Sådan indstilles regnskabspræferencer i QuickBooks 2011

Du kan angive, hvordan QuickBooks fungerer for dig, ved at angive præferencer. Faktisk er meget af det, du gør, når du kører QuickBooks 2011 EasyStep-interviewet (når du opsætter QuickBooks), at give oplysninger, som QuickBooks bruger til at indstille dine præferencer.

Hvis du for eksempel angiver, at du opkræver moms fra kunderne, beskriver EasyStep-interviewet, hvordan moms skal fungere for din virksomhed ved at bruge momspræferencerne.

Fanen Mine præferencer i sættet Regnskabspræferencer giver en enkelt mulighed: Du kan fortælle QuickBooks, at du vil have den til at udfylde oplysninger automatisk, når du registrerer en generel journalpost.

Fanen Firmapræferencer indeholder følgende fem generelle regnskabsafkrydsningsfelter samt indstillinger for lukkedato.

• Brug kontonumre: Afkrydsningsfeltet Brug kontonumre, hvis det er valgt, giver dig mulighed for at indtaste et kontonummer for en transaktion.

• Kræv konti: Afkrydsningsfeltet Kræv konti, hvis det er valgt, fortæller QuickBooks, at du skal angive en konto for en transaktion.

• Brug klassesporing: Afkrydsningsfeltet Brug klassesporing lader dig fortælle QuickBooks, at du ikke kun vil bruge konti til at spore dine økonomiske oplysninger, men også klasser. Du kan spore udgifter ved at bruge kategorier som løn, husleje og forsyninger. Klasser giver dig derfor en måde at spore disse oplysninger i en anden dimension.

• Tildel automatisk journalpostnummer : Dette afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at tildele numre til de generelle journalposter, som du indtaster ved hjælp af kommandoen Lav journalpost. Du vil lade dette afkrydsningsfelt være markeret.

• Advar, når du bogfører en transaktion til Retained Earnings: Dette afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at vise en advarselsmeddelelse, hver gang du eller en anden forsøger at direkte debitere eller kreditere dens tilbageholdte indtjening-konto.

• Datoadvarsler: Datoadvarselsboksene fortæller QuickBooks at advare dig, når du eller en anden går ind i en transaktion med en dato for langt i fortiden eller for langt ud i fremtiden. Du ønsker også at angive, hvor mange dage der er for langt tilbage i fortiden eller for langt ud i fremtiden.

• Indstillinger for lukkedato: Med feltet Lukningsdato kan du identificere en dato, inden hvilken din QuickBooks-datafil ikke kan ændres. Med andre ord, hvis du indstiller slutdatoen til den 31. december 2010, fortæller du QuickBooks, at du ikke ønsker at foretage ændringer i QuickBooks datafil før denne dato.

Tidligere versioner af QuickBooks giver dig også mulighed for at tænde og slukke for en revisionssporfunktion ved at bruge fanen Firmapræferencer i Regnskabsindstillinger. Siden 2007 har QuickBooks dog et revisionsspor, som altid er aktiveret, så du ikke længere kan se et afkrydsningsfelt for revisionsspor i regnskabspræferencer. Et revisionsspor fører i øvrigt blot en liste over, hvem der foretager hvilke ændringer af transaktioner. Revisorer, forudsigeligt, elsker revisionsspor. Revisionsspor gør det muligt for nogen, såsom din CPA, at komme ind efter kendsgerningen og finde ud af, hvorfor en kontosaldo er, hvad den er.