Sådan kondenserer du din QuickBooks 2014-datafil

QuickBooks Condense-kommandoen opretter en permanent kopi af QuickBooks-datafilen. (Denne kopi kaldes en arkivkopi af filen.) En arkivkopi af firmafilen svarer til et øjebliksbillede af firmafilen, som den eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruge arkivkopien af ​​datafilen til at vise, hvordan virksomhedens fil så ud på et bestemt tidspunkt.

Når du har forstået, hvad arkivering handler om, er processen ret ligetil. Følg disse trin for at kondensere QuickBooks-virksomhedsfilen:

1Vælg kommandoen Fil→ Hjælpeprogrammer→ Kondenser data.

QuickBooks viser den første Condense Data-dialogboks.

2Vælg alternativknappen Transaktioner før en bestemt dato.

Denne mulighed fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen og slynge ned i arbejdsvirksomhedsfilen, så den ikke er så stor. QuickBooks reducerer størrelsen af ​​arbejdsversionen af ​​virksomhedens datafil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, hvis du vælger i trin 3 at fjerne transaktioner.

3 Angiv datoen Fjern transaktioner før.

For at angive datoen, inden hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i datofeltet. Hvis du vil fortætte filen ved at fjerne transaktioner den 31. december 2010 eller før, for eksempel, skal du indtaste 1/1/2011 i datofeltet.

Bemærk dog, at du ikke behøver at føle dig tvangsmæssig for at fjerne en masse lukkede transaktioner. Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks-virksomhedsfil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks-virksomhedsfil, der er på 25 MB, 50 MB eller endda 100 MB (megabyte).

Selvom du typisk kondenserer en QuickBooks-fil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, opretter kommandoen Condense også filer uden transaktioner. For at oprette en fil, der indeholder lister og præferencer, men ingen transaktioner, skal du klikke på alternativknappen Alle transaktioner. Forresten kan du bruge indstillingen Alle transaktioner til at bygge en næsten tom fil, som du kan genbruge (såsom til træning).

4 Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvilke transaktioner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser den anden dialogboks for kondensering af data.

5Angiv, hvordan lagertransaktioner skal komprimeres, og klik på Næste.

Hvis din QuickBooks-fil indeholder lagertransaktioner, anbefaler QuickBooks, at du fjerner gamle lagertransaktioner. Når QuickBooks viser den anden dialogboks Kondenser data, kan du bede QuickBooks om at gøre netop dette ved at vælge indstillingsknappen Opsummer lagertransaktioner. (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaktioner, skal du vælge knappen Behold lagertransaktionsdetaljer).

Når du klikker på Næste, fortsætter du til den tredje Kondenser data-dialogboks (ikke vist), som spørger, hvilke transaktioner der skal betragtes som lukkede.

6 Angiv, hvilke transaktioner der skal fjernes, og klik på Næste.

QuickBooks beder om lidt mere information om præcis, hvad der udgør en lukket eller gammel transaktion, der bør fjernes. Du markerer afkrydsningsfelter for at angive, om transaktioner før fjernelsesdatoen skal fjernes, selvom de ikke er slettet, markeret til at blive udskrevet, markeret som skal sendes og så videre.

Når du klikker på Næste, går du videre til den fjerde dialogboks Kondensere data.

7 Angiv en listeoprydning, der skal finde sted, og klik på Næste.

Brug den fjerde Condense Data-dialogboks til at fortælle QuickBooks, at ud over at fjerne gamle lukkede transaktioner, bør den rydde op i nogle af listerne. Du kan markere afkrydsningsfelter i dialogboksen Kondenser data, der fortæller QuickBooks at fjerne ubrugte konti, ubrugte kunder, ubrugte leverandører og så videre.

Ved at rydde op i din liste gennem fjernelse af ubrugte listeelementer, reducerer du ikke kun størrelsen på firmafilen, men gør det også lettere for folk at arbejde med listen.

Når du klikker på Næste, viser QuickBooks den femte side i dialogboksen Kondenser data.

8Bekræft din kondenserings- og arkiveringsoperation.

Når du har beskrevet, hvordan du ønsker, at QuickBooks skal arkivere og kondensere virksomhedsfilen, viser QuickBooks den femte dialogboks for kondensering af data. Dialogboksen fortæller dig, at arkiveringsprocessen begynder med, at QuickBooks laver en kopi af datafilen, og at kondenseringsoperationen kan tage flere minutter eller endda flere timer at fuldføre.

9 Klik på Begynd kondensering.

QuickBooks begynder processen med at kondensere datafilen.

10Sikkerhedskopier datafilen, når du bliver bedt om det.

Allerede i begyndelsen af ​​kondenseringsprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil. Sikkerhedskopiering af QuickBooks virksomhedsfil som en del af en kondenseringsoperation fungerer på samme måde som at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil på ethvert andet tidspunkt.

Når du har sikkerhedskopieret QuickBooks virksomhedsfil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af virksomhedsfilen og rydder derefter op i arbejdsversionen af ​​virksomhedsfilen ved at bruge dine instruktioner. Igen, som nævnt i de tidligere trin, kan oprydningsprocessen kun tage et par minutter, eller det kan tage flere timer, hvis din fil er meget stor.