Sådan kondenserer du din QuickBooks 2013-datafil

QuickBooks 2013 Condense-kommandoen opretter en permanent kopi, kaldet en arkivkopi , af QuickBooks-datafilen. En arkivkopi af firmafilen svarer til et øjebliksbillede af firmafilen, som den eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruge arkivkopien af ​​datafilen til at vise, hvordan virksomhedens fil så ud på et bestemt tidspunkt.

Når du har forstået, hvad arkivering handler om, er det ret ligetil. Følg disse trin for at kondensere QuickBooks-virksomhedsfilen:

Vælg kommandoen Fil→ Hjælpeprogrammer→ Kondenser data.

QuickBooks viser den første Condense Data-dialogboks, som vist i illustrationen nedenfor.

Vælg alternativknappen Transaktioner før en bestemt dato.

Denne mulighed fortæller QuickBooks, at du vil gøre to ting: oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen og slanke størrelsen af ​​den arbejdende virksomhedsfil, så den ikke er så stor. QuickBooks reducerer størrelsen af ​​arbejdsversionen af ​​virksomhedens datafil ved at fjerne gamle, lukkede transaktioner, hvis du vælger i trin 3 at fjerne transaktioner.

Angiv datoen Fjern transaktioner før.

For at angive datoen, inden hvilken lukkede transaktioner skal fjernes, skal du indtaste datoen i den angivne datoboks. Hvis du vil fortætte filen ved at fjerne transaktioner på eller før den 31. december 2010, for eksempel, skal du indtaste 1/1/2011 i datofeltet.

Bemærk dog, at du ikke behøver at føle dig tvangsmæssig for at fjerne en masse lukkede transaktioner. Du fjerner kun lukkede transaktioner, hvis din QuickBooks-virksomhedsfil bliver for stor. Du kan nemt arbejde med en QuickBooks-virksomhedsfil, der er på 25 MB, 50 MB eller endda 100 MB (megabyte).

Klik på Næste, når du er færdig med at angive, hvilke transaktioner QuickBooks skal fjerne. QuickBooks viser den anden dialogboks for kondensering af data, som vist i følgende illustration.

Angiv, hvordan lagertransaktioner skal komprimeres.

Hvis din QuickBooks-fil indeholder lagertransaktioner, anbefaler QuickBooks, at du fjerner gamle lagertransaktioner. Når QuickBooks viser den anden dialogboks Kondenser data, kan du bede QuickBooks om at gøre netop dette ved at vælge indstillingsknappen Fjern lagertransaktioner. (Hvis du ikke ønsker at fjerne gamle transaktioner, skal du vælge knappen Behold alle lagertransaktioner.) Klik på Næste for at fortsætte til den tredje dialogboks Kondenser data (ikke vist), som spørger, hvilke transaktioner der skal betragtes som lukkede.

Angiv, hvilke transaktioner der skal betragtes som afsluttede.

Når du klikker på Næste, beder QuickBooks om lidt mere information om, hvad der præcist udgør en lukket eller gammel transaktion, der skal fjernes. Du markerer afkrydsningsfelter for at angive, om transaktioner før fjernelsesdatoen skal fjernes, selvom de ikke er slettet, markeret til at blive udskrevet, markeret som skal sendes og så videre. Og så klikker du på Næste for at gå videre til den fjerde dialogboks for kondensering af data.

Angiv enhver listeoprydning, der skal ske.

Brug den fjerde Condense Data-dialogboks til at fortælle QuickBooks, at den også skal rydde op i nogle af listerne. Du kan f.eks. markere afkrydsningsfelter i dialogboksen Kondenser data.

Ved at rydde op i din liste gennem fjernelse af ubrugte listeelementer, reducerer du ikke kun størrelsen på firmafilen, men gør det også lettere for folk at arbejde med listen.

Klik på Næste.

QuickBooks viser den femte side i dialogboksen Kondenser data, som vist i følgende illustration.

Bekræft din kondenserings- og arkiveringsoperation.

Når du har beskrevet, hvordan du ønsker, at QuickBooks skal arkivere og kondensere virksomhedsfilen, viser QuickBooks den femte dialogboks for kondensering af data. Denne dialogboks beder dig bekræfte din beslutning om at arkivere og kondensere datafilen. Brug denne dialogboks til at bekræfte, at du vil arkivere og kondensere dataene.

Klik på Begynd kondensering.

QuickBooks begynder processen med at kondensere datafilen.

Sikkerhedskopier datafilen, når du bliver bedt om det.

Allerede i begyndelsen af ​​kondenseringsprocessen beder QuickBooks dig om at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil. Sikkerhedskopiering af QuickBooks virksomhedsfil som en del af en kondenseringsoperation fungerer på samme måde som at sikkerhedskopiere QuickBooks virksomhedsfil på ethvert andet tidspunkt.

Når du har sikkerhedskopieret QuickBooks virksomhedsfil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af virksomhedsfilen og rydder derefter op i arbejdsversionen af ​​virksomhedsfilen ved at bruge dine instruktioner. Igen, som nævnt i de tidligere trin, kan oprydningsprocessen kun tage et par minutter, eller det kan tage flere timer, hvis din fil er meget stor.