Sådan opretter du en tilpasset fakturaformular i QuickBooks 2010

Selvom du kan vælge en foruddefineret fakturaformularskabelon til dine fakturaer, giver QuickBooks 2010 dig mere fleksibilitet end som så. Du kan også oprette brugerdefinerede fakturaformularskabeloner for at designe en faktura, der ser ud, som du ønsker.

1Vælg Kunder→Opret fakturaer.

Vinduet Opret fakturaer vises.

2Klik på knappen Tilpas.

QuickBooks viser vinduet Tilpas QuickBooks Forms.

3Klik på knappen Tilpas datalayout.

Hvis du klikker på knappen Tilpas datalayout, bør QuickBooks vise dialogboksen Grundlæggende tilpasning.

Alternativt kan du klikke på knappen Opret nyt design for at gå til et websted, der leder dig gennem en fuldgyldig grafisk designsession til fakturaformularen. Følg blot webstedets instruktioner, som vises på websiderne.

4Klik på knappen Administrer skabeloner.

Dialogboksen Administrer skabeloner vises.

5Vælg den fakturaskabelon, du vil tilpasse.

QuickBooks leverer i første omgang en tilpasset fakturaskabelon og en finansieringsgebyrskabelon, som du kan tilpasse.

Alternativt kan du vælge en af ​​de eksisterende skabeloner og derefter klikke på Kopier for at oprette og derefter tilpasse en af ​​disse skabeloner, mens du beholder originalen.

6 Klik på OK.

QuickBooks lukker dialogboksen Administrer skabeloner og vender dig tilbage til dialogboksen Grundlæggende tilpasning.

7For at tilføje et logo til dine fakturaer skal du markere afkrydsningsfeltet Brug logo.

QuickBooks viser dialogboksen Vælg billede.

8Vælg den grafiske billedfil, der viser dit logo i dialogboksen Vælg billede.

Dialogboksen Vælg billede fungerer som en standard dialogboks for åben fil i Windows.

9For at tilføje farve til dine fakturaer skal du vælge det farveskema, du vil bruge, på rullelisten Vælg farveskema og derefter klikke på knappen Anvend farveskema.

Tilføj kun farve, hvis du har en farveprinter og er ligeglad med, om du bruger en mindre formue på farvet blæk.

10Hvis du vil ændre skrifttypen, skal du vælge den bit af tekst, du ønsker, fra listen Skift skrifttype til og klikke på knappen Skift skrifttype.

QuickBooks viser dialogboksen Eksempel.

11Brug indstillingerne for skrifttype, skrifttypestil og størrelse i dialogboksen Eksempel til at angive, hvordan den valgte tekstbit skal se ud.

Dialogboksen Eksempel indeholder en prøveboks, der viser, hvordan dine skrifttypeændringer ser ud.

12Når du har fuldført din specifikation af skrifttypen, skal du klikke på OK.

Dialogboksen Eksempel lukkes.

13I sektionen Firma- og transaktionsoplysninger i dialogboksen Grundlæggende tilpasning skal du markere de afkrydsningsfelter, der svarer til de oplysninger, du vil inkludere.

Hvis du ønsker, at firmanavnet skal vises på fakturaformularen - det betyder, at du ikke bruger brevpapir eller fortrykte fakturaformularer - skal du markere afkrydsningsfeltet Firmanavn.

14(Valgfrit) Klik på knappen Yderligere tilpasning.

Hvis knappen Yderligere tilpasning ikke vises nederst i dialogboksen Basic Customization - og i nogle versioner af QuickBooks gør den det ikke - klik på Annuller-knappen.

QuickBooks viser dialogboksen Yderligere tilpasning. Du kan ikke bruge dialogboksen Yderligere tilpasning, hvis du arbejder med en af ​​standardfakturaskabelonerne - kun hvis du arbejder med en kopi. Derfor kan QuickBooks bede dig om at lave en kopi af en fakturaskabelon.

15I fanen Overskrift skal du indtaste de oplysninger, du ønsker skal vises i den øverste del af vinduet Opret fakturaer og i det øverste område af en faktisk udskrevet fakturaformular.

Disse oplysninger angiver fakturanummeret, fakturadatoen og fakturerings- og forsendelsesoplysningerne.

16Brug afkrydsningsfelterne Standardtitel til at angive, om formulartitlen skal vises på skærmversionen af ​​fakturaen og på den udskrevne version af fakturaen.

Skærmversionen vises i vinduet Opret fakturaer.

17Indtast formulartitlen i tekstfeltet Standardtitel.

Indtast den beskrivende sætning, du ønsker skal vises øverst på dine fakturaer.

18Brug afkrydsningsfelterne Dato til at angive, om datoen skal vises på skærmen og udskrive versioner af fakturaen.

Medtag også hvilken etiket der skal bruges til at beskrive fakturadatoen.

19Klik på fanen Kolonner i dialogboksen Yderligere tilpasning.

Fanen Kolonner åbnes.

20 Angiv, hvilke kolonner du vil have vist ved at markere afkrydsningsfelter og indtaste beskrivende etiketter i titeltekstboksene.

Brug afkrydsningsfelterne Skærm og Udskriv til at angive, om et bestemt stykke information på kolonneniveau skal vises som en kolonne i vinduet Opret fakturaer eller på den faktisk oprettede faktura.

21Placer kolonnerne i den rækkefølge, du ønsker, ved at indtaste værdier i varerækkefølge-tekstboksene.

Hvis varenummeret eller koden skal stå i den første kolonne til venstre, indtaster du f.eks. værdien 1 i tekstboksen Varebestilling.

22(Valgfrit) Klik på fanen Prog Cols.

På denne fane kan du tilføje og fjerne oplysninger såsom det bestilte beløb, det tidligere fakturerede beløb og eventuelle restordrede beløb.

23 Klik på fanen Sidefod.

På denne fane kan du angive, hvilke oplysninger der skal vises i vinduet Opret fakturaer under kolonneområdet og på den faktiske udskrevne faktura under kolonneområdet.

24Hvis du ønsker, at der skal vises en smule sidefodsinformation, skal du markere afkrydsningsfeltet Skærm og afkrydsningsfeltet Udskriv; for at ændre den bit af tekst, som QuickBooks bruger, skal du redigere indholdet af tekstboksen Titel.

Sidefodoplysningerne inkluderer en kundemeddelelse, fakturasummen, betalings- og kreditoplysninger, et forfaldssaldofelt og (valgfrit) en længere tekstboks.

25 Klik på fanen Udskriv.

På denne fane kan du kontrollere, hvordan QuickBooks udskriver fakturaer, der bruger den skabelon, du har tilpasset.

26Vælg en alternativknap øverst på fanen.

Alternativknapperne øverst på fanen lader dig angive, at QuickBooks, når du udskriver denne specifikke fakturaskabelon, skal bruge de almindelige gamle fakturaprinterindstillinger eller andre specielle udskriftsindstillinger.

27 Klik på OK.

QuickBooks gemmer dine ændringer og lukker dialogboksen Yderligere tilpasning.