Sådan opsætter du QuickBooks 2014-leverandørliste

Ligesom du bruger en kundeliste i QuickBooks til at føre optegnelser over alle dine kunder, bruger du en kreditorliste til at føre fortegnelser over dine leverandører. Ligesom en kundeliste giver en leverandørliste dig mulighed for at indsamle og registrere oplysninger, såsom leverandørens adresse, kontaktpersonen og så videre.

Følg disse trin for at tilføje en leverandør til din leverandørliste:

1Vælg kommandoen Leverandører→ Leverandørcenter.

Når du gør det, viser QuickBooks vinduet Vendor Center.

2For at tilføje en ny leverandør skal du klikke på knappen Ny leverandør og derefter vælge Ny leverandør fra rullelisten.

QuickBooks viser vinduet Ny leverandør.

3 Giv leverandøren et navn i boksen Leverandørnavn.

Som det er tilfældet med Customer:Job-listen, bruger du dette navn til at henvise til leverandøren i QuickBooks. Af denne grund er en forkortelse fint. Du vil bare have noget, der er nemt at indtaste og nemt at huske.

4(Valgfrit) Hvis du betaler din leverandør i en anden valuta end din sædvanlige hjemmevaluta, skal du vælge denne valuta på rullelisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks, at du arbejder i flere valutaer - du ville have gjort dette under EasyStep Interview-opsætningsprocessen - vil QuickBooks have dig til at identificere, hvornår du modtager regninger fra eller betaler en leverandør i en anden valuta end din hjemmevaluta. (Bemærk: Figuren viser ikke rullemenuen Valuta, fordi funktionen til sporing af flere valutaer ikke er slået til.)

5(Sædvanlig regel) Ignorer felterne Startsaldo og Som Af.

Gør ikke noget med boksene Åbningssaldo og As Of. Folk, der ikke ved bedre, bruger disse felter til at indtaste åbningsbalancen, der skylder en leverandør, og den dato, hvor beløbet skyldtes. Men det skaber først problemer senere. På et tidspunkt i fremtiden bliver denne stakkels sjæls revisor nødt til at finde og rette denne fejl.

Som når du tilføjer nye kunder, er der dog en undtagelse fra den sædvanlige regel.

Selvom den sædvanlige regel er, at du ikke ønsker at angive en åbningsbalance for en leverandør, har denne regel en vigtig undtagelse. Du registrerer din kreditorsaldo på konverteringsdatoen ved at indstille en åbningssaldo for hver leverandør på konverteringsdatoen. Summen af ​​disse åbningssaldi er, hvad QuickBooks bruger til at bestemme din samlede gæld på konverteringsdatoen.

6 Angiv oplysninger om leverandørens adresse.

Fanen Adresseoplysninger indeholder en masse letforståelige bokse, som du bruger til at indsamle leverandørnavn og adresseoplysninger. Du indtaster, forudsigeligt, leverandørens fulde navn i feltet Firmanavn.

Du kan klikke på knapperne Rediger på fanen Adresseoplysninger for at få vist en anden dialogboks kaldet dialogboksen Rediger adresseoplysninger, som lader dig indtaste adressen i typisk adresse-, by-, stat- og postnummerformat. Knapperne Rediger vises til højre for adresseblokkene Faktureret fra og Sendt fra.

7 Angiv alle nødvendige yderligere oplysninger.

Fanen Betalingsindstillinger indsamler de mest relevante leverandøroplysninger, herunder kontonummer, kreditgrænse og betalingsbetingelser, men hvis du klikker på fanen Skatteindstillinger, fanen Kontoindstillinger eller fanen Yderligere oplysninger, viser QuickBooks en håndfuld andre bokse, der du kan bruge til at indsamle og gemme oplysninger:

Fanen Skatteindstillinger giver dig mulighed for at indsamle leverandørens skatteidentifikationsnummer, så du (som nogle gange krævet af føderale skattelove) kan sende leverandøren en formular 1099 ved årets udgang.

Fanen Kontoindstillinger lader dig angive, hvilke konti QuickBooks skal bruge til at forudfylde kontofelter, når du indtaster en transaktion for leverandøren.

Fanen Yderligere oplysninger giver dig mulighed for at kategorisere leverandøren efter type og lader dig også oprette andre brugerdefinerede felter.

Hvis du betaler en sælger for første gang, er en god retningslinje at få hans skatte-id-nummer. Hvis nogen ikke vil give dig sit skatte-id - og dermed gør det umuligt for dig at indberette betalinger, du foretager til ham - er det sandsynligvis et tegn på, at der er noget galt.

Hvis du klikker på fanen Kontoindstillinger (den fjerde fane tilgængelig i vinduet Ny leverandør), viser QuickBooks bokse, du kan bruge til at angive de konti, som du ønsker, at QuickBooks automatisk skal udfylde for dig, når du registrerer en check til en leverandør, eller når du optage en regning fra en leverandør.

For eksempel, hvis checken til udlejeren altid betaler huslejeudgifter og forsyningsudgifter, kan du bede QuickBooks om at udfylde disse to konti, hver gang du angiver, at du skriver en check til eller optager en regning fra udlejeren.