Sådan implementeres et simpelt ABC-system i QuickBooks

Alt, hvad du gør for at implementere et simpelt aktivitetsbaseret omkostningssystem (ABC) i QuickBooks, er det, du gør lige nu. Med andre ord, bare fortsæt med at spore dine driftsudgifter ved at bruge en god, anstændig kontoplan. Det er 90 procent af kampen.

Du skal også tage dig af kun en eller to mindre, ekstra genstande. Først slår du QuickBooks Class Tracking-funktionen til. Klassesporing giver dig mulighed for at kategorisere indtægts- og udgiftstransaktioner, som ikke kun falder ind under indtægts- og udgiftskonti, men også i bestemte klasser.

For det andet, når du registrerer en udgift, identificerer du også den klasse, som udgiften falder ind under. Ved at bruge klasser, der svarer til dine aktiviteter - ja, du kan se, at det er alt, der skal til, ikke?

Du kan gøre ABC meget kompliceret. Ydermere, hvis du går ud og hyrer en ekstern konsulent – ​​en person, der ønsker at debitere dig tusinder eller endda titusindvis af dollars for at oprette et af disse systemer – kan du ende med noget, der er meget, meget kraftfuldt og meget, meget kompliceret.

Når det er sagt, behøver ABC-systemer dog ikke at være så komplicerede, især hvis du blot ønsker en bedre fordeling af dine overheadomkostninger frem for et system til at se på omkostningsdriverne eller de aktiviteter, der udgør dine overheadomkostninger. ABC kan være ret ligetil. Dette gælder især i en lille eller mellemstor virksomhed. Faktisk kan du sandsynligvis implementere et godt, førsteklasses ABC-system ved at tage følgende fire trin:

Se på dine faste omkostninger.

Bekræft, at du har nok overhead til at bekymre dig om. Hvis du er i en virksomhed med store fede marginer og meget lave omkostninger, giver ABC måske ingen mening for dig. Den trinvise værdi, du opnår ved at fordele overhead mere præcist, kan simpelthen være en manifestation af en obsessiv-kompulsiv personlighedsforstyrrelse snarere end et godt regnskab.

Identificer de store faste omkostninger.

Du skal gøre dette, hvis du beslutter, at du vil allokere nogle eller en masse af dine overhead via en ABC-tilgang. Brug ikke tid på at forsøge nøjagtigt at allokere nogle øre-ante-beløb (medmindre de er nemme at tildele dem, der kan udføres på samme tid som det større projekt).

Gå efter det største bang, du kan få for pengene. Skab et ABC-system, der tildeler, med en minimal indsats, en stor del af din overhead. Bliv ikke for pedantisk.

Identificer de vigtigste aktiviteter, der bruger de faste omkostninger.

I det simple eksempel på den imaginære pølsevognsvirksomhed har du kun en enkelt aktivitet: at betjene en kunde. Du kommer helt sikkert til at have flere aktiviteter end det. Du behøver dog ikke oprette en liste med 80 aktiviteter.

Identificer de store aktiviteter, der gør dig i stand til at allokere dine overhead. Jo færre aktiviteter du kan bruge til at gøre dette, jo nemmere bliver dit regnskab. Find en håndfuld aktiviteter, der giver dig mulighed for retfærdigt og præcist at allokere overhead til produktlinjer. Det er det store billede.

Spor aktiviteterne til produkter ved hjælp af passende foranstaltninger.

Når du har identificeret den håndfuld aktiviteter, der lader dig forbinde faste udgifter til produkter, skal du sørge for at bruge den passende foranstaltning - også kendt som en omkostningsdriver - for at binde de faste udgifter til produktlinjerne eller servicelinjerne.

I eksemplet med pølsevognsbranchen behøvede én overhead-omkostning - husleje - ikke engang en omkostningsdriver. Udgiften til forsyninger behøvede heller ikke en omkostningsdriver, fordi du var i stand til at allokere disse omkostninger ved simpel observation.

Lønudgifterne krævede en mere sofistikeret lærebogstilgang til tildeling. For at allokere lønudgiften oprettede du en aktivitet kaldet betjening af kunden og allokerede derefter aktivitetens omkostninger baseret på antallet af trin, som hver produktlinje krævede.

Et ABC-system er et værktøj, som du kan bruge til at styre dine faste omkostninger og rentabiliteten af ​​de produkter eller tjenester, du sælger. I praksis ønsker du at fokusere på de store faste omkostninger, og i sidste ende vil du kun have et ABC-system, der producerer nyttige tal - tal, der hjælper dig med at tænke over din virksomhed mere klart og kreativt.