Sådan indtaster du en indkøbsordre i QuickBooks Online

Virksomheder, der bestiller masser af ting fra leverandører, bruger ofte indkøbsordrer til at holde styr på de varer, der bestilles. Indkøbsordrer i QuickBooks Online (QBO) påvirker ikke nogen af ​​dine konti; i stedet hjælper de dig simpelthen med at holde styr på, hvad du bestiller. Og når ordren ankommer, kan du sammenligne de varer, der kommer ind af døren, med dem, der står på indkøbsordren for at sikre, at de matcher.

Hvis du planlægger at bruge indkøbsordrer, så foregår din bestillingsproces typisk på følgende måde:

• Du afgiver en ordre hos en leverandør, og du indtaster en indkøbsordre i QBO, der matcher den ordre, du har afgivet.

• Du modtager de varer, du har bestilt, typisk sammen med en regning for varerne; du matcher derefter de varer, du modtager, til indkøbsordren og indtaster en regning for varerne. Bemærk, at nogle gange modtager du regningen uden varerne eller varerne uden regningen.

• Du betaler sælgers regning.

Du indtaster en indkøbsordre ved at bruge vinduet Indkøbsordretransaktion; du kan åbne dette vindue enten fra siden Udgiftstransaktioner eller fra menuen Opret (plustegnet). En typisk indkøbsordre ligner den, der er vist her, og du vil bemærke, at vinduet minder meget om Check-vinduet.

Vinduet Indkøbsordre.

Når du udfylder indkøbsordretransaktionsvinduet, tildeler QBO statussen Åben til indkøbsordren; status vises lige under leverandørens navn i det øverste venstre hjørne af transaktionsvinduet.

Når du modtager varerne, sælgers regning eller begge dele, registrerer du en regning eller en check, en udgiftstransaktion eller et kreditkortgebyr, der viser, hvad du har betalt (eller hvad du skylder) sælgeren.

Når du vælger en leverandør, der har åbne indkøbsordrer på en af ​​disse typer transaktioner, vises en rude i højre side af vinduet, der viser tilgængelige indkøbsordrer. Du tilføjer en indkøbsordre til transaktionen på samme måde, som du tilføjede en regning til en Check-transaktion: ved at klikke på knappen Tilføj. Her er der åbnet en Check-transaktion og en leverandør, der har åbne indkøbsordrer, er valgt.

Check-vinduet med en leverandør valgt, som har åbne indkøbsordrer.

Når du klikker på Tilføj for at tilføje indkøbsordren til transaktionen, tilføjer QBO indkøbsordrelinjerne til den første tilgængelige linje i sektionen Varedetaljer i Check-transaktionen. QBO angiver også, under leverandørens navn, at Check-transaktionen har én tilknyttet transaktion.

En Check transaktion efter tilføjelse af en indkøbsordre til den.

Hvis du gemmer Check-transaktionen og derefter genåbner indkøbsordren, har QBO ændret indkøbsordrernes status fra åben til lukket, så du ikke ved et uheld føjer indkøbsordren til en anden transaktion.

Hvis du tilføjer den forkerte indkøbsordre til en transaktion, kan du fjerne indkøbsordrelinjen i sektionen Varedetaljer ved at klikke på skraldespanden i højre kant af linjen.

QBO kan ikke kun tilføje en del af en indkøbsordre til en transaktion. Så hvis du kun modtager en del af en indkøbsordre, skal du tilføje indkøbsordren til din transaktion og derefter registrere en betaling for den del af indkøbsordren, du har modtaget, ved at slette linjer fra checken for varer, du ikke har modtaget. For at fortsætte med at spore den udestående del af indkøbsordren kan du manuelt lukke den oprindelige indkøbsordre og oprette en ny indkøbsordre, der indeholder de resterende udestående varer; Når du opretter den anden indkøbsordre - i det væsentlige en restordre - prøv at tildele den et nummer, der hjælper dig med at spore den i forhold til den oprindelige indkøbsordre.

Du kan bruge dine egne tilpassede indkøbsordrenumre, hvis du vælger Gear→ Virksomhedsindstillinger→ Udgifter. Klik derefter på blyanten ved siden af ​​Indkøbsordrer for at redigere indkøbsordreindstillinger, marker afkrydsningsfeltet Brugerdefinerede transaktionsnumre, og klik derefter på Gem.

Når du skal identificere åbne indkøbsordrer, skal du bruge rapporten Åbn indkøbsordreliste.