Sådan fungerer indkøbsordrer i QuickBooks 2019

Hvis du skal bestille ting til din virksomhed, så overvej at bruge PO'er. Opret QuickBooks PO'er, selvom du bestiller varer via telefon eller telegraf eller endda via World Wide Web - det vil sige, når du ikke anmoder om varer skriftligt. Ved at udfylde PO'er kan du bestemme, hvilke varer du har på bestilling, og hvornår varerne ankommer. Alt du skal gøre er at spørge QuickBooks "Hvad er på bestilling, og hvornår kommer det alligevel?" Aldrig mere vil du være nødt til at narre din hjerne for at huske, om du har bestilt de tingamajigs og doohickeys.

Og når regningen kommer, har du allerede den specificeret på PO-formularen. Gæt hvad? Når du har skrevet alle varerne på din PO, behøver du ikke at udfylde fanen Varer på din check, når du betaler regningen. Eller, hvis du betaler regninger med kreditormetoden, behøver du ikke udfylde fanen Varer i vinduet Indtast regninger. Når varerne ankommer, skal du blot lade QuickBooks vide; varerne tilføjes straks til din inventarliste.

Brug PO'er til varer, du bestiller - det vil sige for varer, som du vil modtage og betale for i fremtiden. Hvis du køber varer i håndkøb eller modtager varer, som du ikke har bestilt, behøver du naturligvis ikke en PO. Hvad du skal gøre er at betale regningen og inventar de varer, du lige har købt.

Sådan tilpasser du en indkøbsordreformular i QuickBooks 2019

QuickBooks giver dig mulighed for at tilpasse din PO-formular, arbejde fra bunden for at oprette en ny PO-formular eller arbejde ud fra en eksisterende PO-skabelon.

For at oprette en "fra bunden" PO-formular skal du vælge Leverandører → Opret indkøbsordrer og klikke på knappen Tilpas design på fanen Formatering i den resulterende dialogboks. QuickBooks viser en Intuit-webside, der leder dig gennem trinene til at skabe din egen meget tilpassede formular.

For at tilpasse en eksisterende PO-formular skal du vælge Leverandører → Opret indkøbsordrer og derefter klikke på knappen Tilpas datalayout på fanen Formatering i den resulterende dialogboks. QuickBooks, i dette tilfælde, beder dig om at lave en kopi af indkøbsordreformularen og viser derefter dialogboksen Yderligere tilpasning (ikke vist), som indeholder knapper og bokse, som du kan bruge til at ændre standard QuickBooks PO-formular, så dataene du ønsker vises og er mærket som du ønsker.

Dialogboksen Yderligere tilpasning giver et forhåndsvisningsområde, du kan bruge til at se, hvordan dine ændringer ser ud, og en Annuller-knap, du kan klikke på, hvis tingene går frygteligt ud af hånden. Ydermere indeholder dialogboksen Yderligere tilpasning en Layout Designer-knap, som du kan klikke på for at åbne Layout Designer-vinduet. Layout Designer-vinduet giver dig mulighed for at blive en ægte layoutkunstner og foretage alle mulige ændringer i din PO ved blot at flytte felter rundt på siden med din mus.

Knappen Administrer skabeloner, som også er tilgængelig på fanen Formatering, lader dig vælge den PO-formular, du vil tilpasse, når du tidligere har oprettet mere end én formular.

Sådan udfyldes en indkøbsordre i QuickBooks 2019

Måske er du ved at løbe tør for dimser, doohickeys eller et andet element på din vareliste, og du er klar til at omarrangere disse ting - hvad end de er. Følg disse trin for at udfylde en PO:

1. Vælg Leverandører → Opret indkøbsordrer.

Du kan også klikke på ikonet Indkøbsordrer på startskærmen eller klikke på området Nye transaktioner i Vendor Center og derefter vælge Indkøbsordrer. Du ser vinduet Opret indkøbsordrer, som ligner den viste figur. Bemærk, at de nøjagtige detaljer i dette vindue afhænger af, hvordan du tilpasser din PO-formular.

Vinduet Opret indkøbsordrer.

2. Vælg en leverandør fra rullemenuen Leverandør.

Klik på pil ned for at se en liste over dine leverandører. Klik på en leverandør for at se dens navn og adresse i boksen Leverandør. Hvis du ikke kan finde navnet på leverandøren i din menu, skal du vælge Tilføj ny i menuen og derefter udfylde oplysningerne om leverandøren i dialogboksen Ny leverandør. Klik på OK, når du er færdig med dialogboksen.

3. Hvis du sporer dit lager efter klasse, skal du vælge en klasse fra rullemenuen Klasse.

Vinduet Opret indkøbsordrer har muligvis ikke en rullemenu for klasse. Hvis det ikke gør det, og du vil have det, skal du konfigurere QuickBooks til at spore udgifter efter klasse. For at gøre det skal du åbne QuickBooks-filen i enkeltbrugertilstand som administrator. Vælg derefter Rediger→ Indstillinger, og klik på ikonet Regnskab på listen til venstre. (Du skal muligvis også klikke på fanen Firmapræferencer.) Til sidst skal du markere afkrydsningsfeltet Brug klassesporing og derefter klikke på OK.

4. (Valgfrit) Vælg en Rep, en forventet dato og en FOB, hvis du bruger dem på din PO.

Du skal muligvis udfylde andre felter, før du kommer til vare-for-vare-beskrivelserne nederst. Igen, disse felter vises muligvis ikke, hvis du ikke har angivet, at du vil have dem på din formular.

5. Flyt til kolonnen Vare, og begynd at indtaste de varer, du bestiller.

Indtastning af varerne er den vigtigste del af oprettelsen af ​​en PO. Når du flytter ind i varekolonnen, bliver den til en rullemenu. Klik på dens pil ned for at se listen over varer. Du skal muligvis rulle til det element, du vil indtaste. En hurtig måde at rulle til elementet på er at skrive de første par bogstaver i elementets navn. Hvis du skriver navnet på et element, der ikke er på listen over emner, spørger QuickBooks, om du vil konfigurere dette element. Hvis det er tilfældet, skal du klikke på Opsætning og derefter udfylde dialogboksen Nyt element.

Indtast så mange elementer, du vil, i kolonnen Vare. QuickBooks udfylder en varebeskrivelse for dig, men du kan redigere, hvad end den sætter i kolonnen Beskrivelse, hvis det er nødvendigt. Angiv i kolonnen Antal, hvor mange af hver vare du har brug for.

6. Hvis du vil, skal du udfylde feltet Leverandørmeddelelse - men udfyld bestemt feltet Memo.

Leverandørmeddelelsesfeltet er det sted, hvor du sender en besked til den part, der modtager din ordre. Du kunne skrive Get me this stuff pronto!

Uanset hvad du gør, skal du sørge for at udfylde Memo-feltet. Det, du indtaster i dette felt, vises i dialogboksen Åbn indkøbsordrer, og denne info er den sikreste måde for dig at identificere, hvad denne PO er til. Indtast noget meningsfuldt, som du kan forstå om to uger, tre uger eller en måned fra nu, når du betaler for de varer, du bestiller.

Øverst i vinduet Opret indkøbsordrer er afkrydsningsfeltet Udskriv senere, som fortæller dig, om du vil udskrive denne PO. Hvis du ønsker at udskrive PO, skal du sørge for, at dette afkrydsningsfelt er markeret. Når du har udskrevet PO, forsvinder fluebenet fra boksen.

7. Klik på Udskriv for at udskrive PO.

Hvis denne PO er en af ​​mange, du har udfyldt, og du vil udskrive flere på én gang, skal du klikke på pilen under knappen Udskriv og vælge Batch fra rullemenuen. Inden du udskriver indkøbsordret, vil du måske gerne klikke på pil ned under knappen Udskriv og vælge Eksempel for at se, hvordan indkøbsordret vil se ud, når du udskriver det. QuickBooks viser dig en kopi af PO'en på skærmen. Jeg håber det ser ok ud.

Du bruger Historik-knappen, efter at du har modtaget de varer, du så omhyggeligt har opført på PO'en. Når du har modtaget varerne og registreret deres kvittering, vil et klik på denne knap fortælle QuickBooks at give dig hele historikken for en vare - når du bestilte den, og hvornår du modtog den.

Med hensyn til de andre knapper øverst, tror jeg, at du ved, hvad det er.

8. Klik på Gem og ny eller Gem og luk for at registrere PO'en.

QuickBooks gemmer PO og viser et nyt, tomt PO-vindue, hvor du kan indtaste en anden ordre.

Sådan tjekker du indkøbsordrer i QuickBooks

Du optager PO'erne. Der går et par uger, og du spørger dig selv: "Bestilte jeg de doohickeys fra Acme?" Vælg Rapporter → Indkøb → Åbn indkøbsordrer for at se en rapport, der viser udestående indkøbsordrer. Eller klik på Rapportcenter, vælg Køb i venstre kolonne, klik på knappen Listevisning i øverste højre hjørne for at få en faktisk liste over indkøbsrapporter, og klik derefter på rapporten Åbn indkøbsordrer. Alternativt kan du bruge Rapportcenter-karrusellen til at bladre gennem rapporterne i en kategori. For at bruge karrusellen skal du vælge Køb i venstre kolonne, klikke på knappen Karruselvisning (ved siden af ​​knappen Listevisning), og derefter klikke på stak-af-rapportbilledet, der vises til venstre eller højre for billedet af den valgte rapport.

Sådan modtager du indkøbsordrevarer i QuickBooks

Når dine doohickeys og dimser er ankommet med kameltog, skal du registrere modtagelsen af ​​varerne og tilføje dem til din vareliste.

De første to ting at gøre er at notere, om tingene kom med en regning og derefter beslutte, hvordan du vil betale for det. Disse beslutninger er de samme, som du skal træffe, hvis du modtager varer uden først at have udfyldt en PO.

Du registrerer PO-varer, som du modtager, på samme måde, som du registrerer andre varer, du modtager:

• Hvis du betaler for PO-varer med en check, skal du bruge vinduet Skriv checks.
• Hvis du modtager PO-varerne uden en regning, skal du bruge vinduet Opret varekvitteringer.
• Hvis du modtager PO-varerne med en regning, skal du bruge vinduet Indtast regninger.

Uanset hvilket vindue du bruger, når du vælger den leverandør, der solgte dig PO-varerne, advarer QuickBooks dig om, at der findes åbne PO'er for leverandøren og spørger dig, om du vil modtage mod en PO. Selvfølgelig gør du. ( Modtag mod betyder blot at sammenligne det, du har bestilt, med det, du har modtaget.) Når du klikker på Ja, viser QuickBooks dialogboksen Åbn indkøbsordrer, som vist her. Vælg den/de PO'er, du modtager mod, og klik derefter på OK. QuickBooks udfylder fanen Varer for at vise alle de ting, du har bestilt. Hvis det, QuickBooks viser, ikke er det, du har modtaget, skal du muligvis foretage justeringer.

Dialogboksen Åbn indkøbsordrer.