Sådan opretter du startprøvebalancen for QuickBooks 2014-opsætning

Uanset om du bruger Express Start-versionen eller Advanced Setup/EasyStep Interview-versionen af ​​QuickBooks-opsætningsprocessen, får du faktisk ikke en komplet prøvesaldo i QuickBooks virksomhedsfil blot ved at konfigurere. Du får kun din bankkonto, tilgodehavender, inventar og kreditorsaldi i QuickBooks.

Alligevel skal du også indtaste alle de manglende oplysninger om prøvebalancen i QuickBooks for at begynde at få gode rapporter ud af QuickBooks og bruge QuickBooks til at levere økonomiske data til dine selvangivelser.

For at registrere resten af ​​din startprøvesaldo, registrerer du en journalpostering. Journalposten registrerer de resterende prøvesaldobeløb for alle dine andre konti på konverterings- eller startdatoen: andre konti end dine bankkonti, debitorer, kreditorer og inventar.

Som et simpelt eksempel for at vise dig, hvordan dette fungerer, antag, at du har prøvebalancen vist i tabellen. Bemærk venligst, at der ikke er registreret nogen saldo for en bankkonto, ingen saldo er registreret for tilgodehavender (fordi denne konto ikke engang vises i prøvebalancen), og ingen saldi registreres for inventar eller kreditorer (fordi disse konti har nul saldi på konverteringsdatoen).

En prøvebalance

I forbindelse med dette eksempel (men ikke det næste eksempel), er kassebeholdningen ikke en bankkonto, men faktisk kontanter: en skrivebordsskuffe fuld af brugte sedler med lav pålydende værdi med ikke-følgende serienumre.

Figuren viser, hvordan vinduet Lav generelle journalposter ser ud, når det registrerer de manglende forsøgssaldooplysninger fra tabellen. Efter at denne bogføring er registreret, er prøvesaldoen korrekt på startdatoen.

Hvis du vil prøve dette på egen hånd uden yderligere instruktioner, skal du vælge kommandoen Firma→Foretag generelle journalposter. Når QuickBooks viser vinduet Generelle journalposter, skal du bruge kolonnerne Konto, Debet og Kredit til at registrere din journalpostering.

Hvis ideen om at lave en dagbogspost skræmmer dig, kan du finde dig selv i lidt af en agurk. Du skal blive fortrolig med at arbejde med dobbelt bogholderi for at opsætte QuickBooks på et andet tidspunkt end i begyndelsen af ​​året.

Det betyder desværre, at hvis du opsætter QuickBooks engang i midten af ​​året, skal du indtaste en generel journalpost for at rette op på det underlige, som QuickBooks-opsætningen skaber. Hvis du ikke ved, hvordan dobbelt bogholderi fungerer - hvis debet og krediteringer ikke er dine venner - har du sandsynligvis brug for at få nogens hjælp.

Dette burde ikke være et stort projekt, hvis du beslutter dig for at ringe til din CPA. Hvis hun kommer over til dit kontor, og hvis du har prøvebalancen klar til hende, bør det kun tage hende et par minutter at indtaste den nødvendige generelle journalpostering. Måske kan du købe hende en god frokost, og det vil afgøre resultatet.

Du vil sandsynligvis ikke være så heldig at få din startprøvesaldojournalpostering så enkel. Du bliver sandsynligvis nødt til at håndtere en bankkonto og med kontosaldi på dine tilgodehavender, kreditorer eller lagerkonti.

Antag, at du har prøvesaldierne vist i denne tabel. Bemærk, at i dette eksempel (i modsætning til det foregående eksempel), er den første viste konto - den med $5.000 - en bankkonto.

En prøvebalance

Her er den vanskelige del af registreringen af ​​denne prøvebalance. Du behøver ikke - jeg gentager, behøver ikke - at registrere alle disse oplysninger om prøvebalancen gennem en journalpost. Fordi bankkontoen, debitorer, kreditorer og lagerandele allerede er blevet registreret, hvis du tilføjede kunde-, leverandør-, vare- og bankkontooplysninger under QuickBooks-opsætningsprocessen, skal du blot indtaste resten af ​​prøvebalancen.

Fordi du ikke vil registrere hele prøvesaldoen, vil din journalpost ikke kun ikke matche din faktiske prøvesaldo, men den vil heller ikke balancere. For at få det til at balancere, sætter du derfor forskellen ind på en konto, som QuickBooks leverer til netop denne form for bogføringsvanvid: Åbningsbalancens egenkapitalkonto.