Sådan kører du QuickBooks 2013-opsætningen

Når du har installeret QuickBooks 2013-programmet, starter installationsprogrammet muligvis QuickBooks automatisk og åbner derefter QuickBooks-opsætningen for dig. Du kan også starte QuickBooks-opsætningen ved at starte QuickBooks-programmet på samme måde, som du starter et hvilket som helst program på din computer. Når du har det åbent, skal du vælge kommandoen Fil → Nyt firma for at starte QuickBooks-opsætningen.

De store QuickBooks 2013 Velkommen

Skærmbilledet Lad os få din virksomhed opsat hurtigt i QuickBooks 2013-opsætningen vises, når du vælger kommandoen Nyt firma. Skærmen giver nogle generelle oplysninger om oprettelse af et nyt firma i QuickBooks. Skærmen indeholder også links - såsom det link, du kan klikke på for at få hjælp fra en QuickBooks certificeret rådgiver.

(QuickBooks Pro Advisors er i øvrigt folk, der har taget en test om QuickBooks og betalt ca. $500 til Intuit for at få en kopi af QuickBooks og blive opført på QuickBooks hjemmeside som QuickBooks Pro Advisors.) Du vil sikkert gerne læse dette igennem. skærmens oplysninger, men når du er klar til at begynde, skal du klikke på knappen Express Start.

QuickBooks 2013 Express Start-metode

QuickBooks 2013 giver en accelereret version af QuickBooks opsætningsprocessen, som du kan bruge, når du ikke ønsker at tilpasse opsætningen.

Hvis du klikker på knappen Express Start, indsamler QuickBooks en smule information om din virksomhed og opretter på baggrund af disse oplysninger en virksomhedsfil, der skal fungere for en virksomhed som din.

Når du har klikket på Express Start for at oprette virksomhedsfilen, beder QuickBooks dig om at beskrive de personer (kunder, leverandører og medarbejdere), du handler med, de varer, du sælger, og din bankkonto. Du giver disse beskrivelser ved at gå gennem en række skærmbilleder og udfylde skærmbokse og arbejdsark.

QuickBooks 2013 Advanced Setup-metode

Knappen Avanceret opsætning, hvis der klikkes på den, starter EasyStep-interviewet, som leder dig gennem en masse skærme fyldt med information, der lader dig præcist specificere, hvordan firmafilen, som QuickBooks opsætter, skal se ud.

For at gå til næste skærmbillede i EasyStep-interviewet, klikker du på knappen Næste. For at gå til den forrige skærm skal du klikke på knappen Tilbage. Hvis du bliver modløs og ønsker at give op, kan du klikke på knappen Forlad. Men prøv ikke at blive modløs.

Konfigurer virksomhedsoplysninger i QuickBooks 2013

De første par skærmbilleder af EasyStep-interviewet indsamler flere vigtige generelle oplysninger om din virksomhed, herunder dit firmanavn og firmaets juridiske navn, din virksomhedsadresse, dit føderale skatte-id-nummer, den første måned i regnskabsåret (typisk januar ), typen af ​​indkomstskatteformular, som dit firma bruger til at rapportere til IRS, og den branche eller type virksomhed, som du driver (detailhandel, service og så videre).

Efter at have indsamlet disse generelle virksomhedsoplysninger, opretter QuickBooks firmadatafilen, der gemmer din virksomheds økonomiske oplysninger. QuickBooks foreslår et standardnavn eller en QuickBooks-datafil baseret på firmanavnet. Alt du skal gøre er at acceptere det foreslåede navn og den foreslåede mappeplacering (medmindre du vil gemme datafilen i mappen Mine dokumenter, hvilket ikke er en dårlig idé).

Tilpas din QuickBooks 2013-opsætning

Efter QuickBooks har indsamlet de generelle virksomhedsoplysninger nævnt i de foregående afsnit, stiller EasyStep-interviewet dig nogle meget specifikke spørgsmål om, hvordan du driver din virksomhed, så det kan indstille QuickBooks-præferencerne. Præferencer aktiverer eller deaktiverer faktisk forskellige regnskabsfunktioner i QuickBooks og styrer derved, hvordan QuickBooks fungerer og ser ud. Her er den slags spørgsmål, som EasyStep-interviewet stiller for at indstille QuickBooks-præferencerne:

• Vedligeholder din virksomhed lagerbeholdning?

• Vil du spore den beholdning, du køber og sælger?

• Opkræver du moms fra dine kunder?

• Vil du bruge salgsordrer til at spore kundeordrer og restordrer?

• Vil du bruge QuickBooks til at hjælpe med din medarbejders løn?

• Har du brug for at spore flere valutaer i QuickBooks, fordi du handler med kunder og leverandører i andre lande, og disse mennesker har jævnligt frækheden til at betale eller fakturere dig i en anden valuta end den, dit land bruger?

• Vil du spore den tid, du eller dine medarbejdere bruger på job eller projekter for kunder?

• Hvordan vil du håndtere regninger og betalinger (indtast checkene direkte, eller indtast regningerne først og betalingerne senere)?

Indstil din startdato for QuickBooks 2013

Måske er den vigtigste beslutning, du træffer i forbindelse med opsætningen af ​​ethvert regnskabssystem, den dag, hvor du begynder at bruge dit nye system. Dette kaldes konverteringsdatoen .

Typisk vil du begynde at bruge et regnskabssystem på enten den første dag i året eller den første dag i en ny måned. Du bliver bedt om at identificere startdatoen ved at bruge den viste dialogboks.

Det nemmeste tidspunkt at tage et nyt regnskabssystem i brug er i starten af ​​året. Grunden? Du kommer til at indtaste en enklere prøvesaldo. I starten af ​​året indtaster du for eksempel kun aktiv, passiv og ejers egenkapitalkontosaldi.

På ethvert andet tidspunkt indtaster du også års-til-dato indtægter og år-til-dato udgiftskontosaldi. Typisk har du kun denne år-til-dato indtægts- og udgiftsinformation tilgængelig i begyndelsen af ​​måneden. Af denne grund er den eneste anden mulige startdato, som du kan vælge, starten på en måned.

I dette tilfælde får du år-til-dato indkomstbeløb til og med udgangen af ​​den foregående måned fra dit tidligere regnskabssystem. For eksempel, hvis du har brugt Peachtree Accounting, få år-til-dato indtægter og udgiftsbeløb fra Peachtree.

Når du har angivet startdatoen, har du leveret de grundlæggende virksomhedsoplysninger; du har identificeret de fleste af dine regnskabspræferencer; og du har identificeret den dato, hvor du vil begynde at bruge QuickBooks. Du er næsten færdig.

Hvis du klikker på knappen Forlad, forlader QuickBooks dig i QuickBooks-programmet, klar til at gå i gang. EasyStep Interview-processen er dog ikke tabt for evigt; for at komme tilbage til interviewet, skal du blot åbne den fil, du var i gang med at oprette. Når du gør det, genstarter EasyStep-interviewet.

Gennemgå QuickBooks 2013 Setup foreslåede kontoplan

I slutningen af ​​EasyStep-interviewet, baseret på de oplysninger, du giver om din type branche og selvangivelsesformularen, som du indsender til IRS, foreslår QuickBooks et startsæt af konti, som revisorer kalder en kontoplan. Disse konti er de kategorier, du bruger til at spore dine indtægter, udgifter, aktiver og egenkapital.

Følgende figur viser skærmen, som EasyStep-interviewet viser, for at vise dig disse konti.

De konti, som QuickBooks markerer med en check, som skærmen forklarer, er de anbefalede konti. Og hvis du ikke gør noget andet, er disse kontrollerede konti dem, du vil bruge (i det mindste for at starte) i QuickBooks. Du kan dog fjerne en foreslået konto ved at klikke på fluebenet. QuickBooks fjerner fluebenet, og det betyder, at kontoen ikke vil være en del af den endelige kontoplan.

Du kan også klikke på en konto for at tilføje et flueben og få kontoen inkluderet i startkontoplanen.

Du kan klikke på knappen Gendan anbefalinger nederst på listen for at vende tilbage til den oprindelige anbefalede kontoplan (hvis du har foretaget ændringer, som du senere beslutter dig for ikke at have).

Når den foreslåede kontoplan ser ok ud for dig, skal du klikke på Næste. Det er fint bare at acceptere, hvad QuickBooks foreslår, fordi du kan ændre kontoplanen senere.

Tilføj dine oplysninger til QuickBooks 2013 Setup-firmafilen

Uanset om du bruger Express Start-metoden til at oprette en virksomhedsfil eller Advanced Setup/EasyStep Interview-metoden, efter du og QuickBooks har konfigureret virksomhedsfilen, beder QuickBooks dig om at indtaste dine egne oplysninger i virksomhedsfilen.

Føj kunder, leverandører og medarbejdere til QuickBooks 2013-opsætning

For at beskrive kunder, leverandører og medarbejdere skal du klikke på den første Tilføj-knap. QuickBooks spørger, om det er muligt at få disse data fra et andet sted, som et e-mail-program eller en e-mail-tjeneste (Outlook, Gmail osv.), eller om du bare vil indtaste oplysningerne manuelt i et regneark.

Mest sandsynligt vil du indtaste oplysningerne manuelt, så klik på den knap og klik derefter på Fortsæt. Når QuickBooks viser et regnearksvindue som vist i figuren, skal du indtaste hver kunde, leverandør eller medarbejder i sin egen række og sørge for at inkludere både navn og adresseoplysninger.

Klik på Fortsæt, når du er færdig. QuickBooks spørger derefter, om du vil indtaste åbningssaldi (beløb, du skylder eller skylder) for kunder og leverandører. Angiv, at du gør det ved at klikke på linket Indtast åbningssaldi, og indtast derefter de åbne saldi på skærmen, som QuickBooks tilbyder.

Indtast tjenester og lagervarer, du sælger, i QuickBooks 2013-opsætning

For at beskrive de ting, du sælger, skal du klikke på den anden Tilføj-knap. QuickBooks spørger om de ting, du sælger - for eksempel hvis du sælger tjenester, hvis du sælger lagervarer, og om du vil spore sådanne lagervarer, du sælger. Besvar disse spørgsmål ved at klikke på indstillingsknappen, der passer til din situation, og klik derefter på Fortsæt.

Når QuickBooks viser et regnearksvindue, skal du beskrive hver vare, du sælger, i en separat regnearksrække. Sørg for også at beskrive eventuelle lagervarer, du har på det tidspunkt, du konverterer til QuickBooks. Klik på Fortsæt, når du er færdig. Hvis du har mere end én type vare, du sælger, skal du gentage denne proces for hver type vare.

Indtast forretningsbankkonti i QuickBooks 2013-opsætning

Klik på den tredje Tilføj knap for at beskrive din virksomheds bankkonto (eller bankkonti). Når QuickBooks viser arbejdsarkvinduet Tilføj dine bankkonti (ikke vist), skal du angive hver bankkontos navn, kontonummer og saldo på konverteringsdatoen. Når du er færdig med at indtaste disse oplysninger, skal du klikke på Fortsæt.