Sådan opsætter du inventarelementer i QuickBooks 2019

Før du kan spore dit lager, skal du gøre to ting. Først skal du fortælle QuickBooks, at du vil spore beholdning. For at gøre dette skal du vælge Rediger → Indstillinger. Når QuickBooks viser dialogboksen Præferencer, skal du klikke på ikonet for varer og inventar på listen til venstre. Din skærm skal se bemærkelsesværdigt ud som den viste. (Du skal muligvis først klikke på fanen Firmapræferencer.) Sørg for, at afkrydsningsfeltet Beholdning og indkøbsordrer er aktive er markeret, og at en af ​​indstillingsknapperne Advar, hvis der ikke er nok lager til at sælge, er valgt.

Dialogboksen Præferencer for varer og inventar.

Her er den anden ting, du skal gøre: Opret en vareliste. Denne liste er en beskrivelse af alle varer, som du kunne tænke dig at sætte på en faktura. Med andre ord hører alle varer, som du bestiller og sælger, til på varelisten.

Du burde have konfigureret din første vareliste under QuickBooks-opsætningen. Hvis du har brug for at tilføje et element til din liste, skal du vælge Lister→ Item List. Klik derefter på knappen Element, vælg Ny fra rullemenuen, og udfyld vinduet Nyt element.

Når du har tændt for lagerbeholdningen og konfigureret (eller opdaterer) din vareliste, kan du spore din beholdning.

Når du læsser genstande af en lastbil, modtager dem med posten eller køber dem fra en gadehandler, skal du registrere genstandene, så QuickBooks kan spore din beholdning. Hvordan du registrerer varerne og betaler for dem afhænger af, om du betaler kontant på tøndehovedet, modtager en regning sammen med varerne eller modtager varerne uden regning (i så fald betaler du for varerne senere).

Og du kan have udfyldt en indkøbsordre (PO) for de varer, du modtager. Hvis det er tilfældet, bliver det lidt nemmere at modtage varerne. Jeg anbefaler kraftigt at udfylde en PO, når du bestiller varer, som du skal modtage og betale for senere.

Optag varer, som du betaler for på forhånd

Okay, du har lige købt tre porcelænskyllinger i basaren i Marrakesh, og nu vil du tilføje dem til dit lager og registrere købet. Hvordan registrerer du lagerbeholdning, du har betalt for i håndkøb? Ved at bruge vinduet Skriv checks, selvfølgelig - på samme måde som du registrerer alle andre regninger, du betaler for på forhånd.

Optag genstande, der ikke følger med en regning

Hvad sker der, hvis varerne kommer før fakturaen? Heldige dig - du har tingene, og du behøver ikke betale for det endnu. Du skal dog registrere den beholdning, du lige har modtaget, så du ved, at du har den ved hånden. Du kan ikke gøre det i vinduet Skriv checks, fordi du ikke vil skrive en check for at betale for tingene - i hvert fald ikke i et stykke tid. Hvordan registrerer du varer, du modtager, før du betaler for dem? Læs videre:

1. Vælg Leverandører → Modtag varer, eller klik på ikonet Modtag beholdning på startskærmen, og vælg muligheden for at modtage beholdning uden en regning.

Du ser vinduet Opret varekvitteringer, som vist. Dette vindue ligner vinduet Indtast regninger, men det viser Varekvittering. (Du ser vinduet Indtast regninger igen, når du modtager regningen for varer.)

Vinduet Opret varekvitteringer.

2. Udfyld den øverste del af vinduet.

Hvis du vil registrere varer fra en leverandør, der allerede er på leverandørlisten, skal du klikke på pil ned og derefter vælge leverandøren. Hvis leverandøren er en ny leverandør, skal du vælge Tilføj ny fra rullemenuen og derefter, i dialogboksen Ny leverandør, der vises, beskrive leverandøren i detaljer. Når du er færdig med dialogboksen Ny leverandør, skal du klikke på OK.

3. Klik på fanen Elementer.

Du skal kun klikke på fanen Elementer, hvis den ikke allerede er vist. Det er det sandsynligvis. Men computerbogskribenternes æreskodeks og en kompulsiv personlighed kræver, at jeg fortæller dig, at der er en anden fane - fanen Udgifter - og du kunne muligvis vise den i stedet for.

4. Flyt til kolonnen Element, og skriv et navn til elementet.

Læg mærke til pil ned i varekolonnen. Klik på den for at se varelisten. Står den vare, du betaler for, på denne liste? Hvis ja, klik på den. Hvis ikke, indtast et nyt elementnavn. Du ser meddelelsesboksen Vare ikke fundet. Klik på Ja, udfyld dialogboksen Nyt element, og klik derefter på OK.

Du kan lige så godt gå ned på følgesedlen og indtaste varerne på fanen Varer. Sørg for, at fanen Varer nøjagtigt viser, hvad der står på følgesedlen. Og læg en kort beskrivelse af varerne i Memo-feltet, fordi den beskrivelse kan vise sig at være nyttig senere, når du vil matche din varekvittering med regningen. Når du er færdig, skal vinduet Opret varekvitteringer ligne den foregående figur.

5. Angiv mængde og omkostninger som følger:

• Kolonnen Antal: Beskriv den mængde, du har modtaget.
• Omkostningskolonne: Beskriv varens enhedspris. Hvis varens enhedspris, du indtaster, repræsenterer en ændring, spørger QuickBooks, om du vil opdatere dens standardvarepris (som gemt i varelisten), og om du vil opdatere din standardpris for varen.

6. Klik på knappen Gem og ny eller knappen Gem og luk for at registrere de elementer, du lige har modtaget.

Varerne er officielt en del af dit lager. Varekvitteringen er indført i Kreditorregisteret. Ikke kun det, men du er også klar til, hvornår regningen kommer.

Betal for varer, når du får regningen

Varerne ankommer, og du udfylder en varekvittering. Tre uger går. Hvad er der i din postkasse? Hvorfor, det er regningen, selvfølgelig! Nu skal du indtaste en regning for de varer, som du modtog for tre uger siden. Dette job er nemt:

1. Vælg Leverandører→ Indtast regning for modtagne varer.

Eller fra startskærmen skal du klikke på ikonet Indtast regninger mod beholdning. Hvis du er i leverandørcenteret, skal du klikke på Nye transaktioner og derefter indtaste regning for modtagne varer. Dialogboksen Vælg varemodtagelse vises som vist.

Dialogboksen Vælg varemodtagelse.

2. Klik på rullemenuen Leverandør, og vælg navnet på den leverandør, der sendte dig regningen.

Du ser en eller flere varekvitteringer i boksen med den dato, du har sat på kvitteringen, dens referencenummer og det notat, du har skrevet på kvitteringen.

3. Vælg den varekvittering, som du vil indtaste en regning for, og klik derefter på OK.

Vinduet Indtast regninger vises som vist. Ser denne information bekendt ud? Det burde - det er de samme oplysninger, som du lægger i vinduet Opret varekvitteringer, kun nu arbejder du med en regning, ikke en kvittering.

Vinduet Indtast regninger.

4. Sammenlign fanen Varer i vinduet med regningen.

Betaler du for det, du modtog tidligere? Forsendelsesomkostninger og moms kan være blevet tilføjet din regning. Du skal muligvis også justere prisen, fordi du måske har gættet, da du optog modtagelsen af ​​varerne. Hvis det er tilfældet, skal du tilføje og justere de originale kvitteringsoplysninger ved at bruge fanen Varer. (Du kan klikke på knappen Genberegn for at tilføje de nye elementer.)

Hvor mange dage skal du betale denne regning? Forfalder det nu? Tag et kig på vilkårslinjen for at se, hvad denne leverandørs betalingsbetingelser er. Skift betalingsbetingelserne, hvis de er forkerte, ved at vælge en anden post i rullemenuen.

Du ønsker at betale dine regninger på det bedst mulige tidspunkt, men for at du kan gøre det, skal vilkårene i vinduet Indtast regninger matche leverandørens betalingsbetingelser.

5. Klik på Gem og ny eller Gem og luk for at registrere regningen.

Du skal selvfølgelig stadig betale leverandørens regning. Fair nok.

Optag varer og betal regningen på én gang

Antag, at du modtager regningen, når du modtager varerne. Genstandene bliver læsset af fra elefantens ryg, og elefantføreren bukker og giver dig regningen. Her er de trin, du følger:

1. Vælg Leverandører → Modtag varer og indtast regning.

Eller fra startskærmen skal du klikke på Modtag beholdning og derefter vælge indstillingen Modtag beholdning med fakturering der. Eller klik på Nye transaktioner i leverandørcenteret og derefter på Indtast regning for modtagne varer. Du ser vinduet Indtast regninger. Du er bekendt med dette vindue, og du ved præcis, hvad det er, og hvad det gør. Hvis du landede cold turkey på denne side ved hjælp af indekset, har du brug for at vide, for inventarformål, hvordan du registrerer de varer, du betaler for.

2. Udfyld den øverste del af vinduet.

Disse ting er ret grundlæggende. Vælg en leverandør fra rullemenuen, og sørg for, at leverandørens betingelser for betaling af denne regning vises korrekt. Hvis denne leverandør er ny, skal du vælge Tilføj ny. QuickBooks beder dig om at udfylde en informationsdialogboks om leverandøren. Gør det. Sørg for, at du udfylder linjen for forfalden faktura korrekt.

3. Klik på fanen Varer, og angiv alle de varer, du betaler for.

For at se emnelisten skal du flytte markøren til kolonnen Element og klikke på pil ned, der vises. Sørg for, at mængden og prisen på varerne er angivet korrekt på fanen Varer.

4. Klik på Gem og ny eller Gem og luk.

QuickBooks tilføjer de varer, du har angivet, til varelisten og gør dem til officielle dele af din beholdning.

Når du sælger ting

Måske har du bemærket lighederne mellem fanen Varer i vinduet Indtast regninger og boksen Antal/Varekode/Beskrivelse/Pris/Hver/Beløb nederst på en faktura. QuickBooks bruger begge til at holde inventar.

Når du sælger ting, justerer QuickBooks automatisk dit lager. Med andre ord, hvis du køber 400 porcelænskyllinger og sælger 350 af dem, har du kun 50 på hånden. QuickBooks opdaterer optegnelser for denne ændring. Ingen muss, ingen ballade. Gosh, er det ikke fantastisk? Ikke mere at ligge vågen om natten og spekulere på, om du har nok høns eller wombats eller hvad som helst. Det samme sker, når du laver kontantsalg. Når du angiver varerne på salgskvitteringen, antager QuickBooks, at de forlader dine hænder og trækker dem fra din beholdning.

En anden fin ting at bemærke om god lagerregnskab: I QuickBooks-vinduer, der lader dig indtaste lagervaremængder (såsom det vindue, du bruger til at registrere en faktura), sætter QuickBooks en lille knap inde i feltet Antal. Du kan klikke på denne knap for at se en dialogboks, der beskriver den aktuelle og fremtidige tilgængelighed af varen.

En moral i denne historie er "Hold en god, beskrivende vareliste." Den anden morale er "Indtast varer omhyggeligt på fanen Varer med checks og regninger og i boksen Vare/Beskrivelse/Mængde/Kurs/Beløb på salgskvitteringer og fakturaer."