Sådan oprettes og udskrives en rapport i QuickBooks 2016

Når du har besluttet, hvilken QuickBooks-rapport du har brug for, skal du blot vælge den fra den relevante menu eller fra vinduet Rapportcenter. For at oprette en standardresultatrapport, skal du f.eks. vælge Rapporter → Virksomhed og finans → Resultat- og tabsstandard eller vælge den fra Rapportcenter. Eller dobbeltklik på rapportbilledet i vinduet Rapportcenter.

Afhængigt af hvor meget data QuickBooks skal behandle, kan du muligvis se en bygningsrapportboks, før rapporten vises på skærmen i al sin pragt. Her er en standard resultatopgørelse eller en resultatopgørelse.

En standard resultatopgørelse.

Hvis du ser en Tilpas rapport-dialogboks i stedet for en rapport, kan du bede QuickBooks om at ændre denne indstilling. For at gøre det skal du vælge Rediger → Indstillinger og derefter klikke på ikonet Rapporter og grafer i listen til venstre. Klik på fanen Mine præferencer, hvis du har en, og den ikke allerede er valgt. Fjern markeringen fra afkrydsningsfeltet Spørg mig om at ændre rapportindstillinger, før du åbner en rapport.

Du kan ikke se hele skærmversionen af ​​en rapport, medmindre din rapport er meget lille (eller din skærm er uhyrligt stor). Brug Page Up- og Page Down-tasterne på dit tastatur til at rulle op og ned, og brug Tab- og Shift+Tab-tasterne til at flytte til venstre og højre. Eller, hvis du elsker mus, kan du bruge rullepanelet.

For at udskrive en rapport skal du klikke på knappen Udskriv øverst i rapporten og vælge Rapport fra rullemenuen, der vises. QuickBooks viser dialogboksen Udskriv rapporter. For at acceptere de givne specifikationer, som næsten altid er fine, skal du klikke på knappen Udskriv. Du vil aldrig gætte, hvad der derefter sker: QuickBooks udskriver rapporten!

Dialogboksen Udskriv rapporter.

Første gang du udskriver en rapport, viser QuickBooks en dialogboks for udskrivningsfunktioner, der forklarer et par ting om mekanikken ved valg og udskrivning af rapporter.

Du kan vælge alternativknappen Filer i panelet Udskriv til for at bede QuickBooks om at gemme rapporten som en fil i stedet for at udskrive den. Du kan derefter vælge filformatet: ASCII-tekstfil, kommasepareret fil eller tabulatorsepareret fil. Du kan bruge enten separeret filformat, hvis du vil åbne filen senere med et regnearksprogram, såsom Microsoft Excel. Når du har klikket på Udskriv, skal du bruge dialogboksen Opret diskfil, der vises, til at angive filnavnet og lagerplaceringen.

Både menuen Filer og rapportvinduets undermenu Udskriv giver en Gem som PDF-kommando, som du kan bruge til at oprette en PDF-version af rapporten, der vises i rapportmenuen. Vælg blot kommandoen og giv et navn til PDF'en, når QuickBooks beder om det.

Orienteringsindstillingerne fortæller QuickBooks, hvordan rapporten skal vises på papiret. Indstillingerne for sideområde angiver de sider, du vil udskrive. Afkrydsningsfelterne Tilpas rapport til xx side(r) bred og Tilpas rapport til xx sider høj giver dig mulighed for at formindske rapporten, så den passer til det antal sider, du angiver. Formålet med afkrydsningsfeltet Udskriv i farve (kun farveprintere) er ret indlysende.

QuickBooks inkluderer to sideskift-muligheder til at oprette nemmere at læse rapporter:

• Marker det første afkrydsningsfelt (Smart Page Breaks) for at beholde elementer, der hører til i den samme gruppe, på den samme side.

• Marker det andet afkrydsningsfelt for at give hver hovedgruppe sin egen side.

• Du kan også få vist rapporten ved at klikke på knappen Eksempel.