Sådan opretter du en rigtig indkøbsordre i QuickBooks 2012

En indkøbsordre tjener et simpelt formål: Den fortæller en leverandør, at du vil købe en vare. Faktisk er en indkøbsordre en købskontrakt. Følg disse trin for at bruge QuickBooks 2012 til at oprette indkøbsordrer:

Fortæl QuickBooks, at du vil oprette en indkøbsordre ved at vælge Leverandører → Opret indkøbsordrer.

Hvis menuen Leverandører ikke indeholder kommandoen Opret indkøbsordrer, ved QuickBooks ikke, at du vil oprette indkøbsordrer.

Brug rullelisten Leverandørmenu til at identificere den leverandør, du vil købe varen af.

Leverandørrullelisten viser hver af leverandørerne på din kreditorliste.

(Valgfrit) Klassificer købet ved hjælp af rullelisten Klasse.

(Valgfrit) Angiv en anden Send til-adresse i rullelisten Send til.

Drop-downlisten Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og medarbejdere. Du vælger Send til-adressen ved at vælge et af disse andre navne. Når du har valgt en post fra Send til-listen, udfylder QuickBooks feltet Send til-adresse med de relevante oplysninger.

Vinduet Opret indkøbsordrer indeholder nogle standard og velkendte knapper og bokse: Forrige, Næste, Udskriv, Find, Stavning, Historik og Skabelon.

Bekræft købsordredatoen.

Til at begynde med sætter QuickBooks den aktuelle systemdato i Dato-boksen. Du skal dog bekræfte, at den dato, som QuickBooks angiver som købsordredato, er korrekt. Dette er kontraktdatoen. Ofte sætter datoen kontraktlige vilkår - såsom antallet af dage, inden for hvilket varen skal sendes.

Bekræft indkøbsordrenummeret.

Indkøbsordrenummeret eller PO-nummeret identificerer entydigt indkøbsordredokumentet. QuickBooks nummererer sekventielt indkøbsordrer for dig og placerer det relevante nummer i PO No.-boksen. Det gæt, som QuickBooks gør om det rigtige indkøbsordrenummer, er normalt korrekt. Hvis det ikke er korrekt, kan du indtaste et erstatningsnummer.

Bekræft leverandøren og send til oplysningerne.

Leverandørblokken og forsendelsesblokeringen identificerer den leverandør, du køber varen fra, og den adresse, som du ønsker, at leverandøren skal sende forsendelsen til. Disse oplysninger bør være korrekte, hvis din leverandørliste er opdateret, og du har brugt rullelisten Send til korrekt til at identificere, om nødvendigt, en alternativ Send til-adresse.

Bekræft ikke desto mindre, at oplysningerne vist i disse to adresseblokke er korrekte. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, skal du selvfølgelig rette dem. Du kan redigere adresseblokoplysninger ved at vælge de forkerte oplysninger og derefter genindtaste det, der skal vises.

Beskriv hver vare, du ønsker at bestille.

Du bruger kolonnerne i vinduet Opret indkøbsordrer til i detaljer at beskrive hver vare, du vil bestille som en del af købet. Hver genstand går på sin egen række. For at beskrive en vare, som du vil købe fra leverandøren, skal du angive følgende informationer:

• Vare: I varekolonnen registrerer du det unikke varenummer for den vare, du vil købe. Husk at varer skal indtastes eller beskrives i varelisten. Det vigtigste at vide om varelisten er, at alt, hvad du ønsker at vise på fakturaen - eller for den sags skyld på en indkøbsordre - skal beskrives i varefilen.

• Beskrivelse: I kolonnen Beskrivelse beskriver du det element, du vælger. Du kan også redigere feltet Beskrivelse, så det giver mening for kunder eller leverandører.

• Antal: Kolonnen Antal angiver mængden af ​​den vare, du ønsker. I dette felt indtaster du naturligvis det antal varer, du ønsker.

• Pris: Kolonnen Pris angiver prisen pr. enhed eller pris pr. enhed for varen. Bemærk, at QuickBooks bruger forskellige etiketter til denne kolonne afhængigt af den type virksomhed, du har oprettet.

• Kunde: Kolonnen Kunde identificerer den kunde, som varen er købt til.

• Beløb: Kolonnen Beløb viser det samlede forbrug for varen. QuickBooks vil beregne beløbet for dig ved at gange mængden med satsen (eller prisen). Du kan også redigere kolonnebeløbet. I dette tilfælde justerer QuickBooks satsen (eller prisen), så mængde gange sats altid er lig med beløbet.

• Klasse: I kolonnen Klasse klassificerer du indkøbsordrevarer på vareniveau i stedet for på indkøbsordreniveau.

Du indtaster en beskrivelse af hver vare, der skal medtages på indkøbsordren. Det betyder for eksempel, at hvis du vil bestille seks varer fra en leverandør, skal din indkøbsordre indeholde seks linjer med information.

Udskriv indkøbsordren.

Formålet med at registrere en indkøbsordre i QuickBooks er at oprette en formel registrering af et køb. Du ønsker næsten altid at sende denne indkøbsordre til leverandøren. Indkøbsordren fortæller leverandøren præcis, hvad du vil købe, og den pris, du er villig til at betale. For at udskrive indkøbsordren kan du klikke på knappen Udskriv. Du kan også udskrive indkøbsordrer senere i en batch; for at gøre det skal du gemme alle de indkøbsordrer, du vil oprette, og derefter vælge kommandoen Fil->Udskriv formularer→ Indkøbsordrer.

Gem indkøbsordren.

For at gemme din indkøbsordre skal du enten klikke på knappen Gem og luk eller knappen Gem og ny. Hvis du klikker på knappen Gem og ny, gemmer QuickBooks denne indkøbsordre og viser en tom version af vinduet Opret indkøbsordrer igen, så du kan registrere en anden indkøbsordre.