Sådan kører du QuickBooks Opsætningsguide

Når du har installeret QuickBooks 2021-programmet, starter installationsprogrammet muligvis QuickBooks automatisk og starter derefter QuickBooks Setup. Du kan også starte QuickBooks Setup ved at starte QuickBooks- programmet på samme måde, som du starter et hvilket som helst program og derefter vælge Filer→Nyt firma.

Får den store velkomst

Lad os oprette din virksomhed! skærmen for QuickBooks-opsætning (se figuren) vises, når du vælger Filer → Nyt firma. Skærmen får dig i gang med at give nogle generelle oplysninger om oprettelse af et nyt firma i QuickBooks. Du vil sikkert gerne læse denne skærms information. Når du er klar til at begynde, skal du klikke på knappen Hurtig start eller knappen Detaljeret start.

QuickBooks-opsætningsvinduet, der viser velkomstbeskeden

Express Start-metoden

QuickBooks giver en accelereret version af QuickBooks opsætningsprocessen, som du kan bruge, når du ikke ønsker at tilpasse opsætningen. Hvis du klikker på knappen Express Start, indsamler QuickBooks en smule information om din virksomhed og opretter på baggrund af disse oplysninger en virksomhedsfil, der skal fungere for en virksomhed som din.

Når du har klikket på Express Start for at oprette virksomhedsfilen, beder QuickBooks dig om at beskrive de personer (kunder, leverandører og medarbejdere), du handler med, de varer, du sælger, og din bankkonto. Du giver disse beskrivelser ved at gå gennem en række skærmbilleder og udfylde skærmbokse og arbejdsark.

Den detaljerede startmetode

Hvis du klikker på knappen Detaljeret start, starter EasyStep-interviewet, som leder dig gennem en masse skærme fyldt med information, der lader dig præcist specificere, hvordan den virksomhedsfil, som QuickBooks opsætter, skal se ud.

For at gå til næste skærmbillede i EasyStep-interviewet skal du klikke på knappen Næste. For at gå til den forrige skærm skal du klikke på knappen Tilbage. Hvis du bliver modløs og vil give op, skal du klikke på knappen Forlad. Men prøv ikke at blive modløs.

Angiv virksomhedsoplysninger

De første par skærmbilleder af EasyStep-interviewet indsamler adskillige vigtige generelle oplysninger om din virksomhed, herunder dit firmanavn og firmaets juridiske navn, din virksomhedsadresse, den branche, du opererer i, dit føderale skatte-id-nummer, den første måned af regnskabsåret (typisk januar), typen af ​​indkomstskatteformular, som dit firma bruger til at rapportere til IRS, og den branche eller type virksomhed, du driver (detailhandel, service og så videre). Det første skærmbillede af EasyStep-interviewet vises.

Det første skærmbillede af EasyStep-interviewet indsamler generelle virksomhedsoplysninger.

QuickBooks er ikke særlig smart om skatteregnskabsreglerne for selskaber med begrænset ansvar (LLC'er). En LLC kan behandles som en enkeltmandsvirksomhed, hvis den har én ejer, og som et partnerskab, hvis den har mere end én ejer. Men LLC'er kan også vælge at blive behandlet som S-selskaber eller C-selskaber. Hvis du har foretaget et sådant valg til din LLC, skal du sørge for at angive, at LLC er et S-selskab eller et C-selskab.

Efter at have indsamlet disse generelle virksomhedsoplysninger, opretter QuickBooks firmadatafilen, der gemmer din virksomheds økonomiske oplysninger. QuickBooks foreslår et standardnavn eller en QuickBooks-datafil baseret på firmanavnet. Alt du skal gøre er at acceptere det foreslåede navn og den foreslåede mappeplacering (medmindre du vil gemme datafilen i mappen Dokumenter, hvilket ikke er en dårlig idé).

Dialogboksen Filnavn til nyt firma

Tilpasning af QuickBooks

Efter QuickBooks har indsamlet de generelle virksomhedsoplysninger nævnt i de foregående afsnit, stiller EasyStep-interviewet dig nogle meget specifikke spørgsmål om, hvordan du driver din virksomhed, så den kan indstille QuickBooks-præferencerne. Præferencer slår faktisk forskellige regnskabsfunktioner i QuickBooks til eller fra og styrer derved, hvordan programmet fungerer og ser ud. Her er den slags spørgsmål, som EasyStep-interviewet stiller for at indstille QuickBooks-præferencerne:

• Vedligeholder din virksomhed lagerbeholdning?
• Vil du spore den beholdning, du køber og sælger?
• Opkræver du moms fra dine kunder?
• Vil du bruge salgsordrer til at spore kundeordrer og restordrer?
• Vil du bruge QuickBooks til at hjælpe med din medarbejders løn?
• Har du brug for at spore flere valutaer i QuickBooks, fordi du handler med kunder og leverandører i andre lande, og har disse mennesker regelmæssigt frækheden til at betale eller fakturere dig i en anden valuta end den, dit land bruger?
• Vil du spore den tid, du eller dine medarbejdere bruger på job eller projekter for kunder?
• Hvordan vil du håndtere regninger og betalinger (indtast checkene direkte, eller indtast regningerne først og betalingerne senere)?

Sådan indstiller du din startdato

Måske er den vigtigste beslutning, du træffer i forbindelse med opsætningen af ​​ethvert regnskabssystem, den dag, hvor du begynder at bruge dit nye system. Denne dag kaldes konverteringsdatoen. Typisk vil du begynde at bruge et regnskabssystem den første dag i året eller den første dag i en ny måned. Derfor er et andet stort spørgsmål, du bliver stillet, om konverteringsdatoen. Du bliver bedt om at identificere startdatoen ved at bruge den viste dialogboks.

Dialogboksen EasyStep Interview, der lader dig vælge startdatoen

Det nemmeste tidspunkt at tage et nyt regnskabssystem i brug er begyndelsen af ​​året. Grunden? Du kommer til at indtaste en enklere prøvesaldo. I starten af ​​året indtaster du for eksempel kun aktiv, passiv og ejers egenkapitalkontosaldi.

På ethvert andet tidspunkt indtaster du også års-til-dato indtægter og år-til-dato udgiftskontosaldi. Typisk har du kun denne år-til-dato indtægts- og udgiftsinformation tilgængelig i begyndelsen af ​​måneden. Af denne grund er den eneste anden mulige startdato, som du kan vælge, starten på en måned.

I dette tilfælde får du år-til-dato indkomstbeløb til og med udgangen af ​​den foregående måned fra dit tidligere regnskabssystem. Hvis du for eksempel har brugt Sage 50 Accounting, kan du få år-til-dato indtægter og udgiftsbeløb fra Sage.

Efter du har angivet startdatoen, leveret de grundlæggende virksomhedsoplysninger, identificeret de fleste af dine regnskabspræferencer og identificeret den dato, hvor du vil begynde at bruge QuickBooks, er du næsten færdig.

Hvis du klikker på knappen Forlad, forlader QuickBooks dig i QuickBooks-programmet, klar til at gå i gang. EasyStep Interview-processen er dog ikke tabt for evigt. For at komme tilbage til interviewet skal du blot åbne den fil, du var i gang med at oprette. Når du gør det, genstarter EasyStep-interviewet.

Gennemgå den foreslåede kontoplan

I slutningen af ​​EasyStep-interviewet, baseret på de oplysninger, du giver om din type branche og den selvangivelsesformular, som du indsender til IRS, foreslår QuickBooks et startsæt af konti, som revisorer kalder en kontoplan . Disse konti er de kategorier, du bruger til at spore dine indtægter, udgifter, aktiver, passiver og egenkapital. Denne figur viser skærmen, som EasyStep-interviewet viser, for at vise dig disse konti.

EasyStep Interview-skærmen viser dig dens anbefalede indtægts- og udgiftskonti.

De konti, som QuickBooks markerer med en check, som skærmen forklarer, er de anbefalede konti. Hvis du ikke gør noget andet, er disse kontrollerede konti dem, du vil bruge (i det mindste for at starte) i QuickBooks. Du kan fjerne en foreslået konto ved at klikke på fluebenet. QuickBooks fjerner fluebenet, hvilket betyder, at kontoen ikke vil være en del af den endelige kontoplan. Du kan også klikke på en konto for at tilføje et flueben og få kontoen inkluderet i startkontoplanen.

Du kan klikke på knappen Gendan anbefalinger nederst på listen for at vende tilbage til den oprindelige anbefalede kontoplan (hvis du har foretaget ændringer, som du senere beslutter dig for ikke at have).

Når den foreslåede kontoplan ser ok ud for dig, skal du klikke på Næste. Det er fint at acceptere, hvad QuickBooks foreslår, fordi du kan ændre kontoplanen senere.

Tilføj dine oplysninger til firmafilen

Uanset om du bruger Express Start-metoden til at oprette en virksomhedsfil eller metoden med detaljeret start/EasyStep-interview, efter du og QuickBooks har opsat virksomhedsfilen, beder QuickBooks dig om at indtaste dine egne oplysninger i virksomhedsfilen.

QuickBooks-opsætningsskærmen, der beder dig om at indtaste dine egne oplysninger i firmafilen

Kunder, leverandører og medarbejdere

For at beskrive kunder, leverandører og medarbejdere skal du klikke på den første Tilføj-knap. QuickBooks spørger, om det er muligt at hente disse data fra et andet sted, såsom et e-mail-program eller en e-mail-tjeneste (Outlook, Gmail, og så videre), eller om du vil indtaste oplysningerne i et regneark manuelt. Du kommer sandsynligvis til at indtaste oplysningerne manuelt, så klik på den relevante knap og klik derefter på Fortsæt. Når QuickBooks viser et regnearksvindue (se følgende figur), skal du indtaste hver kunde, leverandør eller medarbejder i sin egen række, og sørg for at inkludere både navn og adresseoplysninger. Klik på Fortsæt (ikke vist), når du er færdig. Så spørger QuickBooks (ved hjælp af en skærm, jeg ikke viser her), om du vil indtaste åbningssaldi - beløb, du skylder eller skylder - for kunder og leverandører.

QuickBooks-opsætningsskærmen indsamler oplysninger om de personer, du handler med.

Tjenester og lagervarer, du sælger

For at beskrive de ting, du sælger, skal du klikke på den anden Tilføj-knap. QuickBooks spørger om de ting, du sælger - om du sælger tjenester, om du sælger lagervarer, og om du for eksempel vil spore sådanne lagervarer, du sælger. Besvar disse spørgsmål ved at klikke på indstillingsknappen, der passer til din situation, og klik derefter på Fortsæt.

Når QuickBooks viser et regnearksvindue (ikke vist), skal du beskrive hver vare, du sælger, på en separat regnearksrække. Sørg også for at beskrive eventuelle lagervarer, du har på det tidspunkt, du konverterer til QuickBooks. Klik på Fortsæt, når du er færdig. Hvis du sælger mere end én type vare, skal du gentage denne proces for hver type vare.

Business bankkonti

Klik på den tredje Tilføj knap for at beskrive din virksomheds bankkonto (eller bankkonti). Når QuickBooks viser arbejdsarkvinduet Tilføj dine bankkonti (ikke vist), skal du angive hver bankkontos navn, kontonummer og saldo på konverteringsdatoen. Når du er færdig med at indtaste disse oplysninger, skal du klikke på Fortsæt.