Sådan faktureres for tid i QuickBooks 2021

Det meste af tiden er linjeposter, der vises i QuickBooks-fakturaer, varer, som du beskriver på varelisten og derefter kvantificerer direkte på fakturaen. I nogle servicevirksomheder kan du dog faktisk sælge mange enheder af den samme vare. En advokat kan sælge timer eller delvise timers juridisk rådgivning, og den tid kan være alt, hvad hun sælger. En CPA kan sælge timers konsulent-, regnskabs- eller skatteforberedelsesarbejde.

Under disse omstændigheder ønsker du ikke, at der sendes en faktura ud til kunden med én linje i, som f.eks. siger "Juridiske tjenester, 100 timer, $20.000" - medmindre du ikke ønsker at blive i forretningen. I stedet ønsker du en faktura, der beskriver hver enkelt af de opgaver, som advokaten udførte: boplanlægning i 1,5 time, gennemgang af en kontrakt i 4 timer, udarbejdelse af en ny ejendomslejekontrakt på 2 timer, og så videre. For at give dette detaljeringsniveau - detaljer, der virkelig er under elementet - bruger du QuickBooks tidssporingsfunktion.

QuickBooks leverer to metoder til at spore den brugte tid, der vil blive faktureret som en vare på en faktura. Du kan bruge den ugentlige timeseddel, eller du kan time eller registrere individuelle aktiviteter. Jeg beskriver kort hvordan begge tidsregistreringsmetoder virker; hverken er svært. Professionelle tjenesteudbydere (revisorer, advokater, konsulenter, arkitekter osv.), der fakturerer baseret på den brugte tid, bør overveje at bruge en af ​​disse funktioner for at sikre, at de fører nøjagtige optegnelser over den tid, der er brugt på at arbejde for en klient eller kunde.

Sådan bruger du en ugentlig timeseddel

For at bruge den ugentlige timeseddelmetode skal du vælge Kunder→ Indtast tid→Brug ugentlig timeseddel. QuickBooks viser vinduet Ugentligt timeseddel, vist. For at bruge vinduet Ugentlig timeseddel skal du først bruge boksen Navn til at identificere medarbejder, leverandør eller anden person, der udfører tjenesten.

Du bør være i stand til at vælge denne persons navn fra rullelisten Navn. Hvis du ikke kan vælge personens navn fra rullelisten Navn, skal du indtaste det i feltet; derefter, når du bliver bedt om det, fortæl QuickBooks hvilken liste (medarbejder, leverandør eller andre navne) navnet skal tilføjes. Når du har tilføjet navnet på den person, der udførte arbejdet, skal du bruge kolonnerne i vinduet Ugentligt timeseddel til at beskrive den kunde eller opgave, som arbejdet blev udført for, servicekoden, en kort beskrivelse eller note, lønposten ( hvis du bruger QuickBooks til lønning), klassen (hvis du sporer klasser) og derefter de timer, du bruger pr. dag.

Du kan indtaste så mange linjer i vinduet Ugentligt timeseddel, som du vil. Hver linje optræder separat på en faktura. Noteoplysningerne vises i beskrivelsesområdet på fakturaen. Af denne grund ønsker du at bruge passende og beskrivende noter.

Vinduet Ugentligt timeseddel

Timing af enkeltaktiviteter

Hvis du vil registrere serviceaktiviteter, efterhånden som de opstår, skal du vælge Kunder→ Indtast tid→ Tid/Indtast enkelt aktivitet. QuickBooks viser dialogboksen Tid/indtast enkelt aktivitet, som vist.

Dialogboksen Tid/indtast enkelt aktivitet

For at time eller optage en enkelt aktivitet skal du registrere aktivitetsdatoen i boksen Dato. Brug boksen Navn til at identificere den person, der udførte tjenesten. I feltet Kunde:Job skal du identificere kunden eller det job, som servicen blev udført for. Vælg den relevante servicevare fra rullelisten Servicepost og (hvis du sporer en medarbejder) den relevante lønpost fra rullelisten Lønpost. Hvis du sporer klasser, kan du forudsigeligt også bruge rullelisten Klasse til at klassificere aktiviteten. Brug boksen Noter til at optage en kort, passende beskrivelse af tjenesten. Denne beskrivelse fremgår af fakturaen, så vær betænksom over, hvad du skriver.

Efter at have beskrevet eller givet disse generelle oplysninger om tjenesten, har du to måder at registrere tiden brugt på tjenesten:

• Optag tid manuelt. Du kan manuelt registrere tiden brugt på en aktivitet ved at bruge feltet Varighed til at indtaste tiden. Hvis du f.eks. brugte 10 minutter, skal du indtaste 0:10 i feltet Varighed. Hvis du brugte 3 timer og 40 minutter, skal du indtaste 3:40 i feltet Varighed.
• Få QuickBooks til at registrere tiden. Du kan også få QuickBooks til at registrere den tid, du brugte på aktiviteten. Klik blot på knappen Start i boksen Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på knappen Stop, når du stopper aktiviteten. Hvis du vil sætte timeren på pause (f.eks. mens du tager et telefonopkald), skal du klikke på knappen Pause.

Når du har brugt dialogboksen Tid/Indtast enkelt aktivitet til at beskrive den aktivitet, du udfører, skal du klikke på knappen Gem og ny eller Gem og luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.

Kontroller, at afkrydsningsfeltet Fakturerbar (i øverste højre hjørne af dialogboksen) er markeret. Ved at vælge feltet Fakturerbar fortæller du QuickBooks, at det skal opbevare denne registrering af en fakturerbar aktivitet til senere medtagelse på en faktura.

Du kan bruge knapperne Forrige og Næste, som vises øverst i dialogboksen, til at bladre frem og tilbage gennem dine registreringer af aktivitetstiming. Bemærk også, at en staveknap er tilgængelig. Klik på den knap for at stavekontrollere notebeskrivelsen, som du indtaster - hvilket er en god idé, fordi disse oplysninger vises på en faktura senere.

Sådan medtager du fakturerbar tid på en faktura

For at tilføje fakturerbar tid og omkostninger til en faktura, skal du oprette fakturaen på den sædvanlige måde, som jeg har beskrevet tidligere. Når du har identificeret kunden (hvis du har indtastet tid for kunden), og hvis du har sporet omkostninger for kunden, viser QuickBooks en beskedboks, der spørger, om du vil fakturere for nogen af ​​tiden eller omkostningerne. Hvis du svarer ja, viser QuickBooks dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger, vist her.

Dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger

Fanen Tid i denne dialogboks viser hver af de tider, du har registreret for en kunde. For at tilføje disse tidspunkter til fakturaen skal du klikke på kolonnen Brug for tidspunktet. (Kolonnen Brug er kolonnen længst til venstre, der viser et flueben.) Eller, hvis du vil vælge alle tidspunkterne, skal du klikke på knappen Vælg alle. Klik derefter på OK. QuickBooks tilføjer hver af disse fakturerbare tidspunkter til fakturaen som separate linjer. Denne figur viser, hvordan oplysninger om fakturerbar tid vises i vinduet Opret fakturaer.

Vinduet Opret fakturaer, fakturering for fakturerbar tid

Hvis du lader afkrydsningsfeltet med titlen Udskriv valgt tid og omkostninger som én fakturapost ikke være markeret, sætter QuickBooks hver gang du logger ind på en separat linje på fakturaen, som vist. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet, lader QuickBooks dig dog kombinere individuelle tidsregistreringer til en enkelt fakturalinjepost. (Du kan prøve at eksperimentere lidt med denne funktion, hvis du er interesseret).

Du kan klikke på fanen Elementer, Udgifter eller Kilometertal for at se lister over varer, egenudgifter eller forretningsmile, der er afholdt på vegne af en kunde. Du tilføjer gebyrer til en faktura for den slags ting på samme måde, som du tilføjer gebyrer for tid. Du kan endda anvende en markup på dine egne udgifter. Hvis du i øvrigt vil vende tilbage til dialogboksen Vælg fakturerbar tid og omkostninger, og du får vist vinduet Opret fakturaer, skal du klikke på knappen Tilføj tid/omkostninger, som vises øverst i vinduet Opret fakturaer.