Sådan opretter du en indkøbsordre i QuickBooks 2010

Du kan bruge QuickBooks til at oprette en indkøbsordre til din virksomhed. En indkøbsordre fortæller en leverandør, at du vil købe en vare. Faktisk er en indkøbsordre en købskontrakt.

1Vælg Leverandører→ Opret indkøbsordrer.

QuickBooks viser vinduet Opret indkøbsordrer.

2Vælg den leverandør, som du vil købe varen hos, på rullelisten Leverandør.

Rullelisten Leverandører inkluderer hver af leverandørerne på din Leverandørliste.

3(Valgfrit) Klassificer købet ved at bruge rullelisten Klasse.

Du kan bruge klasser til at angive, hvilken del af din virksomhed købet gælder for.

4(Valgfrit) Skift adressen ved at vælge et navn på rullelisten Send til.

Drop-downlisten Send til viser en liste over alle dine kunder, leverandører og medarbejdere. Når du har valgt en post fra Send til-listen, udfylder QuickBooks feltet Send til-adresse med de relevante oplysninger.

5Bekræft købsordredatoen.

Til at begynde med sætter QuickBooks den aktuelle systemdato i Dato-boksen. Du bør dog bekræfte, at datoen QuickBooks indtaster som købsordredato er korrekt.

6Bekræft indkøbsordrenummeret.

Indkøbsordren eller PO-nummeret identificerer entydigt indkøbsordredokumentet. QuickBooks nummererer sekventielt indkøbsordrer for dig og placerer det relevante nummer i PO No.-boksen. Det gæt, som QuickBooks laver om det rigtige indkøbsordrenummer, er normalt korrekt. Hvis det ikke er korrekt, kan du indtaste et erstatningsnummer.

7Bekræft leverandøren og send til information.

Leverandørblokken og forsendelsesblokeringen identificerer den leverandør, du køber varen fra, og den adresse, som du ønsker, at leverandøren skal sende forsendelsen til. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, skal du selvfølgelig rette dem. Du kan redigere adresseblokoplysninger ved at vælge de forkerte oplysninger og derefter genindtaste det, der skal vises.

8I kolonnen Vare skal du notere det unikke varenummer for den vare, du vil købe.

Husk at varer skal indtastes eller beskrives i varelisten. Det vigtigste at vide om varelisten er, at alt, hvad du ønsker at vise på fakturaen - eller for den sags skyld på en indkøbsordre - skal beskrives i varefilen.

9I kolonnen Beskrivelse skal du indtaste nogle detaljer om det element, du vælger.

Du kan også redigere feltet Beskrivelse, så det giver mening for kunder eller leverandører.

10 Angiv mængden af ​​den vare, du ønsker, i kolonnen Antal.

Selvfølgelig skal du indtaste nummeret på den pågældende vare, du ønsker.

11I kolonnen Pris skal du indtaste prisen pr. enhed eller pris pr. enhed for varen.

QuickBooks bruger forskellige etiketter til denne kolonne afhængigt af den type virksomhed, du har oprettet.

12 Indtast kundens navn i kolonnen Kunde.

I denne formular er kunden den person, som varen er købt til.

13(Valgfrit) I kolonnen Beløb skal du justere det samlede forbrug for varen.

QuickBooks beregner beløbsværdien for dig ved at gange mængden med satsen (eller prisen). Hvis du justerer denne total, justerer QuickBooks satsen (eller prisen), så mængde gange sats altid er lig med beløbet.

14I kolonnen Klasse skal du klassificere indkøbsordrevarer på vareniveau i stedet for på indkøbsordreniveau.

Du indtaster en beskrivelse af hver vare, der skal medtages på indkøbsordren. Hvis du f.eks. vil bestille seks varer fra en leverandør, skal din indkøbsordre indeholde seks linjer med information.

15Klik på knappen Udskriv for at udskrive indkøbsordren.

Du kan også udskrive indkøbsordrer senere i en batch; for at gøre det skal du gemme alle de indkøbsordrer, du vil oprette, og derefter vælge Fil → Udskriv formularer → Indkøbsordrer.

16Klik enten på knappen Gem og luk eller knappen Gem og ny.

Hvis du klikker på knappen Gem og ny, gemmer QuickBooks denne indkøbsordre og viser en tom version af vinduet Opret indkøbsordrer igen, så du kan registrere en anden indkøbsordre.