Sådan forbereder du fakturaer i QuickBooks 2021

Når du har afsluttet alt det indledende arbejde, er det nemt at udarbejde en faktura med QuickBooks . Hvis det er ved at blive gammelt for dig at klikke på knapper og udfylde tekstbokse, skal du springe følgende play-by-play-kommentar over og blot få vist vinduet Opret fakturaer - enten ved at vælge Kunder→ Opret fakturaer eller klikke på ikonet Fakturaer på startsiden. Udfyld derefter dette vindue og klik på knappen Udskriv. Hvis du vil have mere hjælp end en enkelt sætning giver, skal du fortsætte med at læse for trinvise instruktioner.

I de følgende trin beskriver jeg, hvordan du opretter den mest komplicerede og involverede faktura: en produktfaktura. Nogle felter på produktfakturaen vises ikke i service- eller professionelfakturaen, men du skal ikke bekymre dig om, hvorvidt din virksomhed er service- eller professionel. At oprette en service- eller professionel faktura fungerer stort set på samme måde som at oprette en produktfaktura; du udfylder bare færre felter. Og husk, at du starter med trin 1 og 2, uanset hvilken type faktura du opretter. Sådan opretter du en faktura uden videre:

1. Vis vinduet Opret fakturaer ved at vælge Kunder→ Opret fakturaer.

Vinduet Opret fakturaer vises som vist.

2. Vælg den skabelon eller fakturaformular, du vil bruge, fra rullemenuen Skabelon.

QuickBooks kommer med foruddefinerede fakturaformulartyper, herunder produkt, professionel, service og (afhængigt af hvordan du konfigurerer QuickBooks og hvilken version af QuickBooks du bruger) en håndfuld andre specialiserede fakturaskabeloner. Hvilken der vises som standard afhænger af, hvad du fortalte QuickBooks om din virksomhed under QuickBooks-opsætningen. Du kan også oprette din egen tilpassede fakturaskabelon (eller ændre en eksisterende).

3. Identificer kunden og om nødvendigt jobbet ved at bruge rullemenuen Kunde: Job .

Rul gennem rullemenuen Kunde: Job, indtil du ser det kunde- eller jobnavn, du har brug for; klik derefter på den.

4. (Valgfrit) Tildel en klasse til fakturaen.

Hvis du bruger klasser til at spore udgifter og indtægter, skal du aktivere rullemenuen Klasse og vælge en passende klasse til fakturaen. For at slå denne praktiske måde at kategorisere transaktioner til eller fra (hvilket er overkill for nogle virksomheder), skal du vælge Rediger → Præferencer, klikke på Regnskab i venstre side, klikke på fanen Virksomhedspræferencer og derefter markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Brug klassesporing. (Figuren viser ikke klassemenuen.)

Vinduet Opret fakturaer

5. Angiv fakturadatoen.

Tryk på Tab flere gange for at flytte markøren til tekstboksen Dato. Indtast derefter den korrekte dato i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan også bruge følgende hemmelige koder til at ændre datoen:

• • Tryk på + (plussymbolet) for at flytte datoen en dag frem.
  • Tryk på – (minussymbolet) for at flytte datoen én dag tilbage.
  • Tryk på T for at ændre datoen til dagens dato (som angivet af den systemtid, som din computers interne ur giver).
  • Tryk på M for at ændre datoen til den første dag i måneden (fordi M er det første bogstav i ordet måned ).
  • Tryk på H for at ændre datoen til den sidste dag i måneden (fordi H er det sidste bogstav i ordet måned ).
  • Tryk på Y for at ændre datoen til årets første dag (fordi, som du uden tvivl kan gætte, er Y det første bogstav i ordet år ).
  • Tryk på R for at ændre datoen til årets sidste dag (fordi R er det sidste bogstav i ordet år ).

Du kan også klikke på knappen i højre ende af datofeltet for at få vist en lille kalender. For at vælge en dato fra kalenderen skal du blot klikke på den dato, du ønsker. Klik på pilene i øverste venstre og øverste højre hjørne af kalenderen for at få vist den forrige eller næste måned.

6. (Valgfrit) Indtast et fakturanummer i tekstboksen Faktura #.

QuickBooks foreslår et fakturanummer ved at tilføje 1 til det sidste fakturanummer, du brugte. Du kan acceptere denne tilføjelse eller, hvis du har brug for at have det på din måde, gå til tekstboksen Faktura # og ændre nummeret til det, du ønsker.

7. Ret regningen til adressen, hvis det er nødvendigt.

QuickBooks henter faktureringsadressen fra kundelisten. Du kan ændre adressen på fakturaen ved at erstatte en del af den sædvanlige faktureringsadresse. Du kan for eksempel indsætte en anden linje, hvor der står Attention: William Bobbins , hvis det er navnet på den person, som fakturaen skal gå til.

8. Reparer afsendelsesadressen, hvis det er nødvendigt.

Jeg føler mig som en brudt rekord, men her er aftalen: QuickBooks griber også leveringsadressen fra kundelisten. Så hvis leveringsadressen har noget usædvanligt over sig for kun denne ene faktura, kan du ændre adressen ved at erstatte eller tilføje oplysninger i feltet Send til adresse. Bemærk, at QuickBooks vil holde styr på hver af de forsendelsesadresser, du bruger til en kunde, så hvis du har brugt en forsendelsesadresse før, kan du muligvis vælge den i rullemenuen Send til.

9. (Valgfrit . . slags) Angiv indkøbsordrenummeret i tekstboksen PO-nummer.

Hvis kunden udsteder indkøbsordrer (PO'er), skal du indtaste nummeret på den indkøbsordre, der godkender dette køb. (Bare for ordens skyld udtales PO tisse-åh, ikke tøs eller pyt . )

10. Angiv betalingsbetingelserne ved at vælge en mulighed i rullemenuen Betingelser.

11. (Valgfrit) Navngiv salgsrepræsentanten.

Rep står ikke for omdømme, så lad være med at skrive tre-bogstavs redaktionelle kommentarer her (selvom jeg ville elske at se, hvad du kan gøre med tre bogstaver). Hvis du vil spore salg af salgsrepræsentant, skal du bruge rullemenuen Rep. Du skal blot aktivere menuen ved at klikke på dens pil og derefter vælge et navn. Sælgere kan inkludere medarbejdere, men de kan også inkludere andre personer, som du har indtastet på dine andre lister. For hurtigt at tilføje en sælger skal du vælge Tilføj ny og derefter bruge de praktiske dialogbokse, som QuickBooks viser. For at arbejde med sælgerlisten skal du vælge Lister→ Kunde- og leverandørprofillister→ Salgsrepræsentantliste.

12. Angiv forsendelsesdatoen, hvis det er noget andet end fakturadatoen.

For at angive datoen skal du blot flytte markøren til tekstboksen Send og derefter skrive datoen i formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Du kan flytte markøren ved at trykke på Tab eller ved at klikke på tekstboksen.

Et andet hurtigt punkt: Kan du huske alle de hemmelige koder, som jeg taler om i trin 5 til at ændre fakturadatoen? De arbejder også for at ændre forsendelsesdatoen.

13. Angiv forsendelsesmetoden.

Du kan sikkert gætte, hvordan du angiver forsendelsesmetoden, men parallel struktur og en tvangspræget personlighed tvinger mig til at fortsætte. Så for at angive forsendelsesmetoden skal du flytte markøren til rullemenuen Via og derefter vælge en forsendelsesmetode fra den.

Du kan i øvrigt tilføje nye forsendelsesmetoder til menuen ved at vælge Tilføj ny og derefter udfylde den søde lille dialogboks, som QuickBooks viser. Opsætning af nye forsendelsesmetoder er virkelig, virkelig nemt.

14. Angiv FOB-punktet ved at bruge FOB-tekstboksen.

FOB står gratis ombord. FOB-punktet er vigtigere, end det umiddelbart ser ud til - i hvert fald i forretningsmæssig forstand - fordi FOB-punktet bestemmer, hvornår overdragelsen af ​​ejendomsretten finder sted, hvem der betaler fragt, og hvem der bærer risikoen for skader på varerne under forsendelsen.

Hvis en forsendelse er gratis om bord på forsendelsesstedet, overgår ejendomsretten til de solgte varer til køber, så snart varerne forlader sælgers forsendelsesplads. (Husk, at du er sælgeren.) I dette tilfælde betaler køber fragten og bærer risikoen for forsendelsesskader. Du kan angive FOB-forsendelsesstedet som FOB-forsendelsessted eller som navnet på byen. Hvis forsendelsesstedet er Seattle, for eksempel, er FOB Seattle det samme som FOB Shipping Point. De fleste varer sendes i øvrigt som FOB Shipping Point.

Hvis en forsendelse er gratis om bord på destinationsstedet , overgår ejendomsretten til de varer, der sælges, til køberen, så snart varerne ankommer til købers forsendelsesplads. Sælger betaler fragten og bærer risikoen for forsendelsesskader. Du kan angive FOB-destinationspunktet som FOB-destinationspunkt eller som navnet på byen. Hvis destinationspunktet for eksempel er Omaha, er FOB Omaha det samme som FOB-destinationspunktet.

15. Indtast hver vare, du sælger.

Flyt markøren til den første række i listeboksen Antal/Varekode/Beskrivelse/Pris pr./Beløb/afgift. (Okay, jeg ved, at det ikke er et særlig godt navn for det, men du ved, hvad jeg mener, ikke?) Du skal begynde at udfylde de linjeposter, der er på fakturaen. Når du har flyttet markøren til en række i listeboksen, forvandler QuickBooks feltet Varekode til en rullemenu. Aktiver rullemenuen Varekode i den første tomme række i listeboksen, og vælg derefter elementet.

Når du vælger varen, udfylder QuickBooks tekstboksene Beskrivelse og pris hver med den salgsbeskrivelse og salgspris, du har indtastet på varelisten. (Du kan redigere oplysningerne for denne særlige faktura, hvis du har brug for det.) Indtast antallet af solgte varer i tekstboksen Antal. (Når du har indtastet dette tal, beregner QuickBooks beløbet ved at gange Antal med Pris hver.) Hvis du har brug for andre varer på fakturaen, skal du bruge de resterende tomme rækker i listeboksen til at indtaste hver enkelt. Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Afgiftspligtig, da du tilføjede varen til varelisten, vises ordet Moms i kolonnen Moms for at angive, at varen vil blive beskattet. Hvis varen ikke er afgiftspligtig (eller du har lyst til at være skatteunddrager uden god grund), skal du klikke på kolonnen Afgift og vælge Ikke.

Du kan sætte så mange varer på en faktura, som du vil. Hvis du ikke har plads nok på en enkelt side, tilføjer QuickBooks så mange sider som nødvendigt til fakturaen. Oplysninger om fakturasummen kommer naturligvis kun på sidste side.

Klik på knappen Tilføj tid/omkostninger på båndet øverst i formularen for at få vist dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger. Brug denne dialogboks til at vælge omkostninger, som du har tildelt kunden eller jobbet. Brug fanen Varer til at vælge varer købt til jobbet. Brug fanen Udgifter til at vælge refusionsberettigede udgifter og indtaste opmærkningsoplysninger. Brug fanen Tid til at vælge fakturerbar tid optaget af Timer-programmet, Ugentligt timeseddel eller vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet.

16. Indtast eventuelle særlige poster, som fakturaen skal indeholde.

Hvis du ikke har arbejdet meget med QuickBooks-varefilen, aner du ikke, hvad jeg taler om.

For at beskrive nogen af ​​de specielle elementer, skal du aktivere rullemenuen Varekode i den næste tomme række og derefter vælge det specielle element. Når QuickBooks har udfyldt tekstboksene Beskrivelse og pris hver, skal du redigere disse oplysninger (hvis nødvendigt). Beskriv hver af de andre specielle varer - subtotaler, rabatter, fragt og så videre - som du angiver på fakturaen ved at udfylde de tomme rækker i listeboksen.

Hvis du ønsker at inkludere en rabatvare og få den til at gælde for flere varer, skal du sætte en Subtotalvare på fakturaen efter varelageret eller andre varer, som du ønsker at rabatte. Sæt derefter en Rabatvare direkte efter Subtotal-varen. QuickBooks beregner rabatten som en procentdel af subtotalen.

17. (Valgfrit) Tilføj en kundebesked.

Klik på boksen Kundemeddelelse, aktiver dens rullemenu, og vælg en smart kundebesked. For at tilføje kundebeskeder til kundemeddelelsesmenuen skal du vælge Tilføj ny og derefter udfylde dialogboksen, som QuickBooks viser. Klik på OK, når du er færdig.

18. Angiv momsen.

Hvis du har angivet en skattesats på kundelisten, bruger QuickBooks den som standard. Hvis det ikke er korrekt, skal du flytte markøren til listeboksen Moms, aktivere rullemenuen og vælge den korrekte moms.

19. (Virkelig valgfrit) Tilføj et notat.

Du kan tilføje en notatbeskrivelse til fakturaen, hvis du ønsker det. Dette notat udskrives ikke på fakturaer - kun i kundeerklæringen. Memobeskrivelser giver dig en måde at gemme information relateret til en faktura med den pågældende faktura. Figuren viser et udfyldt Opret faktura-vindue.

Et udfyldt vindue med oprettelse af fakturaer

20. Hvis du vil forsinke udskrivningen af ​​denne faktura, skal du markere afkrydsningsfeltet Udskriv senere, der vises på båndet af knapper og felter over hoveddelen af ​​vinduet Opret fakturaer.

21. Gem fakturaen ved at klikke på knappen Gem og ny eller knappen Gem og luk nederst i vinduet.

QuickBooks gemmer den faktura, der er på skærmen. Hvis du klikker på Gem og ny, viser QuickBooks et tomt Opret faktura-vindue, så du kan oprette en anden faktura.

Du kan bladre frem og tilbage gennem fakturaer, som du har oprettet tidligere, ved at klikke på knapperne Næste og Forrige (som ligner venstre og højre pile).

Historik-panelet, der vises langs højre kant af vinduet Opret fakturaer, har to faner, der er nyttige, når du opretter fakturaer. Fanen Kunde (vist i den foregående figur) giver oversigtsoplysninger på højt niveau om kunden. Fanebladet Transaktion (ikke vist) giver mere detaljerede oplysninger om kundens aktivitet og knapper, du kan klikke på for at se detaljerne.

Når du er færdig med at oprette fakturaer, kan du klikke på fakturaformularens Gem og luk-knap eller trykke på Esc-tasten.