Sådan opsætter du regnskabspræferencer i QuickBooks 2010

Du kan angive, hvordan QuickBooks 2010 fungerer for dig ved at angive præferencer. Disse præferencer har stor indflydelse på, hvordan QuickBooks fungerer, og på, hvordan en bestemt bruger arbejder med QuickBooks. Du kan manuelt ændre regnskabsindstillingerne ved at vælge Rediger → Indstillinger. QuickBooks viser dialogboksen Præferencer, hvorfra du kan få adgang til alle præferenceindstillinger.

Fanen Virksomhedspræferencer indeholder følgende generelle regnskabsmuligheder samt indstillinger for lukkedato:

• Brug kontonumre: Gør det muligt at indtaste et kontonummer for en transaktion. Det tilknyttede afkrydsningsfelt, Vis kun laveste underkonto, fortæller QuickBooks kun at vise navnet og kontonummeret på en underkonto (hvis du bruger en) i stedet for hele kontoens arv.

  Hvis du bruger mange niveauer af underkonti, kan denne mulighed virkelig rydde op i visninger, hvilket gør det nemmere at se, hvilken konto du kigger på.

• Kræv konti: Fortæller QuickBooks, at du skal angive en konto for en transaktion. Det giver sandsynligvis aldrig mening at fravælge afkrydsningsfeltet Kræv konti.

• Brug klassesporing: Lader dig fortælle QuickBooks, at du ikke kun vil bruge konti til at spore dine økonomiske oplysninger, men også klasser. Klasser lader dig simpelthen opdele oplysninger på kontoniveau på en anden måde.

• Tildel automatisk journalpostnummer : Beder QuickBooks om at tildele numre til de generelle journalposter, som du indtaster ved at bruge kommandoen Lav journalpost.

• Advar, når du bogfører en transaktion til tilbageholdt indtjening: Beder QuickBooks om at vise en advarselsmeddelelse, hver gang du eller en anden forsøger at direkte debitere eller kreditere den tilbageholdte indtjening-konto.

  Normalt vil du ikke direkte debitere eller kreditere kontoen for opsparet indtjening. Og kun dygtige revisorer vil under alle omstændigheder føre transaktioner direkte ind i overført overskud.

• Datoadvarsler: Bed QuickBooks om at advare dig, når du eller en anden går ind i en transaktion med en dato for langt i fortiden eller for langt ud i fremtiden. Hvis du markerer en af ​​boksene med datoadvarsel, vil du også angive, hvor mange dage der er for langt tilbage i fortiden eller for langt ud i fremtiden.

• Slutdato: Lader dig identificere en dato, inden hvilken din QuickBooks-datafil ikke kan ændres. Med andre ord, hvis du indstiller slutdatoen til den 31. december 2009, fortæller du QuickBooks, at du ikke ønsker at foretage ændringer i QuickBooks datafil før denne dato. Du kan også klikke på knappen Indstil adgangskode for at få vist en dialogboks, der lader dig oprette en adgangskode, som er påkrævet, hvis nogen vil tilføje en gammel transaktion eller ændre en gammel transaktion.

Tidligere versioner af QuickBooks giver dig mulighed for at tænde og slukke for en revisionssporfunktion ved at bruge fanen Firmapræferencer i regnskabsindstillingerne. Siden 2007 har QuickBooks dog et revisionsspor, der altid er aktiveret, så du ikke længere kan se et afkrydsningsfelt for revisionsspor. Et revisionsspor fører i øvrigt blot en liste over, hvem der foretager hvilke ændringer af transaktioner.