Sådan opretter du en revisorkopi af datafiler i QuickBooks 2011

QuickBooks gør det nemmere for revisorer at arbejde med klientdatafiler. Du kan få klienten til at bruge Accountant's Copy-funktionen i QuickBooks og blot e-maile eller snail-maile dig en kopi af QuickBooks datafil. Du kan derefter gennemgå denne revisors kopi af datafilen, foretage de rettelser eller ændringer, der er passende, og derefter sende de ændringer, der skal foretages, tilbage til kunden. Klienten kan derefter nemt importere disse ændringer til sin eksisterende QuickBooks-fil og gå sin glade vej. Ret pænt, ikke?

Din klient opretter revisorens kopi af QuickBooks datafil ved at bruge hans version af QuickBooks og den rigtige datafil. Heldigvis er processen meget ligetil. Her er, hvad din klient skal gøre:

Vælg Fil → Bogholders kopi → Klientaktiviteter → Gem fil.

QuickBooks viser først en besked, der spørger klienten, om han vil have enten

• En revisor ' s kopi af filen.

• En bærbar kopi eller sikkerhedskopi af filen.

Du kan også oprette en revisorkopi ved at vælge Filer→Opret kopi og derefter vælge knappen Bogholderkopi.

En bærbar fil er en ægte, levende kopi af QuickBooks-datafilen, der er blevet en smule formindsket i størrelse, så det er nemmere at flytte rundt (såsom ved at sende filen som en vedhæftet fil via e-mail). En backup- fil er en sikkerhedskopi, anden kopi af QuickBooks-filen, du opretter (normalt), så du har en kopi af QuickBooks-datafilen, hvis der skulle ske noget slemt med den originale QuickBooks-datafil.

Vælg Accountant's Copy, og klik derefter på Næste for at fortsætte.

Angiv en delingsdato.

Transaktioner, der falder inden denne dato kan redigeres kun inde revisors kopi. Transaktioner, der falder efter disse data, kan redigeres i både revisors kopi og kundens kopi.

Klik på Næste for at fortsætte.

En anden meddelelse dukker op, der fortæller klienten, at QuickBooks skal lukke alle vinduer for at oprette en revisors kopi. QuickBooks kan også bede klienten om at indsætte en disk.

Klik på OK, og indsæt disken (hvis nødvendigt).

QuickBooks viser dialogboksen Gem revisors kopi.

Navngiv revisorens kopi og vælg, hvor den skal gemmes.

Klienten skal huske, hvor revisors kopi af filen bliver gemt. Denne fil gives til revisor - via e-mail, snail-mail eller gemt på en disk - for at revisor kan bruge den.

Klik på Gem.

Klienten skal så få denne datafil til dig.

Din e-mail-udbyder kan begrænse størrelsen af ​​vedhæftede filer (inklusive QuickBooks-filer), som du kan sende eller modtage via e-mail. Hvis størrelsen ødelægger tingene, kan du uploade QuickBooks-filen til Intuit-webstedet ved at vælge Fil → Accountants kopi → Klientaktiviteter → Send til revisor. Intuit sender dig derefter en besked med et klikbart link, som du kan bruge til at få fat i filen.

Det er klart, at det måske faktisk ikke er din klient, der tager disse trin; du skal muligvis gøre det beskidte arbejde. I begge tilfælde er det dog sådan, processen fungerer. Bemærk dog, at realtidsbesparelsen for revisoren og omkostningsbesparelsen for kunden opstår, når du kan få kunden til at vælge kommandoen og arbejde med dialogboksen. Du kan derefter opkræve fakturerbar tid for rent faktisk at arbejde med QuickBooks-data i stedet for at pille ved filen.