Sådan opsætter du masterfillister i QuickBooks 2019

Når du konfigurerer QuickBooks 2019, opretter du som en praktisk sag ikke kun en virksomhedsfil, som du skal bruge til at gemme økonomiske oplysninger om din virksomhed, men opretter også masterfillister, såsom QuickBooks Item List og QuickBooks Class List. . Disse masterfillister gemmer oplysninger, som du kan bruge og genbruge. En af masterfillisterne beskriver hver af dine kunder; denne masterfil med kundeoplysninger omfatter kundens navn og adresse, kontaktoplysninger, kontonumre og så videre.

Quickbooks vareliste

Hvis du vælger kommandoen Lister → Vareliste, viser QuickBooks vinduet med emneliste, som vist. Vinduet Item List viser alle de elementer, du har sat op som en del af at køre QuickBooks Setup og elementer, som du har tilføjet manuelt, siden installationsguiden kørte.

Vinduet Vareliste.

QuickBooks 2019 prisniveauliste

Prisniveaulisten giver dig mulighed for at oprette prisjusteringer, som du kan bruge med det samme, når du fakturerer kunder, udsteder kreditnotaer og så videre.

Omsætningsafgiftskoder i QuickBooks 2019

Listen Sales Tax Code indeholder en liste over koder eller forkortelser, som du kan bruge til at beskrive varer som afgiftspligtige eller ikke-afgiftspligtige. Hvis du vælger denne kommando, viser QuickBooks et vindue med de eksisterende momskoder. (Normalt ser du to eksisterende koder: Skat og Ikke.)

Listen over momskoder vises ikke, medmindre du beder QuickBooks om at spore moms under opsætningen eller efterfølgende. For at tilføje momskoder skal du følge følgende trin:

Vælg Rediger → Indstillinger.

Klik på punktet Moms i præferencelisten.

Klik på fanen Firmapræferencer.

Besvar spørgsmålet Opkræver du moms ved at klikke på boksen Ja.

For at tilføje en ny momskode skal du klikke på Tilføj momselement og beskrive den nye moms, når QuickBooks viser dialogboksen Ny vare (ikke vist) ved at navngive momselementet, kort beskrive det og derefter angive momsen. takst og skattemyndighed.

Sådan opsætter du en lønliste i QuickBooks 2019

Listen Lønposter identificerer punkter, der vises på medarbejderlønchecks. Hvis du bruger et eksternt lønservicebureau til at håndtere din løn – og dette er ikke en dårlig idé – behøver du ikke engang at bekymre dig om listen over lønposter. Hvis du bruger QuickBooks Enhanced Payroll Service, skal du igen ikke bekymre dig om listen over lønposter. (I begge tilfælde opsætter QuickBooks-folkene de lønposter, du bruger til at registrere løn.) Og i tilfældet med Intuits komplette "vi-gør-alt"-løntjeneste, behøver du ikke engang at spore løn indefra. QuickBooks, fordi QuickBooks-folkene gør det på deres kontor på deres computere.

Hvis du har brug for at tilføje lønposter, skal du følge disse trin:

1. Vælg kommandoen Lister → Lønpostliste.

QuickBooks viser vinduet med en liste over lønposter.

2. For at tilføje en ny lønpost, skal du klikke på knappen Lønpost og derefter vælge Lønpost → Ny.

QuickBooks viser dialogboksen Tilføj ny lønpost (ikke vist). Du kan vælge at oprette en ny lønpost ved at bruge enten EZ Set Up-metoden eller Custom Set Up-metoden:

• EZ Set Up: Hvis du vil have QuickBooks til at hjælpe dig, og du er ved at opsætte en fælles lønpost, skal du klikke på knappen EZ Set Up, klikke på Næste og blot følge instruktionerne på skærmen.
• Brugerdefineret opsætning: Hvis du ønsker at udføre en brugerdefineret opsætning af en lønpost, skal du klikke på knappen Brugerdefineret opsætning og derefter klikke på Næste. QuickBooks leder dig gennem et interview med flere skærme, der spørger dig om den lønpost, du skal konfigurere. Den første dialogboks, som QuickBooks viser, beder dig for eksempel om at identificere den type lønpost, du vil oprette. Du besvarer dette spørgsmål ved at vælge en af ​​alternativknapperne og derefter klikke på Næste.

3. Navngiv lønposten.

Når du har identificeret typen af ​​lønpost, navngiver du den. QuickBooks giver en anden version af dialogboksen Tilføj nyt lønelement, der indeholder et felt, du udfylder for at give det nye element et navn.

4. For at afslutte opsætningen af ​​lønposten skal du klikke på knappen Næste for at gå gennem de resterende spørgsmål til opsætning af lønposten.

Du identificerer navnet på den statslige myndighed, som forpligtelsen er betalt til, skatteyderens identifikationsnummer, der entydigt identificerer dig til skattemyndigheden, den passivkonto, du bruger til at spore varerne, skatteformularlinjen, som du bruger til at indberette vare, reglerne som QuickBooks skal bruge til at beregne varen (såsom om varen er skattepligtig) og et par andre forskellige data. Efter at du har angivet alle disse oplysninger og klikket på knappen Udfør (som vises i det sidste vindue Tilføj ny lønpost), tilføjer QuickBooks den nye lønpost til listen med lønposter.

Menuen Lønpost indeholder kommandoer, der er nyttige til at arbejde med listen Lønposter. Ud over de kommandoer, du bruger til at tilføje et element til listen, giver menuen kommandoer til at slette lønposter, omdøbe lønposter, aktivere lønposter og udskrive listen over lønposter.

Sådan opsætter du QuickBooks 2019 klasseliste

QuickBooks lader dig bruge klasser til at adskille eller spore økonomiske data på måder, der ikke er mulige, når du bruger andre stykker af regnskabsoplysninger, såsom kontonummer, kunden, sælgeren, varen og så videre. En virksomhed kan bruge klasser, for eksempel til at adskille finansiel information efter butikker, forretningsenheder eller geografiske områder.

Følg disse trin for at oprette klasser:

1. Vælg kommandoen Lister → Klasseliste.
QuickBooks viser vinduet Klasseliste, som vist.

Vinduet Klasseliste.

Hvis du ikke kan se kommandoen Klasseliste, skal du vælge Rediger → Indstillinger, klikke på ikonet Regnskab, klikke på fanen Firmapræferencer og markere afkrydsningsfeltet Brug klassesporing til transaktioner.

2. For at oprette en ny klasse, vælg Klasse → Ny nederst i vinduet.

QuickBooks viser dialogboksen Ny klasse, som vist.

Dialogboksen Ny klasse.

3. For at navngive den nye klasse skal du indtaste et navn eller en forkortelse i feltet Klassenavn.

Bemærk, at du indtaster klassenavnet, hver gang du registrerer en transaktion, der falder ind i klassen. Af denne grund ønsker du ikke at oprette lange eller nemme at skrive forkerte klassenavne. Hold tingene korte, enkle og nemme.

4. Hvis den klasse, du opretter, faktisk er en underklasse af en overordnet klasse, skal du markere afkrydsningsfeltet Underklasse af og derefter vælge den overordnede klasse fra rullelisten Underklasse af.

5. Klik på OK for at gemme klassen.

Alternativt kan du klikke på Annuller for ikke at gemme klassen eller klikke på knappen Næste for at gemme klassen og få vist dialogboksen Ny klasse igen.

Hvis du ikke ønsker, at klassen skal bruges længere, kan du markere afkrydsningsfeltet Klassen er inaktiv.

Klassemenuen, som vises, når du klikker på knappen Klasse, indeholder også kommandoer til at redigere informationen om den valgte klasse, til at slette den valgte klasse, til at gøre den valgte klasse inaktiv og til at udskrive en liste over klasser samt flere andre nyttige kommandoer. Alle disse kommandoer er ret ligetil at bruge. Eksperimenter med dem for at finde ud af, hvordan de fungerer.

Sådan opsætter du en QuickBooks 2019-kundeliste

En kundeliste holder styr på alle dine kunder og kundeoplysninger, såsom fakturerings- og leveringsadresser.

Følg disse trin for at tilføje en kunde til kundelisten:

1. Vælg kommandoen Kunder → Kundecenter.

QuickBooks viser vinduet Kundeoplysninger.

Vinduet Kundeoplysninger.

2. For at tilføje en ny kunde skal du klikke på rullelisten Ny kunde og job og derefter vælge kommandoen Ny kunde.

QuickBooks viser vinduet Ny kunde.

Vinduet Ny kunde.

3. Brug boksen Kundenavn til at give kunden et kort navn.

Du behøver ikke indtaste kundens fulde navn i feltet Kundenavn. Disse oplysninger kan gå i boksen Firmanavn, vist på fanen Adresseoplysninger. Du vil bare have en forkortet version af kundenavnet, som du kan bruge til at henvise til kunden i QuickBooks regnskabssystem.

4. (Valgfrit) Hvis du fakturerer din kunde i en anden valuta end din sædvanlige hjemmevaluta, skal du vælge denne valuta fra rullelisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks, at du arbejder i flere valutaer - du ville have gjort dette under EasyStep Interview-opsætningsprocessen - QuickBooks vil have dig til at identificere, hvornår du fakturerer en kunde og opkræver betalinger fra en kunde i en anden valuta end din hjemmevaluta.

5. (Sædvanlig regel) Ignorer boksene Åbningssaldo og Som Af.

Du ønsker typisk ikke at indstille kundens åbningssaldo ved at bruge boksene Åbningssaldo og Som Af. Det er ikke den rigtige måde at indstille din nye debitorsaldo på. Hvis du gør dette, opsætter du i det væsentlige debetdelen af ​​en post uden den tilsvarende kreditdel. Senere bliver du nødt til at indtaste skøre, skøre journalposter for at rette op på din ufuldstændige bogføring. Men der findes en undtagelse fra den sædvanlige regel, som diskuteret i det følgende tip.

6. Brug boksene på fanen Adresseoplysninger til at angive firmanavn og kontaktoplysninger, herunder kontaktnavn, telefonnumre, faxnumre, e-mailadresser, fakturerings- og forsendelsesadresser og så videre.

Jeg vil ikke fortælle dig, at du skal indtaste nogens for- og efternavn i felterne Fuldt navn, eller at telefonnumrene på din kunde står i felterne mærket Hovedtelefon og Arbejdstelefon.

7. Klik på fanen Betalingsindstillinger for at få vist det viste sæt af bokse.

Du kan registrere kundens kontonummer, hans eller hendes kreditgrænse, betalingsbetingelser, foretrukne betalings- og leveringsmetoder og endda kreditkortoplysninger. Bemærk, at afkrydsningsfelterne Onlinebetalinger lader dig angive, at en kunde kan betale dig med et kreditkort eller bankoverførsel - men du skal allerede have konfigureret disse tjenester. Hvis du ikke har konfigureret tjenesterne, beder QuickBooks dig om at konfigurere dem, når du markerer et af disse felter.

Fanen Betalingsindstillinger.

8. (Valgfrit) Hvis du sporer moms, skal du klikke på fanen Momsindstillinger for at få vist de felter, du vil bruge til at identificere denne kundes momssats.

Fanen Momsindstillinger inkluderer for eksempel en Tax Code drop-down liste, som du bruger til at angive, hvilken momskode der gælder for denne bestemte kunde. Du kan også identificere den faktiske momsvare og, hvis det er relevant, videresalgsnummeret.

9. Giv en smule yderligere information om kunden.

Hvis du klikker på fanen Yderligere oplysninger, viser QuickBooks flere andre bokse, som du kan bruge til at indsamle og gemme kundeoplysninger. Du kan f.eks. bruge rullelisten Kundetype til at kategorisere en kunde, som passer ind i en bestemt kundetype. Og du kan bruge rullelisten Rep til at identificere kundens standardsælger. Til sidst kan du klikke på knappen Definer felter for at angive yderligere felter, som du ønsker at indsamle og rapportere til kunden.

Fanen Yderligere oplysninger.

10. (Valgfrit) Klik på fanen Jobinfo for at beskrive kundejobbet.

Fanen Jobinfo lader dig beskrive oplysninger, der er knyttet til et bestemt job, der udføres for en kunde. Du bruger fanen Jobinfo, hvis du ikke kun opretter en kunde, men også opretter et job for den pågældende kunde.

11. Når du er færdig med at beskrive kunden, skal du klikke på knappen Gem og luk eller Gem og ny for at gemme din beskrivelse.

Opsæt leverandørlisten i QuickBooks

Ligesom du bruger en kundeliste til at føre fortegnelser over alle dine kunder, bruger du en kreditorliste til at føre fortegnelser over dine leverandører. Ligesom en kundeliste giver en leverandørliste dig mulighed for at indsamle og registrere oplysninger, såsom leverandørens adresse, kontaktpersonen og så videre.

Følg disse trin for at tilføje en leverandør til din leverandørliste:

1. Vælg kommandoen Leverandører → Leverandørcenter.

Når du gør det, viser QuickBooks vinduet Leverandøroplysninger.

Vinduet Leverandøroplysninger.

2. For at tilføje en ny leverandør skal du klikke på rullelisten Ny leverandør og derefter vælge Ny leverandør.

QuickBooks viser vinduet Ny leverandør.

Vinduet Ny leverandør.

3. Giv leverandøren et navn i boksen Leverandørnavn.

Som det er tilfældet med kundelisten, bruger du dette navn til at henvise til leverandøren i QuickBooks. Af denne grund er en forkortelse fint. Du vil bare have noget, der er nemt at indtaste og nemt at huske.

4. (Valgfrit) Hvis du betaler din leverandør i en anden valuta end din sædvanlige hjemmevaluta, skal du vælge denne valuta fra rullelisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks, at du arbejder i flere valutaer - du ville have gjort dette under EasyStep Interview-opsætningsprocessen - vil QuickBooks have dig til at identificere, hvornår du modtager regninger fra eller betaler en leverandør i en anden valuta end din hjemmevaluta.

5. (Sædvanlig regel) Ignorer felterne Startsaldo og Som Af.

Gør ikke noget med boksene Åbningssaldo og As Of. Folk, der ikke ved bedre, bruger disse felter til at indtaste åbningsbalancen, der skylder en leverandør, og den dato, hvor beløbet skyldtes, men disse poster skaber først problemer senere. På et tidspunkt i fremtiden bliver denne stakkels sjæls revisor nødt til at finde og rette denne fejl. Som når du tilføjer nye kunder, eksisterer der dog en undtagelse fra den sædvanlige regel, som diskuteret i det følgende tip.

Selvom den sædvanlige regel er, at du ikke ønsker at angive en åbningsbalance for en leverandør, har denne regel en vigtig undtagelse. Du registrerer din kreditorsaldo på konverteringsdatoen ved at indstille en åbningssaldo for hver leverandør på konverteringsdatoen. Summen af ​​disse åbningssaldi er, hvad QuickBooks bruger til at bestemme din samlede gæld på konverteringsdatoen.

6. Angiv oplysninger om leverandørens adresse.

Fanen Adresseoplysninger indeholder en masse letforståelige bokse, som du bruger til at indsamle leverandørnavn og adresseoplysninger. Du indtaster, forudsigeligt, leverandørens fulde navn i feltet Firmanavn.

Du kan klikke på knapperne Rediger på fanen Adresseoplysninger for at få vist en anden dialogboks kaldet dialogboksen Rediger adresseoplysninger, som lader dig indtaste adressen i typisk adresse-, by-, stat- og postnummerformat. Knapperne Rediger vises til højre for adresseblokkene Faktureret fra og Sendt fra.

7. Angiv alle nødvendige yderligere oplysninger.

Fanen Betalingsindstillinger indsamler de mest relevante leverandøroplysninger, herunder kontonummer, kreditgrænse og betalingsbetingelser, men hvis du klikker på fanen Skatteindstillinger, fanen Kontoindstillinger eller fanen Yderligere oplysninger, viser QuickBooks en håndfuld andre bokse, der du kan bruge til at indsamle og gemme oplysninger:

• Fanen Skatteindstillinger giver dig mulighed for at indsamle leverandørens skatteidentifikationsnummer, så du (som nogle gange kræves af føderale skattelove) kan sende leverandøren en formular 1099 i slutningen af ​​året.
• Fanen Kontoindstillinger lader dig angive, hvilke konti QuickBooks skal bruge til at forududfylde kontofelter, når du indtaster en transaktion for leverandøren.
• Fanen Yderligere oplysninger giver dig mulighed for at kategorisere leverandøren efter type og lader dig også oprette andre brugerdefinerede felter.

Hvis du betaler en sælger for første gang, er en god retningslinje at få hans skatte-id-nummer. Hvis nogen ikke vil give dig sit skatte-id - og dermed gøre det umuligt for dig at indberette betalinger, du foretager til ham - er det sandsynligvis et tegn på, at der er noget galt.

Fanen Betalingsindstillinger.

8. Klik på OK.

Vinduet Ny leverandør lukkes, og du går tilbage til leverandørcenteret.

Hvis du klikker på fanen Kontoindstillinger (den fjerde fane tilgængelig i vinduet Ny leverandør), viser QuickBooks bokse, du kan bruge til at vise de konti, som du ønsker, at QuickBooks automatisk skal udfylde for dig, når du registrerer en check til en leverandør, eller når du optage en regning fra en leverandør. Hvis checken til telefonselskabet betaler telefonudgifter, for eksempel, kan du bede QuickBooks om at udfylde denne udgiftskategori, næste gang du indtaster en regning eller registrerer en check for at betale den pågældende leverandør. Den vil ikke indtaste et beløb, da beløbet (selvfølgelig) kan ændre sig, men du skal ikke søge på alle dine konti for at finde telefonudgifter, hvis du bruger denne mulighed.

Opsæt en liste over anlægsaktiver i QuickBooks

Hvis du vælger kommandoen Lister → Liste over anlægsaktiver, viser QuickBooks listevinduet med anlægsaktiver. Du kan bruge dette vindue til at se en liste over de anlægsaktiver - møbler, udstyr, maskiner, køretøjer og så videre - som du har købt. Det vil sige, at du kan se denne liste, når du har klikket på rullelisten Vare, valgt Ny og udfyldt vinduet Ny vare for hvert anlægsaktiv.

Du beskriver hvert anlægsaktiv ved at bruge vinduet Nyt element.

Listen over anlægsaktiver er ikke rigtig integreret med QuickBooks hovedbog. Du registrerer køb eller afhændelse af anlægsaktiver ved at bruge almindelige gamle QuickBooks-transaktioner. Du kan registrere købet af et bestemt anlægsaktiv blot ved at indtaste en check på sædvanlig måde. Og du kan registrere bortskaffelsen af ​​et anlægsaktiv ved at indtaste en finansjournal.

Listen over anlægsaktiver fungerer så bare som en selvstændig liste, der lader dig spore de anlægsaktiver, du har købt.

Opret en QuickBooks prisniveauliste

Et prisniveau ændrer salgsprisen op eller ned, når du laver ting som faktura. Du kan oprette et prisniveau, der svarer til en foretrukken kunderabat på specificerede varer. Når du opretter en faktura for disse varer, i stedet for at bruge standardprisen for varen (som vises i kolonnen Pris i vinduet Opret faktura), kan du vælge den foretrukne kunderabat på prisniveauet (i kolonnen Pris) for at bruge den foretrukne nedsatte pris. kunde.

For at oprette et prisniveau skal du vælge kommandoen Lister → Prisniveau. Når QuickBooks viser prisniveaulistevinduet (ikke vist), skal du klikke på rullelisten Prisniveau og derefter vælge Ny. Når QuickBooks viser dialogboksen Nyt prisniveau, skal du give prisniveauet et navn i tekstboksen Prisniveaunavn, bruge boksen Prisniveautype og liste til at angive, hvilke varer prisniveauet gælder for, og derefter bruge Juster pris og afrunding kasser for at indstille det nye prisniveaus priser. Når du klikker på OK, viser QuickBooks prisniveaulistevinduet igen - denne gang med dit nye prisniveau. Du kan redigere og slette eksisterende prisniveauer ved at bruge andre kommandoer, der bliver tilgængelige, når du klikker på knappen Prisniveau.

Opsæt en QuickBooks faktureringsprisniveauliste

En faktureringstakst angiver det beløb, du opkræver for servicevarer. Mens et advokatfirma måske kun sælger timevis af juridisk rådgivning, vil varen "juridisk rådgivning" f.eks. blive faktureret til forskellige satser for forskellige advokater. En advokat, der lige har afsluttet jurastudiet, kan få sin tid faktureret til én sats, mens en senior partner i firmaet kan fakturere til en anden, sandsynligvis meget højere sats.

For at indstille en faktureringstakst skal du vælge kommandoen Lister → Faktureringstakstniveauer. Når QuickBooks viser vinduet Billing Rate Level (ikke vist), skal du klikke på rullelisten Billing Rate Level og derefter vælge New for at få vist dialogboksen New Billing Rate Level. Du bruger dialogboksen Nyt faktureringstakstniveau til at definere en faktureringstakst, giver faktureringstakstniveauet et navn, og indstiller derefter en fast timepris for faktureringstakstniveauet eller forskellige timepriser for forskellige serviceelementer.

Når du har oprettet faktureringstakstniveauer med kommandoen Billing Rate Levels List, skal du i øvrigt forbinde disse niveauer med specifikke medarbejdere, så den korrekte sats bliver brugt, når en medarbejders tid faktureres. For at gøre dette skal du vise vinduet Medarbejdercenter ved at vælge kommandoen Medarbejdere → Medarbejdercenter. Højreklik derefter på medarbejderen, vælg Rediger medarbejder fra genvejsmenuen, klik på fanen Yderligere oplysninger, når QuickBooks viser dialogboksen Rediger medarbejder, og vælg den relevante faktureringssats i listeboksen Billing Rate Level.

Opsæt profillisterne

Hvis du vælger kommandoen Lister → Kunde- og leverandørprofilliste, viser QuickBooks en undermenu med kommandoer, som du bruger til at oprette nogle af de minilister, som QuickBooks bruger til at lette din bogføring og regnskab. Profillisterne omfatter lister over sælgere, kundetyper, leverandørtyper, jobtyper, betalingsbetingelser, kundebeskeder, betalingsmetoder, forsendelsesmetoder og køretøjer. De fleste af profillisterne er temmelig enkle at bruge. Hvis du f.eks. vælger kommandoen Salgsrepræsentantliste, viser QuickBooks vinduet med salgsrepræsentanter. Derefter klikker du på rullelisten Salgsrepræsentant og vælger Ny. QuickBooks viser dialogboksen Ny salgsrepræsentant.

Dialogboksen Ny sælger.

Hvis du stadig oplever en vis mængde regnskabsmæssig angst, så lad mig lige påpege, at du indtaster salgsrepræsentantens navn i feltet Sales Rep Name. Derefter, forsigtigt til vinden, indtaster du sælgerens initialer i boksen Sales Rep Initials. Når du klikker på OK, tilføjer QuickBooks sælgeren til din salgsrepræsentantliste.

De andre profillister fungerer på samme enkle, nedskalerede måde. Du vælger profillisten fra undermenuen, klikker på knappen Profilliste og vælger Ny. Når QuickBooks viser et vindue, bruger du en eller to bokse til at beskrive den nye profilliste.