Sådan opretter du startprøvebalancen for QuickBooks 2013-opsætning

Uanset om du bruger Express Start-versionen eller Advanced Setup/EasyStep Interview-versionen af ​​QuickBooks-opsætningsprocessen, får du faktisk ikke en komplet prøvesaldo ind i QuickBooks-virksomhedsfilen blot ved at konfigurere. Forudsat at du følger instruktionerne og tipsene i de foregående afsnit, får du kun din bankkonto, tilgodehavender, inventar og kreditorsaldi i QuickBooks.

Alligevel skal du også indtaste alle de manglende oplysninger om prøvebalancen i QuickBooks for at begynde at få gode rapporter ud af QuickBooks og bruge QuickBooks til at levere økonomiske data til dine selvangivelser.

For at registrere resten af ​​din startprøvesaldo, registrerer du en journalpostering. Journalposten registrerer de resterende prøvesaldobeløb for alle dine andre konti på konverterings- eller startdatoen: andre konti end dine bankkonti, debitorer, kreditorer og inventar.

Som et simpelt eksempel for at vise dig, hvordan dette virker, antag, at du har prøvebalancen vist i følgende tabel.

En prøvebalance

Bemærk venligst, at der ikke er registreret nogen saldo for en bankkonto, ingen saldo er registreret for tilgodehavender (denne konto vises ikke engang i prøvebalancen), og ingen saldi registreres for lagerbeholdning eller kreditorer (fordi disse konti har nul saldi på konverteringsdatoen).

I dette eksempel er kassebeholdningen ikke en bankkonto, men er faktisk kontanter: en skrivebordsskuffe fuld af brugte sedler med lav pålydende værdi med ikke-sekventielle serienumre.

Den næste figur viser, hvordan vinduet Lav generelle kladdeposter ser ud, når det registrerer de manglende oplysninger om prøvebalancen. Efter at denne bogføring er registreret, er prøvesaldoen korrekt på startdatoen.

Vælg kommandoen Firma→ Foretag journalindtastning. Når QuickBooks viser vinduet Generelle journalposter, skal du bruge kolonnerne Konto, Debet og Kredit til at registrere din journalpostering.

Hvis ideen om at lave en dagbogspost skræmmer dig, kan du finde dig selv i lidt af en agurk. Du skal blive fortrolig med at arbejde med dobbelt bogholderi for at opsætte QuickBooks på et andet tidspunkt end i begyndelsen af ​​året.

Det betyder desværre, at hvis du opsætter QuickBooks engang i midten af ​​året, skal du indtaste en generel journalpost for at rette op på det underlige, som QuickBooks-opsætningen skaber. Hvis du ikke ved, hvordan dobbelt bogholderi fungerer - hvis debet og krediteringer ikke er dine venner - har du sandsynligvis brug for at få nogens hjælp.

Bemærk: Dette burde ikke være et stort projekt - bare hvis du beslutter dig for at ringe til din CPA. Hvis din CPA kommer over til dit kontor, og hvis du har prøvesaldoen klar til hende, bør det kun tage hende et par minutter at indtaste den nødvendige generelle journalpostering. Måske kan du købe hende en god frokost, og det vil afgøre resultatet.

Et virkeligt eksempel til afslutning

Okay, sande tilståelser. Eksemplet jeg giver i de foregående fire afsnit? Du vil sandsynligvis ikke være så heldig at få din startprøvesaldojournalpostering så enkel. Du bliver sandsynligvis nødt til at håndtere en bankkonto og med kontosaldi på dine tilgodehavender, kreditorer eller lagerkonti. Jeg viser dig derfor nu, hvordan dette fungerer.

Antag, at du har prøvesaldierne vist i tabel 1-2. Bemærk, at i dette eksempel (i modsætning til det foregående eksempel), er den første viste konto - den med $5.000 - en bankkonto.

Endnu en prøvebalance

Her er den vanskelige del af registreringen af ​​denne prøvebalance. Du behøver ikke at registrere alle disse oplysninger om prøvesaldo via en journalpost. Fordi bankkontoen, debitorer, kreditorer og lagerandele allerede er blevet registreret, hvis du tilføjede kunde-, leverandør-, vare- og bankkontooplysninger under QuickBooks-opsætningsprocessen, skal du blot indtaste resten af ​​prøvebalancen.

Fordi du ikke vil registrere hele prøvesaldoen, vil din journalpost ikke kun ikke matche din faktiske prøvesaldo, men den vil heller ikke balancere. For at få det til at balancere, sætter du derfor forskellen ind på en konto, som QuickBooks leverer til netop denne form for bogføringsvanvid: Startbalance Equity-kontoen (se følgende figur).