Sådan laver du en QuickBooks 2014-datafilkopi

QuickBooks 2014 gør det nemmere for revisorer at arbejde med klientdatafiler. Overvej dette scenarie: Du har en kunde, der har brug for hjælp til at afslutte årets regnskabsperiode.

Du har to valg. Først kan du køre over til hans butik, sandsynligvis sidde fast i trafikken undervejs, og finde dig selv i tvivl om, hvorvidt du kan fakturere kunden 150 $ for din rejsetid. For det andet kan du få kunden til at bruge Accountant's Copy-funktionen i QuickBooks til at sende dig en kopi af QuickBooks-datafilen.

Du kan gennemgå denne revisors kopi af datafilen, foretage de rettelser eller ændringer, der er passende, og derefter sende de ændringer, der skal foretages, tilbage til kunden. Klienten kan nemt importere disse ændringer til sin eksisterende QuickBooks-fil og fortsætte sin glade vej. Ret pænt, ikke?

Din klient opretter revisorens kopi af QuickBooks-datafilen ved at bruge hans version af QuickBooks og den rigtige datafil og opretter derefter enten en fil, som han eller hun sender til dig (såsom via posten eller via e-mail) eller som Intuit, producenten af ​​QuickBooks, sender til dig. Heldigvis er processen meget ligetil på begge måder.

Her er, hvad din klient skal gøre, hvis klienten vil tage sig af at sende filen til dig:

Vælg kommandoen Fil → Bogholders kopi → Klientaktiviteter → Gem fil.

QuickBooks viser en besked, der spørger klienten, om han vil

• En revisors kopi af filen

• En bærbar kopi eller sikkerhedskopi af filen

Du kan også oprette en revisorkopi ved at vælge Filer→Opret kopi og derefter klikke på knappen Bogholderkopi.

En bærbar fil er en ægte, levende kopi af QuickBooks-datafilen, der er blevet en smule formindsket i størrelse, så det er nemmere at flytte rundt (såsom ved at sende filen som en vedhæftet fil via e-mail). En backup-fil er en anden kopi af QuickBooks-filen, du opretter (normalt), så du har en kopi af filen, hvis der skulle ske noget slemt med den originale QuickBooks-datafil.

Vælg Accountant's Copy, og klik derefter på Næste for at fortsætte.

Angiv en delingsdato.

Når en klient klikker på knappen Næste for at fortsætte med oprettelsen af ​​en revisors kopi, beder QuickBooks ham om opdelingsdatoen. Transaktioner, der falder før denne dato, kan kun redigeres inde i revisors kopi. Transaktioner, der falder efter denne dato, kan redigeres i både revisors kopi og kundens kopi.

Klik på Næste for at fortsætte.

En anden meddelelse dukker op, der fortæller klienten, at QuickBooks skal lukke alle vinduer for at oprette en revisors kopi. QuickBooks kan også bede klienten om at indsætte en disk.

Klik på OK, og indsæt disken (om nødvendigt).

QuickBooks viser en opdateret Gem revisors kopi-dialogboks.

Navngiv revisorens kopi.

Brug boksen Filnavn i dialogboksen Gem revisors kopi til at navngive revisorens kopi af QuickBooks datafil. Om nødvendigt kan klienten også bruge rullelisten Gem i til at angive, hvor revisors kopi af QuickBooks-datafilen skal gemmes.

Klienten skal huske, hvor revisors kopi af filen bliver gemt. Denne fil gives til revisoren - via e-mail eller snail mail, eller på en disk - så han kan bruge den.

Opret filen.

Efter at klienten har navngivet revisorens kopi af datafilen og om nødvendigt angiver, hvor revisors kopi skal gemmes, klikker klienten på Gem. QuickBooks gemmer en revisors kopi af QuickBooks datafil.

Derefter overføres denne datafil til revisoren af ​​kunden. Med andre ord, klienten skal snail-mail eller e-mail filen.

Din e-mail-udbyder kan begrænse størrelsen af ​​vedhæftede filer (inklusive QuickBooks-filer), som du kan sende via e-mail. Hvis størrelsen gør dig dårligt, kan du uploade QuickBooks-filen til Intuit-webstedet ved at vælge Fil → Accountants kopi → Klientaktiviteter → Send til revisor. Intuit sender revisoren en besked med et klikbart link, som hun kan bruge til at få fat i filen.

Bogholderkopier bruger tre filtyper. Accountant Transfer File (med filtypenavnet .qbx) er, hvad en klient opretter og giver til revisoren. Den faktiske bogholderkopi (med filtypenavnet .qba) er, hvad revisor arbejder med, efter at han eller hun har åbnet bogholderoverførselsfilen. Endelig er der Accountant Export File (med filtypenavnet .qby), som indeholder de ændringer, der går tilbage til klienten.

Det er klart, at det måske faktisk ikke er din klient, der tager disse trin; du skal muligvis gøre det beskidte arbejde. I begge tilfælde er det dog sådan, processen fungerer. Bemærk dog, at realtidsbesparelsen for revisoren og omkostningsbesparelsen for kunden opstår, når du kan få kunden til at vælge kommandoen og arbejde med dialogboksen.

Så kan du opkræve fakturerbar tid for rent faktisk at arbejde med QuickBooks-data i stedet for at fifle med filen.