Sådan indstilles QuickBooks 2021-regnskabspræferencer

Fanen Mine præferencer i dialogboksen Regnskabspræferencer giver en enkelt mulighed: Du kan fortælle QuickBooks 2021, at du ønsker, at den automatisk skal udfylde oplysninger, når du registrerer en generel journalpost.

Bliv dog ikke irriteret over manglen på personalisering. Denne næsten totale mangel på individuelt tilpassede præferencer giver mening, hvis du tænker over det. Regnskab for en virksomhed skal fungere på samme måde for Jane, som det gør for Joe og for Susan.

Du har dog mulighed for at angive flere virksomhedspræferencer for regnskab. Igen, det giver mening, hvis du tænker over det. Forskellige virksomheder driver deres regnskabssystemer på forskellige måder.

Denne figur viser fanen Firmapræferencer i dialogboksen Regnskabspræferencer.

Fanen Firmaindstillinger i dialogboksen Regnskabsindstillinger

Brug af kontonumre i QuickBooks

Som standard lader QuickBooks dig bruge navne til at identificere konti på kontoplanlisten eller på kontolisten. Den konto, du bruger til at spore lønudgifter, kan for eksempel være kendt som "løn", men du kan markere afkrydsningsfeltet Brug kontonumre for at fortælle QuickBooks, at du vil bruge kontonumre i stedet for kontonavne til at identificere konti. Større virksomheder og virksomheder med meget lange lister over konti bruger ofte kontonumre. Når du bruger tal, kan du nemmere styre både bestilling af konti på et regnskab og indsættelse af nye konti i kontoplanlisten.

Afkrydsningsfeltet Vis kun laveste underkonto (se den foregående figur) lader dig fortælle QuickBooks, at den skal vise den laveste underkonto i stedet for den højere moderkonto i regnskaber. QuickBooks giver dig mulighed for at oprette underkonti, som er konti inden for konti. Du kan også oprette under-underkonti, som er konti inden for underkonti. Du bruger underkonti til mere fint at spore aktiver, passiver, egenkapitalbeløb, indtægter og udgifter.

Indstilling af generelle regnskabsindstillinger i QuickBooks

Fanen Firmapræferencer (ikke vist) indeholder følgende fem generelle regnskabsafkrydsningsfelter samt datoadvarsler og indstillinger for slutdato. Afkrydsningsfelterne er sandsynligvis selvforklarende for enhver, der har lavet lidt regnskab med QuickBooks, men for nye QuickBooks-brugere er her en kort beskrivelse af, hvad hver enkelt gør:

• Brug kontonumre: Afkrydsningsfeltet Brug kontonumre, hvis det er valgt, giver dig mulighed for at indtaste et kontonummer for en transaktion. Det tilknyttede afkrydsningsfelt, Vis kun laveste underkonto, fortæller QuickBooks kun at vise navnet og kontonummeret på en underkonto (hvis du bruger en) i stedet for hele kontoens arv. Hvis du bruger mange niveauer af underkonti, kan denne mulighed virkelig rydde op i visninger, hvilket gør det nemmere at se, hvilken konto du kigger på.
• Kræv konti: Afkrydsningsfeltet Kræv konti, hvis det er valgt, fortæller QuickBooks, at du skal angive en konto for en transaktion. Dette giver mening. Hvis du ikke bruger konti til at spore de beløb, der strømmer ind og ud af virksomheden, laver du ikke rigtig regnskab. Det ville aldrig give mening, efter min ydmyge mening, at fravælge afkrydsningsfeltet Kræv konti.
• Brug klassesporing til transaktioner:Afkrydsningsfeltet Brug klassesporing til transaktioner lader dig fortælle QuickBooks, at du ikke kun vil bruge konti til at spore dine økonomiske oplysninger, men også klasser lader dig opdele oplysninger på kontoniveau på en anden måde. Det lyder kompliceret, men det er egentlig ret simpelt. Kontolisten lader dig for eksempel spore indtægter og udgifter efter kategorier af indtægter og udgifter. Du kan spore udgifter ved at bruge kategorier som løn, husleje og forsyninger. Klasser giver dig derfor en måde at spore disse oplysninger i en anden dimension. Du kan for eksempel opdele lønudgifter i de lønninger, du har brugt på to steder i din virksomhed. En restauratør med to restauranter vil måske gøre dette. Bemærk, at QuickBooks også indeholder felter, du kan markere for at angive, at QuickBooks skal bede dig om at tildele klasser og tildele klasser til konti,
• Tildel automatisk journalpostnummer : Dette afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at tildele numre til de generelle journalposter, som du indtaster ved at bruge kommandoen Lav generelle journalposter. Du vil lade dette afkrydsningsfelt være markeret. Generelle journalposteringer bliver i øvrigt typisk indtastet af din CPA eller din professionelle revisor.
• Advar, når du bogfører en transaktion til tilbageholdt indtjening: Dette afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at vise en advarselsmeddelelse, hver gang du forsøger (eller en anden forsøger) at direkte debitere eller kreditere dens konto for tilbageholdt indtjening. (Normalt ønsker du ikke at direkte debitere eller kreditere den tilbageholdte indtjening-konto, og kun dygtige revisorer vil under alle omstændigheder indtaste transaktioner direkte i tilbageholdt indtjening.)
• Skjul åbningssaldofelter i navne og varer: Marker dette felt for at bede QuickBooks om at skjule åbningsbalanceoplysninger for kunder, leverandører, andre navne og for varer.
• Datoadvarsler: Datoadvarsler-boksene fortæller QuickBooks at advare dig, når du indtaster (eller en anden indtaster) en transaktion med en dato for langt i fortiden eller for langt ud i fremtiden. Hvis du markerer en af ​​boksene Datoadvarsler, vil du også angive, hvor mange dage der ligger for langt tilbage i fortiden eller for langt ud i fremtiden.
• Indstilling af lukkedato: Med feltet Lukningsdato kan du identificere en dato, inden hvilken din QuickBooks-datafil ikke kan ændres. Med andre ord, hvis du indstiller slutdatoen til den 31. december 2021, fortæller du QuickBooks, at du ikke ønsker at foretage ændringer i QuickBooks datafil før denne dato. Dette betyder, at nogen ikke kan ændre en transaktion, der er dateret før din lukkedato uden at få en skræmmende advarselsmeddelelse. Det betyder også, at nogen ikke kan indtaste en transaktion ved at bruge en dato før denne lukkedato. Du kan klikke på knappen Indstil dato/adgangskode for at få vist en dialogboks, der lader dig angive en lukkedato og oprette den nødvendige adgangskode, når nogen vil tilføje en gammel transaktion eller ændre en gammel transaktion.

For længe siden lod tidligere versioner af QuickBooks dig slå en revisionssporfunktion til og fra ved at bruge fanen Firmapræferencer i dialogboksen Regnskabspræferencer. Alle nyere versioner af QuickBooks giver dog altid et revisionsspor, så du ikke længere kan se en regnskabspræference for revisionssporet. Et revisionsspor fører i øvrigt blot en liste over, hvem der foretager hvilke ændringer af transaktioner. Revisorer, forudsigeligt, elsker revisionsspor. Revisionsspor gør det muligt for en person, såsom din CPA eller en Internal Revenue Service-revisor, at komme ind efter kendsgerningen og finde ud af, hvorfor en kontosaldo er, hvad den er.