Sådan konfigureres yderligere brugere i QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 giver dig mulighed for at give adgang til flere QuickBooks-brugere. Hvad mere er, kan du bede QuickBooks om at begrænse visse brugere til kun at gøre bestemte ting. Det lyder kompliceret, men det er det virkelig ikke. Virksomhedsejeren kan for eksempel have en adgangskode, der giver hende mulighed for at gøre hvad som helst. Men en ny regnskabsmedarbejder får måske kun lov til at registrere regninger i systemet.

Hvis mere end én person vil bruge QuickBooks, vil du konfigurere yderligere adgangskoder. For at gøre dette skal du følge disse trin:

1 Vælg Firma→ Konfigurer brugere og adgangskoder→ Konfigurer brugere.

QuickBooks viser dialogboksen Brugerliste, som identificerer alle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og som i øjeblikket er logget på systemet.

2 Klik på knappen Tilføj bruger.

QuickBooks viser den første dialogboks Opsæt brugeradgangskode og adgang.

3 Identificer brugeren og angiv en adgangskode.

Sørg for at huske adgangskoden; den person, hvis konto du opretter, skal bruge den for at komme ind i systemet!

4 Klik på Næste for at fortsætte, og angiv derefter, om du vil begrænse adgangen for den nye bruger.

Hvis du angiver, at den nye bruger skal have adgang til alle områder af QuickBooks, er du færdig med at opsætte brugeradgangskoden. Du kan springe de resterende trin over.

5 Klik på Næste, og beskriv derefter adgangen til salgs- og debitoroplysninger og -opgaver.

Som en generel regel, når det kommer til regnskabskontrol, ønsker du at give den minimale mængde af adgang. Hvis nogen ikke har brug for adgang til QuickBooks salgs- og debitoroplysninger til daglige opgaver, skal du vælge knappen Ingen adgang.

6 Klik på Næste, og beskriv derefter købs- og kreditorrettighederne.

Hvis denne konto er til en person, der kun skal sælge et produkt, kan du begrænse kontoen til kun at oprette transaktioner eller oprette og udskrive transaktioner.

7 Klik på Næste, og beskriv derefter de resterende brugerrettigheder og adgang.

Bare vær betænksom, mens du går igennem og begræns brugerens muligheder. Du ønsker, at brugerne skal have de nødvendige rettigheder til at udføre arbejdet, men du ønsker ikke at give dem flere rettigheder, end de har brug for.

8 Angiv, om brugeren kan ændre eller slette transaktioner.

Dette er dit sidste sæt valg. Det kan være farligt at slette transaktioner, så tænk grundigt over at begrænse brugernes mulighed for at gøre det.

9 Klik på Næste, og gennemgå derefter dine rettighedsbeslutninger.

QuickBooks viser den sidste dialogboks i guiden Konfigurer brugeradgangskode og adgang. Det opsummerer de tilladelser, du har givet brugeren. Hvis du ser nogen problemer, skal du klikke på knappen Tilbage for at vende tilbage til tidligere skærmbilleder.

10 Klik på Udfør, når du er færdig.

Fra dette tidspunkt fremad vil den nye bruger være i stand til at bruge QuickBooks. Sørg for, at denne person kender hans eller hendes nye QuickBooks-adgangskode.