Sådan opretter du en QuickBooks 2019-indkøbsordre

En QuickBooks indkøbsordre tjener et simpelt formål: Den fortæller en leverandør, at du vil købe en vare. Faktisk er en indkøbsordre en købskontrakt.

Mange små virksomheder bruger ikke indkøbsordrer. Men når de vokser til en vis størrelse, beslutter mange virksomheder at bruge dem, fordi indkøbsordrer bliver permanente registreringer af varer, som de har bestilt. Desuden formaliserer brugen af ​​indkøbsordrer ofte købsprocessen i en virksomhed. Du kan for eksempel beslutte, at ingen i dit firma kan købe noget, der koster mere end $100, medmindre han eller hun får en indkøbsordre. Hvis kun du kan udstede indkøbsordrer, har du effektivt kontrolleret indkøbsaktiviteter gennem denne procedure.

Sådan opretter du en rigtig QuickBooks indkøbsordre

Følg disse trin for at bruge QuickBooks til at oprette indkøbsordrer:

Fortæl QuickBooks, at du vil oprette en indkøbsordre ved at vælge Leverandører → Opret indkøbsordrer.

QuickBooks viser det viste vindue.

Hvis menuen Leverandører ikke indeholder kommandoen Opret indkøbsordrer, ved QuickBooks ikke, at du vil oprette indkøbsordrer.

Brug rullelisten Leverandør til at identificere den leverandør, som du vil købe varen fra.

Rullelisten Leverandør viser hver af leverandørerne på din leverandørliste.

(Valgfrit) Klassificer købet ved hjælp af rullelisten Klasse.

Bemærk, at du ikke kan se en rulleliste for klasse, medmindre du har slået klassesporing til.

(Valgfrit) Vælg en anden Send til-adresse fra rullelisten Send til i øverste højre hjørne.

Drop-downlisten Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og medarbejdere. Du ændrer Send til-adressen ved at vælge et af disse andre navne. Når du har valgt en post fra Send til-listen, udfylder QuickBooks feltet Send til-adresse med de relevante oplysninger.

Bekræft købsordredatoen.

Til at begynde med sætter QuickBooks den aktuelle systemdato i boksen Dato. Du skal dog bekræfte, at den dato, som QuickBooks angiver som købsordredato, er korrekt. Dette er kontraktdatoen. Ofte sætter datoen kontraktlige vilkår, såsom antallet af dage, inden for hvilket varen skal sendes.

Bekræft indkøbsordrenummeret.

Indkøbsordrenummeret eller PO-nummeret identificerer entydigt indkøbsordredokumentet. QuickBooks nummererer sekventielt indkøbsordrer for dig og placerer det relevante nummer i PO No.-boksen. Det gæt, som QuickBooks laver om det rigtige indkøbsordrenummer, er normalt korrekt. Hvis det ikke er korrekt, kan du indtaste et erstatningsnummer.

Bekræft leverandøren og send til oplysningerne.

Leverandørblokken og forsendelsesblokeringen identificerer den leverandør, du køber varen fra, og den adresse, som du ønsker, at leverandøren skal sende forsendelsen til. Disse oplysninger bør være korrekte, hvis din leverandørliste er opdateret, og du har brugt rullelisten Send til korrekt til at identificere, om nødvendigt, en alternativ Send til-adresse.

Bekræft ikke desto mindre, at oplysningerne vist i disse to adresseblokke er korrekte. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, skal du selvfølgelig rette dem. Du kan redigere adresseblokoplysninger ved at vælge de forkerte oplysninger og derefter genindtaste det, der skal vises.

Beskriv hver vare, du ønsker at bestille.

Du bruger kolonnerne i vinduet Opret indkøbsordrer til i detaljer at beskrive hver vare, du vil bestille som en del af købet. Hver genstand går i sin egen række. For at beskrive en vare, som du vil købe fra leverandøren, skal du angive følgende informationer:

• Vare: I varekolonnen registrerer du det unikke varenummer for den vare, du vil købe. Husk at varer skal indtastes eller beskrives i varelisten. Det vigtigste at vide om varelisten er, at alt, hvad du ønsker at vise på fakturaen - eller for den sags skyld i en indkøbsordre - skal beskrives i varefilen.

• Beskrivelse: I kolonnen Beskrivelse beskriver du det element, du vælger. Du kan også redigere feltet Beskrivelse, så det giver mening for kunder eller leverandører.

• Antal: Kolonnen Antal angiver mængden af ​​den vare, du ønsker. I dette felt indtaster du naturligvis det antal varer, du ønsker.

• Pris: Kolonnen Pris angiver prisen pr. enhed eller pris pr. enhed for varen. Bemærk, at QuickBooks bruger forskellige etiketter til denne kolonne afhængigt af den type virksomhed, du har oprettet.

• Kunde: Kolonnen Kunde identificerer den kunde, som varen er købt til.

• Klasse: I kolonnen Klasse klassificerer du indkøbsordrevarer på vareniveau i stedet for på indkøbsordreniveau. Bemærk, at du ikke kan se denne kolonne, medmindre du har slået klassesporing til.

• Beløb: Kolonnen Beløb viser det samlede forbrug for varen. QuickBooks beregner beløbet for dig ved at gange mængden med satsen (eller prisen). Du kan redigere kolonnebeløbet. I dette tilfælde justerer QuickBooks satsen (eller prisen), så mængde gange sats altid er lig med beløbet.

Du indtaster en beskrivelse af hver vare, der skal indgå i indkøbsordren. Det betyder for eksempel, at hvis du vil bestille seks varer fra en leverandør, skal din indkøbsordre indeholde seks linjer med information.

Udskriv indkøbsordren.

Formålet med at registrere en indkøbsordre i QuickBooks er at oprette en formel registrering af et køb. Du ønsker næsten altid at sende denne indkøbsordre til leverandøren. Indkøbsordren fortæller leverandøren præcis, hvad du vil købe, og den pris, du er villig til at betale.

For at udskrive indkøbsordren kan du klikke på knappen Udskriv. Du kan også udskrive indkøbsordrer i en batch senere, hvis du markerer afkrydsningsfeltet Udskriv senere (tilgængeligt på fanen Hoved), når du opretter indkøbsordrer, gemmer alle de indkøbsordrer, du vil udskrive senere, og derefter vælger Filer. Kommandoen →Udskriv formularer→ Indkøbsordrer.

Gem indkøbsordren.

For at gemme din indkøbsordre skal du enten klikke på knappen Gem og luk eller knappen Gem og ny. Hvis du klikker på knappen Gem og ny, gemmer QuickBooks denne indkøbsordre og viser en tom version af vinduet Opret indkøbsordrer igen, så du kan registrere en anden indkøbsordre.

Køb ordretips og tricks i QuickBooks 2019

Her er et par vigtigere observationer:

• Ikke alle køb fortjener en indkøbsordre. Hvis du ikke er vant til at arbejde med indkøbsordrer, er det nemt at gå overbord, når du begynder at bruge dette praktiske værktøj. Ikke desto mindre skal du huske på, at ikke alle køb garanterer indkøbsordrer (se næste punkt).
• Brug indkøbsordrer til at administrere indkøb. Typisk bruger virksomheder indkøbsordrer som en måde at kontrollere og dokumentere indkøb på. Faktisk kræver mange køb ikke rigtig en indkøbsordre. Beløb, som du har accepteret at købe, som er dokumenteret gennem standardkontrakter - såsom regninger fra telefonselskabet, gasselskabet og din udlejer - behøver naturligvis ikke indkøbsordrer. Desuden behøver beskedne indkøb, såsom kontorartikler, ofte ikke indkøbsordrer. Du har helt sikkert brug for en måde at kontrollere disse udgifter på, men indkøbsordrer er sandsynligvis ikke vejen at gå.
• Overvej andre, komplementære kontrolværktøjer. Andre budgetkontroller, såsom "godkendelse fra supervisor" eller et simpelt budget, fungerer ofte lige så godt.