Sådan opsætter du en kundeliste i QuickBooks 2014

En kundeliste i QuickBooks holder styr på alle dine kunder og dine kundeoplysninger. For eksempel holder kundelisten styr på faktureringsadresser og leveringsadresser for kunder.

Følg disse trin for at tilføje en kunde til kundelisten:

1Vælg kommandoen Kunder→ Kundecenter.

QuickBooks viser vinduet Kundecenter.

2For at tilføje en ny kunde skal du klikke på knappen Ny kunde og job og derefter vælge kommandoen Ny kunde.

QuickBooks viser vinduet Ny kunde.

3Brug boksen Kundenavn til at give kunden et kort navn.

Du behøver ikke indtaste kundens fulde navn i feltet Kundenavn. Disse oplysninger kan gå i boksen Firmanavn, vist på fanen Adresseoplysninger. Du vil bare have en forkortet version af kundenavnet, som du kan bruge til at henvise til kunden i QuickBooks regnskabssystem.

4(Valgfrit) Hvis du fakturerer din kunde i en anden valuta end din sædvanlige hjemmevaluta, skal du vælge denne valuta på rullelisten Valuta.

Hvis du fortalte QuickBooks, at du arbejder i flere valutaer - du ville have gjort dette under EasyStep Interview-opsætningsprocessen - QuickBooks vil have dig til at identificere, hvornår du fakturerer en kunde og opkræver betalinger fra en kunde i en anden valuta end din hjemmevaluta.

(Bemærk: Valuta-rullelisten vises ikke i figuren, fordi funktionen til sporing af flere valutaer ikke er slået til.)

5(Sædvanlig regel) Ignorer åbningsbalancen og As Of-boksene.

Du ønsker typisk ikke at indstille kundens åbningssaldo ved at bruge boksene Åbningssaldo og Som Af. Det er ikke den rigtige måde at indstille din nye debitorsaldo på. Hvis du gør dette, opsætter du i det væsentlige debetdelen af ​​en post uden den tilsvarende kreditdel.

Senere bliver du nødt til at gå ind og indtaste skøre, skøre journalposter for at rette op på din ufuldstændige bogføring. Men der findes en undtagelse fra den sædvanlige regel.

Selvom den sædvanlige regel er, at du ikke ønsker at angive en åbningsbalance for en kunde, har denne regel en vigtig undtagelse. Du registrerer din debitorsaldo på konverteringsdatoen ved at indstille en åbningssaldo for hver kunde på konverteringsdatoen. Summen af ​​disse åbningssaldi er, hvad QuickBooks bruger til at bestemme dine samlede tilgodehavender på konverteringsdatoen.

6Brug boksene på fanen Adresseoplysninger til at angive firmanavn og kontaktoplysninger, herunder kontaktnavn, telefonnumre, faxnumre, e-mail-adresser, fakturerings- og forsendelsesadresser og så videre.

Indtast en persons for- og efternavn i felterne Fuldt navn, og din kundes telefonnumre står i felterne mærket Hovedtelefon og Arbejdstelefon.

7Klik på fanen Betalingsindstillinger for at få vist det viste sæt af bokse.

Du kan registrere kundens kontonummer, hans eller hendes kreditgrænse, betalingsbetingelser, foretrukne betalings- og leveringsmetoder og endda kreditkortoplysninger.

8(Valgfrit) Hvis du sporer moms, skal du klikke på fanen Momsindstillinger for at få vist de felter, du vil bruge til at identificere denne kundes momssats.

Fanen Momsindstillinger inkluderer for eksempel en Tax Code drop-down liste, som du bruger til at angive, hvilken momskode der gælder for denne bestemte kunde. Du kan også identificere den faktiske momsvare og, hvis det er relevant, videresalgsnummeret.

9 Angiv lidt yderligere information om kunden.

Hvis du klikker på fanen Yderligere oplysninger, viser QuickBooks flere andre bokse, som du kan bruge til at indsamle og gemme kundeoplysninger. For eksempel kan du bruge rullelisten Kundetype til at kategorisere en kunde, som passer ind i en bestemt kundetype.

Og du kan bruge rullelisten Rep til at identificere kundens standardsælger. Du kan også klikke på knappen Definer felter for at angive yderligere felter, som du ønsker at indsamle og rapportere for kunden.

10(Valgfrit) Klik på fanen Jobinfo for at beskrive kundejobbet.

Fanen Jobinfo lader dig beskrive oplysninger, der er knyttet til et bestemt job, der udføres for en kunde. Du bruger fanen Jobinfo, hvis du ikke kun opretter en kunde, men også opretter et job for den pågældende kunde.

Når du er færdig med at beskrive kunden, skal du klikke på knappen Gem og luk eller Gem og ny for at gemme din beskrivelse.