Sådan opretholder du god regnskabskontrol med QuickBooks 2011

Mange virksomheder, efter at de vokser til en vis størrelse, har brug for at understøtte flere QuickBooks-brugere med adgang til regnskabsoplysninger og evnen til i nogle tilfælde at oprette regnskabstransaktioner. Desværre skaber det en risiko for virksomhedsejeren at have flere regnskabssystembrugere.

Ved at have adgang til QuickBooks kan brugere enten uforvarende introducere fejl i regnskabssystemet eller, desværre, med vilje snyde en virksomhed. Her er en liste over nogle QuickBooks kontrolteknikker, som en virksomhedsejer eller virksomhedsleder kan bruge til at minimere utilsigtede fejl og muligheden for tyveri:

• Sammenlign jævnligt antal fysiske beholdninger med beholdningsregnskaber. Denne tilgang opnår to ting:

  • Lagersvind identificeres hurtigt.

  • Virksomhedsejeren kan minimere lagersvind ved at identificere den type lager, der oftest bliver stjålet, eller endda når lageret oftest stjæles.

• Afstem bankkonti. En ting, som virksomhedsejere bør gøre, er at afstemme deres egne bankkonti. Ofte sker medarbejdertyveri af regnskabspersonale, da medarbejdere finder ud af, hvordan de skal skrive checks på virksomhedens bankkonto, som ejeren ikke kan se. Hvis ejeren afstemmer kontoudtoget, kan hun sammenligne bankens regnskab for kontoen med virksomhedens QuickBooks regnskab.

• Adskil regnskab fra fysisk depot, hvor det er muligt. I en lille virksomhed er det svært altid at adskille regnskabet for en aktivitet fra den fysiske forældremyndighed eller det fysiske ansvar for den pågældende aktivitet. Uanset hvor du kan adskille fysisk depot fra regnskab, sker der en indbygget fejlkontrol. Den person, der foretager regnskabet, kontrollerer indirekte de fysiske depotmænds varetagelse af aktivet. Du kan bede din CPA om hjælp til at udtænke måder at adskille fysisk opbevaring af aktiver fra regnskabs- og bogføringsopgaver.

• Lær medarbejderne at bruge QuickBooks. Du bør uddanne medarbejdere til at bruge QuickBooks, hvis du har en virksomhed af enhver størrelse af to grundlæggende årsager:

  • En person, der ved, hvordan man bruger QuickBooks, er mindre tilbøjelige til at lave utilsigtede fejl.

  • Rodede regnskaber camouflerer medarbejdertyveri. Træning betyder ikke kun mere nøjagtige regnskaber, men også, at du er mindre tilbøjelig til at have et miljø, der fremmer tyveri eller underslæb.

• Administrer dit QuickBooks regnskabssystem. Et regnskabssystem bør være et værktøj, som du bruger til at styre din virksomhed bedre. For at systemet skal fungere, skal du administrere det system. Du kan ret nemt sikre dig, at folk gør den slags ting, de skal gøre, ved at lave nogle simple tjeklister. Disse kan du bruge som udgangspunkt for at konstruere din egen liste over ting, som regnskabsmedarbejderen eller kontorchefen skal lave hver måned eller i slutningen af ​​hvert år.

En prøve på månedlig regnskabsto-do-liste

• Data sikkerhedskopieret og flyttet offsite

• Bankkonti afstemt

• Alle fakturaer, kreditnotaer, kontoudtog ude

• Eventuelle mellemregningskonti ryddet op

• Regnskab afleveret

• Undtagelser rapporteret (f.eks. forfaldne fakturaer, regninger, indkøbsordrer, underlagerede lagervarer)

En prøve på årsregnskabsopgaveliste

• Juster prøvebalancen

• Brænd CD med årsafslutningsnumre for permanent registrering

• Overvej at rydde op i datafiler, hvis de er enorme

• Luk år, når det virkelig er gjort