Sådan opretter du en revisorkopi af QuickBooks-datafilen

Din klient opretter revisorens kopi af QuickBooks-datafilen ved at bruge hans version af QuickBooks og den rigtige datafil, og opretter derefter enten en fil, som han eller hun sender til dig (såsom via posten eller via e-mail) eller den pågældende Intuit , producenten af ​​QuickBooks, sender til dig. Heldigvis er processen meget ligetil på begge måder.

Manuel håndtering af revisors kopi

Her er, hvad din klient skal gøre, hvis klienten vil tage sig af at sende filen til dig:

Vælg kommandoen Fil → Opret kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopi og spørger klienten, om han vil

• En sikkerhedskopi af filen, som er en anden kopi af den QuickBooks-fil, du opretter (normalt), så du har en kopi af filen, hvis der skulle ske noget slemt med den originale QuickBooks-datafil.

• En bærbar kopi af filen, som er en ægte, levende kopi af QuickBooks-datafilen, der er blevet en smule formindsket i størrelse, så det er lettere at flytte rundt (såsom ved at sende filen som en vedhæftet fil via e-mail).

• En revisors kopi af filen.

  

  Den første Gem kopi eller sikkerhedskopi dialogboks.

Vælg Accountant's Copy, og klik derefter på Næste for at fortsætte.

Bekræft, at du virkelig ønsker en revisorkopi.

QuickBooks viser derefter en anden dialogboks, der insisterer på, at din stakkels stressede klient bekræfter, at han virkelig vil have en revisorkopi i stedet for blot en bærbar kopi af filen.

Den anden dialogboks Gem kopi eller sikkerhedskopi.

Angiv en delingsdato.

Når en klient klikker på knappen Næste for at fortsætte med oprettelsen af ​​en revisors kopi, spørger QuickBooks ham om opdelingsdatoen. Transaktioner, der falder inden denne dato kan redigeres kun inde revisors kopi. Transaktioner, der falder efter denne dato, kan redigeres i både revisors kopi og kundens kopi.

Klik på Næste for at fortsætte.

En anden meddelelse dukker op, der fortæller klienten, at QuickBooks skal lukke alle vinduer for at oprette en revisors kopi.

Klik på OK.

QuickBooks viser en opdateret Gem revisors kopi-dialogboks, vist her.

En opdateret Gem revisors kopi-dialogboks.

Navngiv revisorens kopi.

Brug boksen Filnavn i dialogboksen Gem revisors kopi til at navngive revisorens kopi af QuickBooks datafil. Om nødvendigt kan klienten også bruge rullelisten Gem i til at angive, hvor revisors kopi af QuickBooks-datafilen skal gemmes.

Klienten skal huske, hvor revisors kopi af filen bliver gemt. Denne fil gives til revisoren - via e-mail eller snail mail, eller på en disk - så han kan bruge den.

Opret filen.

Efter at klienten har navngivet revisorens kopi af datafilen og om nødvendigt angiver, hvor revisors kopi skal gemmes, klikker klienten på Gem. QuickBooks gemmer en revisors kopi af QuickBooks datafil.

Derefter overføres denne datafil til revisor af kunden . Med andre ord skal klienten snail-maile eller e-maile filen.

Din e-mail-udbyder kan begrænse størrelsen af ​​vedhæftede filer (inklusive QuickBooks-filer), som du kan sende via e-mail. Hvis størrelsen gør dig dårligt, kan du uploade QuickBooks-filen til Intuit-webstedet ved at vælge Fil → Send firmafil → Bogholders kopi → Klientaktiviteter → Send til revisor. Intuit sender revisoren en besked med et klikbart link, som hun kan bruge til at få fat i filen.

Bogholderkopier bruger tre filtyper. Accountant Transfer File (med filtypenavnet .qbx) er, hvad en klient opretter og giver til revisoren. Den faktiske bogholderkopi (med filtypenavnet .qba) er, hvad revisor arbejder med, efter at han eller hun har åbnet bogholderoverførselsfilen. Endelig er der Accountant Export File (med filtypenavnet .qby), som indeholder de ændringer, der går tilbage til klienten.

Det er klart, at det måske faktisk ikke er din klient, der tager disse trin; du skal muligvis gøre det beskidte arbejde. I begge tilfælde er det dog sådan, processen fungerer. Bemærk dog, at realtidsbesparelsen for revisoren og omkostningsbesparelsen for kunden opstår, når du kan få kunden til at vælge kommandoen og arbejde med dialogboksen. Så kan du opkræve fakturerbar tid for rent faktisk at arbejde med QuickBooks-data i stedet for at fifle med filen.

Elektronisk fremsendelse af revisors kopi

Din klient kan også sende en kopi af QuickBooks revisors kopi elektronisk ved at bruge Intuits filoverførselstjeneste. For at gøre dette vælger klienten Fil → Send firmafil → Bogholders kopi → Klientaktiviteter → Send til revisor. QuickBooks giver instruktioner på skærmen til at sende eller uploade revisorens kopi til Intuit-serveren, inklusive trinene til at tilføje en adgangskode for at sikre den uploadede fil.

Efter at revisors kopi er uploadet, sender Intuit-serveren revisoren en e-mail med et link, som revisor kan bruge til at downloade revisors kopifil. Som nævnt giver klienten en adgangskode for at begrænse adgangen til den downloadede fil, så revisor har brug for denne adgangskode fra klienten før download. Revisoren har også brug for en QuickBooks adgangskode for at åbne den downloadede fil.

Du vil bruge kommandoen Send firmafil eller få dine kunder til at bruge kommandoen Send firmafil, hvis du kan. Kommandoen Send Company File sparer dig for meget klage og tænderskæren. Det giver også en meget sikker måde at dele revisors kopier på. Linket i den e-mail-besked, du får fra Intuit, udløber efter et par dage. Derfor, hvis din klient sender dig filen på den første dag af din to-ugers ferie, vil linket ikke fungere, når du kommer tilbage til kontoret. Linket vil være udløbet.