Sådan faktureres for tid med QuickBooks 2011

Hvis du bruger QuickBooks 2011 med en servicevirksomhed, sælger du muligvis flere tidsenheder, end du gør materielle genstande. For eksempel kan en advokat sælge timer eller delvise timers juridisk rådgivning. QuickBooks leverer to metoder til at spore den brugte tid, der vil blive faktureret på en faktura som en vare. Du kan bruge den ugentlige timeseddel, eller du kan time eller registrere individuelle aktiviteter, når du fakturerer med QuickBooks.

Brug af en ugentlig timeseddel

For at bruge den ugentlige timeseddelmetode skal du vælge Kunder→Indtast tid→Brug ugentlig timeseddel. For at bruge vinduet Ugentlig timeseddel skal du vælge medarbejder eller leverandør eller anden person, der udfører tjenesten, fra boksen Navn.

Hvis du ikke kan vælge en persons navn fra feltet Navn, skal du indtaste personens navn i feltet og derefter, når du bliver bedt om det, fortæl QuickBooks, hvilken liste (medarbejder, leverandør eller andre navne) den skal føjes til. Når du har tilføjet navnet på den person, der udfører arbejdet, skal du bruge kolonnerne i vinduet Ugentligt timeseddel til at beskrive den kunde eller opgave, som arbejdet er udført for.

Timing af enkeltaktiviteter

Hvis du vil registrere serviceaktiviteter, efterhånden som de opstår, skal du vælge Kunder→ Indtast tid→ Tid/Indtast enkelt aktivitet. QuickBooks viser vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet. Udfyld eller vælg de nødvendige oplysninger:

• For at tidsindstille eller optage en enkelt aktivitet skal du registrere aktivitetsdatoen i boksen Dato.

• Brug feltet Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten.

• I feltet Kunde:Job skal du identificere kunden eller det job, som tjenesten udføres for.

• Vælg det relevante serviceelement fra rullelisten Serviceelement.

• Vælg den relevante lønpost fra rullelisten Lønpost.

• Hvis du sporer klasser, skal du bruge rullelisten Klasse til at klassificere aktiviteten.

Kontroller, at afkrydsningsfeltet Fakturerbar er markeret. Afkrydsningsfeltet Fakturerbar vises i øverste højre hjørne af vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet. Ved at vælge feltet Fakturerbar fortæller du QuickBooks, at det skal opbevare denne registrering af en fakturerbar aktivitet til senere medtagelse på en faktura.

Efter at have beskrevet eller givet disse generelle oplysninger om tjenesten, har du to måder at registrere tiden brugt på tjenesten:

• Manuelt optag tid: Du kan manuelt registrere tiden brugt på en aktivitet ved at bruge feltet Varighed til at indtaste tiden.

• Få QuickBooks til at registrere tiden: Du kan også få QuickBooks til at registrere den tid, du brugte på aktiviteten. Klik blot på knappen Start i boksen Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på knappen Stop, når du stopper aktiviteten.

Når du har beskrevet den aktivitet, du udfører i vinduet Tid/indtast enkelt aktivitet, skal du klikke på knappen Gem og ny eller Gem og luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.

Inklusiv fakturerbar tid på en faktura

For at tilføje fakturerbar tid og omkostninger til en faktura, skal du oprette fakturaen på den sædvanlige måde. Når du har identificeret kunden, og hvis du har sporet tid eller omkostninger for kunden, vil QuickBooks spørge, om du vil fakturere for nogen af ​​tiden eller omkostningerne. Hvis du angiver "ja", viser QuickBooks dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger. Fanen Tid i dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger viser hver af de tidspunkter, du har registreret for en kunde.