Sådan opsætter du et QuickBooks 2015-job

I QuickBooks 2015 kan du spore fakturaer efter kunde eller efter kunde og job. Det lyder måske skørt, men nogle virksomheder fakturerer kunder (måske flere gange) for specifikke job. Tag tilfældet med en byggeunderleverandør, der udfører grundarbejde for en håndfuld bygherrer af enfamiliehuse. Denne byggeunderentreprenør fakturerer sandsynligvis sine kunder efter job, og han fakturerer hver kunde flere gange for samme opgave.

For eksempel fakturerer han Poverty Rock Builders for grundjobbet på 1113 Birch Street, når han hælder foden op og så igen, når han lægger blokken. Hos 1028 Fairview kræver det samme grundjob også mere end én faktura.

For at oprette job til kunder skal du først beskrive kunderne. Følg derefter disse trin:

Vælg Kunder→ Kundecenter.

QuickBooks viser vinduet Kundecenter.

Højreklik på den kunde, som du vil konfigurere et job for, vælg Tilføj job fra den kontekstuelle menu, der vises, og klik på fanen Tilføj job.

QuickBooks viser vinduet Nyt job. Du bruger dette vindue til at beskrive jobbet. En stor del af oplysningerne i dette vindue vises på fakturaen.

Tilføj jobnavnet.

Markøren er i tekstboksen Jobnavn. Indtast blot navnet på jobbet eller projektet.

(Valgfrit) Hvis du sporer kundens saldi efter job, skal du indtaste jobbets åbningssaldo .

Flyt markøren til tekstboksen Åbningssaldo, og indtast det samlede beløb, som kunden skylder på det job, du beskriver på konverteringsdatoen.

Indtast den aktuelle dato i tekstfeltet Som af.

Identificer kunden.

Hvis du ikke har valgt den forkerte kunde i trin 2, kan du tage et kig på rullelisten Kunde. Navngiver den den rigtige kunde? Hvis ikke, skal du aktivere rullelisten og vælge den korrekte kunde.

(Valgfrit) Navngiv din kontaktperson og udfyld andre relevante oplysninger.

Du kan indtaste navnet på din kontaktperson og den alternative kontaktperson i tekstfelterne Fuldt navn. QuickBooks udfylder kontakttekstfeltet for dig. Du behøver sandsynligvis ikke at få at vide dette, men udfyld telefon-, fax-, e-mail- og hjemmesidetekstboksene, bare så du har disse oplysninger ved hånden.

Indtast jobbets faktureringsadresse.

Du kan bruge tekstfeltet Bill To til at angive kundens jobfaktureringsadresse. Fordi chancerne er gode for, at jobfaktureringsadressen er den samme som kundens faktureringsadresse, kopierer QuickBooks faktureringsadressen fra kundelisten. Men foretag ændringer, hvis det er nødvendigt.

Vælg Send til-adressen.

Du kan bruge tekstfeltet Send til til at angive jobbets leveringsadresse. Klik på knappen Kopier, hvis forsendelsesadressen er den samme som Bill To-adressen.

Klik på fanen Betalingsindstillinger og beskriv kundens betalingsordninger.

Ved at bruge fanen Betalingsindstillinger kan du for eksempel registrere et kontonummer og foretrukken betalingsmetode. Du kan indstille kundens kreditgrænse ved at bruge boksen Kreditgrænse. Og du kan gemme kreditkortbetalingsoplysninger for kunder, der ønsker, at du opbevarer deres kortnumre.

(Massivt valgfrit) Klik på fanen Yderligere oplysninger og kategoriser jobbet.

Du kan bruge rullelisten Kundetype til at angive jobtypen. De eneste starttyper på standardlisten er Fra annonce, Henvisning, Detail og Engros. Du kan oprette andre typer ved at vælge Tilføj ny fra rullelisten Kundetype (så QuickBooks viser dialogboksen Ny kundetype) og derefter udfylde de tomme felter.

(Valgfrit) Klik på fanen Jobinfo og tilføj specifikke joboplysninger.

Du kan bruge rullelisten Jobstatus på fanen Jobinfo til at vælge Ingen, Afventer, Tildelt, Igangværende, Lukket eller Ikke tildelt, alt efter hvad der er mest passende. Startdatoen er naturligvis den dag, du starter jobbet. Som nogen ved, er den forventede slut og slutdatoen ikke nødvendigvis det samme. Udfyld ikke slutdatoen, før jobbet faktisk er afsluttet.

Feltet Jobbeskrivelse kan indeholde enhver nyttig information, du kan få plads til på én linje, og Jobtype er et ekstra felt, du kan bruge. (Hvis du bruger dette felt, kan du tilføje en ny jobtype ved at vælge Tilføj ny på listen Jobtype.)

Gem joboplysningerne ved at klikke på OK eller Næste.

Når du er færdig med at beskrive jobbet, har du to muligheder: Du kan klikke på OK for at tilføje jobbet til listen og vende tilbage til vinduet Kundecenter, eller du kan klikke på Næste for at tilføje jobbet til listen og beholde vinduet Nyt job på skærmen så du kan tilføje flere job.

Du kan redigere joboplysninger på samme måde, som du redigerer kundeoplysninger. Vis vinduet Kundecenter ved at vælge Kunde→ Kundecenter. Når QuickBooks viser vinduet, skal du dobbeltklikke på jobbet og foretage ændringerne i vinduet Rediger job, der vises.

For at tilføje et stort antal kunder eller job til kundelisten på samme tid, skal du vise vinduet Kundecenter, klikke på knappen Ny kunde og job og derefter vælge Tilføj flere kunder: Jobs. QuickBooks viser regnearket Tilføj/rediger flere listeposter, som lader dig indsamle og redigere alle de samme oplysninger, som de almindelige kunder og job-vinduer gør.

Du kan også inaktivere en medarbejder fra din liste, hvis den begynder at blive rodet med navne på medarbejdere, der ikke længere arbejder for dig. Du bør vente med at inaktivere dem, indtil året er omme, og W-2-formularerne er blevet udskrevet.