Sådan indstilles generelle regnskabsindstillinger i QuickBooks 2013

QuickBooks 2013's Company Preferences-fane indeholder følgende fem generelle regnskabsafkrydsningsfelter samt datoadvarsler og indstillinger for lukkedato. (Afkrydsningsfelterne er sandsynligvis selvforklarende for enhver, der har lavet lidt regnskab med QuickBooks, men for nye QuickBooks-brugere er her en kort beskrivelse af, hvad hver enkelt gør.)

• Brug kontonumre: Afkrydsningsfeltet Brug kontonumre, hvis det er valgt, giver dig mulighed for at indtaste et kontonummer for en transaktion. Det tilknyttede afkrydsningsfelt, Vis kun laveste underkonto, fortæller QuickBooks kun at vise navnet og kontonummeret på en underkonto (hvis du bruger en) i stedet for hele kontoens arv.

  Hvis du bruger mange niveauer af underkonti, kan denne mulighed virkelig rydde op i visninger, hvilket gør det nemmere at se, hvilken konto du kigger på.

• Kræv konti: Afkrydsningsfeltet Kræv konti, hvis det er valgt, fortæller QuickBooks, at du skal angive en konto for en transaktion. Dette giver mening. Hvis du ikke bruger konti til at spore de beløb, der strømmer ind og ud af virksomheden, laver du ikke rigtig regnskab. Det ville aldrig give mening at fravælge afkrydsningsfeltet Kræv konti.

• Brug klassesporing til transaktion: Afkrydsningsfeltet Brug klassesporing lader dig fortælle QuickBooks, at du ikke kun vil bruge konti til at spore dine økonomiske oplysninger, men også klasser. Klasser lader dig opdele oplysninger på kontoniveau på en anden måde. Det lyder kompliceret, men det er egentlig ret simpelt.

  Kontolisten lader dig for eksempel spore indtægter og udgifter efter kategorier af indtægter og udgifter. Du kan spore udgifter ved at bruge kategorier som løn, husleje og forsyninger. Klasser giver dig derfor en måde at spore disse oplysninger i en anden dimension.

  For eksempel kan du opdele lønudgifter i de lønninger, der er brugt på to forskellige steder i din virksomhed. En restauratør med to restauranter vil måske gøre dette. Bemærk, at QuickBooks også har en boks, du kan markere for at angive, at QuickBooks skal bede dig om at tildele klasser.

• Tildel automatisk journalpostnummer : Dette afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at tildele numre til de generelle journalposter, som du indtaster ved at bruge kommandoen Lav journalpost. Du vil lade dette afkrydsningsfelt være markeret. Generelle journalposteringer bliver i øvrigt typisk indtastet af din CPA eller din professionelle revisor.

• Advar, når du bogfører en transaktion til tilbageholdt indtjening: Dette afkrydsningsfelt fortæller QuickBooks at vise en advarselsmeddelelse, hver gang du eller en anden forsøger at direkte debitere eller kreditere dens tilbageholdte indtjening-konto. (Normalt ønsker du ikke at direkte debitere eller kreditere den tilbageholdte indtjening-konto, og kun dygtige revisorer vil under alle omstændigheder indtaste transaktioner direkte i tilbageholdt indtjening.)

• Datoadvarsler: Datoadvarsler-boksene fortæller QuickBooks at advare dig, når du eller en anden går ind i en transaktion med en dato for langt i fortiden eller for langt ud i fremtiden. Hvis du markerer en af ​​boksene med datoadvarsler, vil du også angive, hvor mange dage der ligger for langt tilbage i fortiden eller for langt ud i fremtiden.

• Indstillinger for lukkedato: Med feltet Lukningsdato kan du identificere en dato, inden hvilken din QuickBooks-datafil ikke kan ændres. Med andre ord, hvis du indstiller slutdatoen til den 31. december 2011, fortæller du QuickBooks, at du ikke ønsker at foretage ændringer i QuickBooks datafil før denne dato.

  Dette betyder, at nogen ikke kan ændre en transaktion, der er dateret før din lukkedato uden at få en skræmmende advarselsmeddelelse. Det betyder også, at nogen ikke kan indtaste en transaktion ved at bruge en dato før denne lukkedato.

  Du kan klikke på knappen Indstil dato/adgangskode for at få vist en dialogboks, der lader dig angive en lukkedato og oprette den nødvendige adgangskode, når nogen vil tilføje en gammel transaktion eller ændre en gammel transaktion.

For længe siden lod tidligere versioner af QuickBooks dig også slå en revisionssporfunktion til og fra ved at bruge fanen Firmapræferencer i regnskabsindstillingerne. Alle nyere versioner af QuickBooks giver dog et revisionsspor, der altid er aktiveret, så du ikke længere kan se en regnskabspræference for revisionssporet.

Et revisionsspor fører i øvrigt blot en liste over, hvem der foretager hvilke ændringer af transaktioner. Revisorer, forudsigeligt, elsker revisionsspor. Revisionsspor gør det muligt for nogen, såsom din CPA, at komme ind efter kendsgerningen og finde ud af, hvorfor en kontosaldo er, hvad den er.