Sådan opretholder du god regnskabskontrol med QuickBooks

QuickBooks tillader flere brugere. Mange virksomheder, efter at de vokser til en vis størrelse, har brug for at understøtte flere brugere med adgang til regnskabsoplysninger og muligheden for, i nogle tilfælde, at oprette regnskabstransaktioner. Desværre skaber flere regnskabssystembrugere risiko for virksomhedsejeren.

Ved at have adgang til regnskabssystemet kan brugere enten uforvarende indføre fejl i regnskabssystemet eller desværre med vilje snyde en virksomhed. Af disse grunde er her en liste over nogle QuickBooks kontrolteknikker, som en virksomhedsejer eller virksomhedsleder kan bruge til at minimere utilsigtede fejl og minimere muligheden for tyveri.

• Sammenlign jævnligt antal fysiske beholdninger med beholdningsregnskaber. Beholdningen krymper, desværre. Folk - nogle gange ansatte, men ofte pseudokunder som f.eks. butikstyve - stjæler inventar. Derfor er en ting, du skal gøre, både for at minimere dit lagertab og for at vedligeholde nøjagtige regnskaber, regelmæssigt at sammenligne fysiske optællinger af din beholdning med, hvad dine regnskaber viser.

  Denne tilgang til ofte at tælle de mest værdifulde og nemmest at stjæle genstande opnår to ting:

  • Lagersvind identificeres hurtigt.

  • Virksomhedsejeren kan minimere lagersvind ved at identificere den type lager, der oftest bliver stjålet, eller endda når lageret oftest stjæles.

• Afstem bankkonti. En ting, som virksomhedsejere bør gøre, er at afstemme deres egne bankkonti. Ofte sker medarbejdertyveri af regnskabspersonale, da medarbejdere finder ud af, hvordan man skriver checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke kan se. En sikker måde at finde en fiktiv og svigagtig transaktion på er at få ejeren til at afstemme kontoudtoget.

  Hvis ejeren afstemmer kontoudtoget, kan hun sammenligne bankens regnskab for kontoen med virksomhedens QuickBooks regnskab. Eventuelle åbenlyse uoverensstemmelser kan rettes, hvilket betyder, at QuickBooks regnskaber er mere nøjagtige. Derudover har enhver ustabil, mistænkelig transaktion en tendens til at blive tydelig, når virksomhedsejeren ser nøje på checks.

• Adskil regnskab fra fysisk depot, hvor det er muligt. I en lille virksomhed er det svært altid at adskille regnskabet for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet. Det er f.eks. svært at adskille lagerregnskabet fra fysisk opbevaring eller adgang til det pågældende lager.

• Træn medarbejdere i brugen af ​​QuickBooks. Du bør uddanne medarbejdere til at bruge QuickBooks, hvis du har en virksomhed af enhver størrelse af to grundlæggende årsager:

  • En person, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelige til at lave utilsigtede fejl.

  • Rodede regnskaber camouflerer medarbejdertyveri.

• Luk din QuickBooks-fil. Hvis du tager et regnskabsprincipperkursus, vil du opdage, at afslutning betyder et sæt bogføringsprocedurer, som nogen udfører for at nulstille indtægts- og udgiftskonti, så indtægter og udgifter nemt kan beregnes fra det nye år. I QuickBooks betyder lukning noget andet.

  Men du vil stadig lukke QuickBooks-filen for at bevare integriteten af ​​dine data. Sådan gør du: Vælg kommandoen Rediger → Indstillinger, vælg Regnskab, vælg fanen Virksomhedsindstillinger, og klik derefter på knappen Slutdato Indstil dato/adgangskode. Når QuickBooks beder dig, skal du angive en lukkedato og adgangskode.

  Efter du har givet disse oplysninger, forbyder eller begrænser QuickBooks brugere i at ændre eller indtaste transaktioner dateret før slutdatoen. (Kun personer med adgangskoden kan foretage ændringer i eller indtaste transaktioner med datoer, der er tidligere end slutdatoen.)

• Administrer dit QuickBooks regnskabssystem. Mange virksomhedsejere ser ikke regnskabssystemet som værende andet end et værktøj til at producere fakturaer, lønsedler og oplysninger, der kræves til den årlige selvangivelse. Desværre betyder det fjerne forhold til regnskabssystemet, at virksomhedsejere ofte ikke føler det store behov for aktivt at styre, hvad der sker med regnskabssystemet.

  Et regnskabssystem bør være et værktøj, som du bruger til at styre din virksomhed bedre. Og det kan være det. Men hvis det skal være et værktøj til bedre at styre din virksomhed, skal du styre systemet.

  Du kan ret nemt sikre dig, at folk gør den slags ting, de skal gøre, ved at lave nogle simple tjeklister.

En prøve på månedlig regnskabsto-do-liste

En prøve på årsregnskabsopgaveliste