Sådan opsætter du medarbejdere i QuickBooks Enhanced Payroll Process

Når du har konfigureret dine virksomhedsoplysninger til løn i QuickBooks, er du klar til at konfigurere medarbejdere til løn. Som en del af den forbedrede lønopsætningsproces viser QuickBooks en webside, hvor du kan tilføje dine medarbejdere.

Du kan også tilføje medarbejdere ved at vise Medarbejdercentret. (Vælg kommandoen Medarbejdere→ Medarbejdercenter, og klik på knappen Ny medarbejder.) Når du klikker på knappen Ny medarbejder, viser QuickBooks fanen Personlig i dialogboksen Ny medarbejder.

For at beskrive en medarbejder udfylder du felterne på fanen Personlig. Alt dette er selvforklarende; du indtaster personens navn i felterne Juridisk navn. Medarbejderens fornavn går i boksen First, den midterste initial går i MI-boksen og så videre.

Du klikker på fanen Adresse og kontakt (ikke vist) for at indsamle og gemme medarbejderens postadresse og andre kontaktoplysninger, såsom hans eller hendes telefonnummer.

Hvis du ønsker at indsamle og gemme yderligere oplysninger for en medarbejder (såsom hans bankkontonummer for direkte indbetaling), klikker du på fanen Yderligere oplysninger (også ikke vist). Denne fane indeholder en Definer felt-knap, som du kan bruge til at indsamle tilpassede oplysninger om en medarbejder.

For at bruge indstillingen Brugerdefineret felt skal du klikke på knappen Definer felt og derefter bruge dialogboksen Definer felt til at definere de felter, du vil tilføje.

Levering af løn- og skatteoplysninger

Brug fanen Løninfo til at beskrive, hvordan en medarbejders løn eller løn beregnes. Brug rullelisten Lønplan til at oprette en almindelig lønplan (såsom ugentlig eller halvmånedlig) og til at tildele medarbejderen lønplanen. Brug rullelisten Pay Frequency til at identificere betalingsperioden.

Hvis du har aktiveret QuickBooks' klassesporingsfunktion, kan du eventuelt bruge rullelisten Klasse til at klassificere betalinger til denne medarbejder. Du indtaster lønposten i området Indtjening. For eksempel, hvis en medarbejder tjener en årsløn på 30.000 USD, indtaster du lønposten i kolonnen Varenavn. Derefter indtaster du årslønnen på 30.000 USD i kolonnen Time/Årlig sats.

Hvis du har konfigureret QuickBooks til at håndtere andre tillæg eller fradrag på en lønkontrol (udgiftsrefusion eller pensionsfradrag), skal du bruge området Tillæg, fradrag og virksomhedsbidrag til at beskrive disse poster og varebeløbene.

For at beskrive, hvilke skatter en medarbejder betaler, skal du klikke på knappen Skatter. QuickBooks viser dialogboksen Skatter. Brug fanen Federal til at identificere medarbejderens arkiveringsstatus, antallet af krav på godtgørelser og eventuel specificeret ekstra tilbageholdelse.

Derudover skal du bruge afkrydsningsfelterne Emne til at angive, om denne medarbejder er underlagt Medicare, Social Security eller føderal arbejdsløshedsskat, eller om medarbejderen er berettiget til en arbejdsindkomstkredit.

Ikke alle ansatte er underlagt Medicare og Social Security-skatter. Kontakt din skatterådgiver for mere information.

Fanen Stat leverer bokse, som du naturligvis kan bruge til at beskrive statsskatter. Fanen Statsskat varierer afhængigt af den stat, du er i.

Fanen Andet giver dig mulighed for at beskrive og gemme alle lokale skatteoplysninger, såsom en byindkomstskat. Igen, hvad du ser på fanen Andet afhænger af din lokalitet.

Hvis du klikker på knappen Syg/Ferie på fanen Løninfo i dialogboksen Ny medarbejder, ser du dialogboksen Syg og ferie. Denne dialogboks lader dig angive, hvordan syge- eller feriedagpenge og personlig orlov optjenes lønperiode for lønperiode. Du kan angive antallet af syge- eller ferieorlovstimer i tekstfeltet Tilgængelige timer på det tidspunkt, hvor du opretter løn.

Du kan bruge rullelisten Optjeningsperiode til at angive, hvor ofte syge- eller feriepenge skal optjenes. Hvis der optjenes syge- eller feriepenge, skal du bruge boksen Optjente timer til at identificere, hvor mange timers syge- eller ferietid en medarbejder optjener hver lønseddel eller time, eller i begyndelsen af ​​året.

Hvis du har indstillet et maksimalt antal sygetimer eller ferietimer, som en medarbejder kan akkumulere, skal du indtaste denne værdi i feltet Maksimalt antal timer. Hvis du ønsker at nulstille sygetimerne og ferietimerne i begyndelsen af ​​hvert år, skal du vælge Nulstil timer hvert nytår? afkrydsningsfeltet.

Ferieområdet i dialogboksen Syg og ferie fungerer på samme måde som området Syg. Indtast f.eks. antallet af ledige ferietimer i feltet Tilgængelige timer. Brug rullelisten Optjeningsperiode til at angive, hvor ofte medarbejdere optjener ferie.

Brug afkrydsningsfelterne Optjente timer og Maksimalt antal timer til at kontrollere, hvordan optjening af ferietid fungerer. Til sidst skal du vælge Nulstil timer hvert nytår? afkrydsningsfeltet for at nulstille ferietid i begyndelsen af ​​hvert nyt år.

Hvis du har valgt at bruge muligheden for direkte indbetaling, skal du klikke på knappen Direkte indbetaling på fanen Lønoplysninger i dialogboksen Ny medarbejder. QuickBooks beder dig om at give de nødvendige oplysninger til direkte at indbetale checks til medarbejdere.

Tilvejebringelse af anden beskæftigelsesrelateret information

Hvis du vælger fanen Beskæftigelsesoplysninger i dialogboksen Ny medarbejder, viser QuickBooks den fane, du bruger til at gemme ansættelsesdatoen, opsigelsesdatoen og lignende bits af ansættelsesdata.