladelser, der viser de roller, du og QuickBooks har sat op. Vælg den rolle, du vil gennemgå, og klik derefter på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af vinduet Vis tilladelser med en detaljeret liste over, hvad en person med rollen kan og ikke kan.

8. Når du er færdig med at gennemgå bruger- og rolletilladelser, skal du klikke på Luk for at lukke åbne vinduer og derefter klikke på knappen Annuller eller Luk for at lukke åbne dialogbokse.

Fra dette tidspunkt fremad kan den nye bruger bruge QuickBooks; hans eller hendes rettigheder er begrænset til det, du har angivet.

Det kan være vigtigt at revidere dette afsnit med nogle få måneders eller års mellemrum, afhængigt af din ansættelsesomsætning og bogføringspraksis. Det er klart, tidligere ansatte eller bogholdere bør ikke længere have roller, der tillader dem at foretage ændringer i din fil. For pokker, de skulle nok slet ikke have roller! QuickBooks' View Permissions-vindue er en smart måde at se disse data online, og hvis du vil udskrive en kopi af tilladelsesoplysningerne, skal du blot klikke på vinduets Udskriv-knap.

Sådan tilføjer du brugere i QuickBooks Pro og Premier

Følg disse trin for at konfigurere yderligere brugere i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier:

1. Vælg Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Konfigurer brugere.

QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste, som identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og som i øjeblikket er logget på systemet.

Dialogboksen Brugere

2. Fortæl QuickBooks, at du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Tilføj bruger.

QuickBooks viser den første Konfigurer brugeradgangskode og adgangsdialogboks, som vist.

Dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang

3. Identificer brugeren, og angiv en adgangskode.

Giv hver bruger, som du opretter en adgangskode for, et brugernavn ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i boksen Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Adgangskode og tekstboksen Bekræft adgangskode.

4. Klik på Næste for at fortsætte og angiv derefter, om du vil begrænse adgangen for den nye bruger.

Når QuickBooks viser den anden dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang, skal du angive, om du vil begrænse adgang og rettigheder for brugeren, som vist. Hvis du ønsker at begrænse adgang og rettigheder (rettigheder er simpelthen de ting, som brugeren kan gøre), skal du vælge alternativknappen Selected Areas of QuickBooks. Hvis du ønsker, at brugeren skal kunne gøre hvad som helst, skal du vælge alternativknappen Alle områder af QuickBooks. Hvis du angiver, at den nye bruger skal have adgang til alle områder af QuickBooks, er du færdig med at konfigurere brugeradgangskoden, og du kan springe de resterende trin over.

Indstilling af adgang for brugeren

5. Klik på Næste for at fortsætte og beskriv derefter adgangen til salgs- og debitoroplysninger og -opgaver.

Når du fuldfører trin 4, viser QuickBooks den tredje dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang - den første af en række dialogbokse, der leder dig gennem et interview og stiller detaljerede spørgsmål om, hvilken slags adgang hver bruger skal have til et bestemt område . Med hensyn til salgsaktivitet spørger QuickBooks for eksempel om adgang til transaktioner (såsom fakturaer, kreditnotaer og debitoroplysninger). Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge radioknappen Ingen adgang (se følgende figur). Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge alternativknappen Fuld adgang. Hvis brugeren skal have delvis adgang, vælger du alternativknappen Selektiv adgang og vælger derefter en af ​​underordnede knapper: Opret kun transaktioner, Opret og udskriv transaktioner,

Dialogboksen Skift brugeradgangskode og adgang

6. Klik på Næste, og beskriv derefter købs- og kreditorrettighederne.

Når du fuldfører trin 5 ved at klikke på Næste, viser QuickBooks den fjerde dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang (ikke vist), som giver dig mulighed for at angive, hvilken adgang denne nye bruger har i købs- og kreditorområderne. Du kan vælge radioknappen Ingen adgang. Du kan vælge alternativknappen Fuld adgang. Eller du kan vælge en mellemting ved at vælge alternativknappen Selective Access og en af ​​de underordnede knapper. For salgs- og debitorområdet gælder samme regler for indstillingsrettigheder og adgang, som gælder for indkøbs- og kreditorområdet.

7. Klik på Næste, og beskriv derefter de resterende brugerrettigheder og adgang.

Når du klikker på knappen Næste i bunden af ​​hver version af dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang, viser QuickBooks flere andre versioner af dialogboksen, som den bruger til at spørge dig om brugerrettigheder og adgang. Efter at du har beskrevet, hvilke rettigheder der er passende for brugeren i købs- og kreditorområdet, spørger QuickBooks for eksempel om kontrol- og kreditkortområdet. Så spørger den om opgørelsesområdet. Dernæst spørges der om løn, efterfulgt af spørgsmål om generelle, følsomme regnskabsaktiviteter. Til sidst spørger QuickBooks om adgang til finansielle rapporteringsfunktioner.

Du begrænser rettigheder i hvert af disse andre områder på samme måde, som du gør for salg og debitorer og for indkøb og kreditorområder. Derfor vil jeg ikke beskrive, hvordan du vælger indstillingsknappen Ingen adgang, indstillingsknappen Fuld adgang eller knappen Selektiv adgang igen og igen. Bare vær betænksom, mens du går gennem skærmene, hvilket begrænser brugerens rettigheder. Du ønsker, at brugerne skal have de nødvendige rettigheder til at udføre deres arbejde, men du ønsker ikke at give dem flere rettigheder, end de har brug for.

8. Angiv, om brugeren kan ændre eller slette transaktioner.

Efter at du har gennemgået omkring et halvt dusin versioner af dialogboksene Konfigurer brugeradgangskode og -adgang, der spørger om specifikke områder inden for små virksomheders regnskab, viser QuickBooks siden Ændring eller sletning af transaktioner i dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og -adgang (ikke vist). Siden Ændring eller sletning af transaktioner lader dig angive, om en bruger kan ændre transaktioner, der er registreret før slutdatoen. Generelt vil du begrænse en brugers mulighed for at ændre eller slette transaktioner.

9. Klik på Næste, og gennemgå derefter dine rettighedsbeslutninger.

Når du klikker på Næste, viser QuickBooks den endelige version af dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang (ikke vist), som identificerer de brugerrettigheder, du har tildelt eller tilladt. Du kan bruge denne dialogboks til at gennemgå de rettigheder, som nogen har. Hvis du indser, at du forkert har tildelt rettigheder, skal du klikke på knappen Tilbage for at gå tilbage gennem dialogboksene til den, hvor du lavede en fejl. Skift tildelingen af ​​rettigheder, og klik på knappen Næste for at vende tilbage til det sidste vindue i dialogboksen Konfigurer brugeradgangskode og adgang.

10. Når du er færdig med gennemgangen af ​​brugerrettigheder og adgang, skal du klikke på Udfør.

Fra dette tidspunkt vil den nye bruger være i stand til at bruge QuickBooks; hans eller hendes rettigheder er begrænset til det, du har angivet.

Sådan ændres brugerrettigheder i Enterprise Solutions

Du kan ændre de rettigheder, du tildeler en bruger. For at gøre dette i QuickBooks Enterprise Solutions skal du vælge Firma→Brugere→Konfigurer brugere og roller for at få vist dialogboksen Brugere og roller (ikke vist).

For at ændre en brugers rettigheder efter at have gennemgået dem, skal du vælge brugeren og klikke på knappen Rediger. QuickBooks viser dialogboksen Rediger bruger (ikke vist), som ligner dialogboksen Ny bruger, som du bruger til at konfigurere brugeren og beskrive hans eller hendes rettigheder. Du bruger tekstfelterne Brugernavn, Adgangskode og Bekræft adgangskode til at ændre brugeroplysningerne. Du kan bruge listen over tilgængelige roller, listen over tildelte roller og knapperne Tilføj og fjern til at ændre, hvad brugeren kan gøre i QuickBooks; klik derefter på Luk, når du er færdig.

For at duplikere en bruger (du ønsker måske at tilføje en anden bruger med tilladelser, der afspejler en anden brugers tilladelser), skal du i dialogboksen Brugere og rolle vælge den bruger, du vil klone, og derefter klikke på Dupliker. Når QuickBooks viser dialogboksen Duplicate User (ikke vist), skal du færdiggøre beskrivelsen af ​​den nye bruger og klikke på OK.

For at fjerne en bruger bruger du også dialogboksen Bruger og roller. Du skal blot vælge brugeren og derefter klikke på knappen Slet. QuickBooks beder dig bekræfte din sletning. Når du klikker på Ja-knappen for at bekræfte, fjerner QuickBooks brugeren.

Sådan ændres brugerrettigheder i QuickBooks Pro og Premier

Du kan ændre de rettigheder, du tildeler en bruger i QuickBooks Pro eller Premier. For at gøre dette skal du vælge Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Konfigurer brugere for at få vist dialogboksen Brugerliste (se figur).

Dialogboksen Brugerliste

For at se på de rettigheder, en bestemt bruger har, skal du vælge brugeren på listen og derefter klikke på knappen Vis bruger. Når du gør det, viser QuickBooks dialogboksen Vis brugeradgang (se følgende figur). Denne dialogboks viser de samme oplysninger som den endelige version af dialogboksen Konfigurer brugeradgang og adgangskode, som er den dialogboks, som du til at begynde med bruger til at angive, hvilke rettigheder en bruger skal have. Klik på knappen Forlad for at lukke dialogboksen Vis brugeradgang.

Dialogboksen Vis brugeradgang

For at ændre en brugers rettigheder efter at have gennemgået dem, skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Rediger bruger. QuickBooks gennemgår det samme sæt dialogbokse, som du bruger til at konfigurere brugeren og beskrive dennes rettigheder. Du bruger Næste- og Tilbage-knapperne til at gøre ting som at ændre brugernavn eller adgangskode, angive om brugeren skal begrænses i sin adgang, og - om nødvendigt - at begrænse brugerens adgang til en bestemt aktivitet i QuickBooks.

For at fjerne en bruger skal du også bruge dialogboksen Brugerliste. Du skal blot vælge brugeren og derefter klikke på knappen Slet bruger. QuickBooks beder dig bekræfte din sletning (se følgende figur). Når du klikker på Ja-knappen for at bekræfte, fjerner QuickBooks brugeren.

Dialogboksen Slet bruger