Sådan fakturerer du en kunde i QuickBooks 2019

For at fakturere en kunde fra QuickBooks 2019 skal du bruge vinduet Opret fakturaer til at identificere kunden og angive det beløb, som kunden skylder. For at få vist vinduet Opret fakturaer skal du vælge kommandoen Kunder → Opret fakturaer. Når du gør det, viser QuickBooks et vindue med oprettelse af fakturaer som det viste. Du kan bruge mere end én type QuickBooks fakturaskabelon.

Bemærk dog, at vinduet Opret fakturaer, du ser, muligvis ikke ser helt ud som det viste. Du kan også vælge at tilpasse en fakturaformular, så den passer perfekt til dine forretningsbehov. De specifikke trin, du tager, kan være en smule anderledes, hvis du arbejder med en anden QuickBooks fakturaformularskabelon.

1For at få vist vinduet Opret fakturaer skal du vælge kommandoen Kunder→Opret fakturaer.

Når du gør det, viser QuickBooks vinduet Opret fakturaer. Bemærk dog, at vinduet Opret fakturaer, du ser, muligvis ikke ser helt ud som det viste. Du kan bruge mere end én type fakturaformular. Du kan også vælge at tilpasse en fakturaformular, så den passer perfekt til dine forretningsbehov.

2Identificer kunden og, hvis det er relevant, jobbet.

For at gøre dette skal du vælge kunde- eller kunde- og jobkombinationen på rullelisten Kunde:Job. Du skal ikke bekymre dig om denne "job"-virksomhed, hvis du ikke er bekendt med den.

Du skal identificere den specifikke kunde, du fakturerer, ved at vælge den pågældende kunde på listen Kunde:Job. Hvis kunden er en ny kunde, som du endnu ikke har faktureret eller beskrevet i kundelisten, skal du indtaste et kort navn på kunden – f.eks. en forkortelse af kundens virksomhedsnavn – på listen Kunde:Job.

QuickBooks angiver derefter, at kunden endnu ikke findes i kundelisten og spørger, om du vil tilføje kunden; angive at du gør. Når du bliver bedt om det, skal du angive de kundeoplysninger, som QuickBooks anmoder om.

Du kan også klassificere en faktura som værende i en bestemt kategori ved at bruge rullelisten Klasse. Du skal ikke bekymre dig på dette tidspunkt om at bruge klassesporing.

3Bekræft eller angiv nye fakturahovedoplysninger.

Når du har identificeret kunden, udfylder QuickBooks felterne Dato, Faktura, Fakturering til og muligvis Send til. Du behøver sandsynligvis ikke ændre nogen af ​​disse oplysninger. Du bør gennemgå oplysningerne i disse felter for at sikre dig, at de er korrekte.

For eksempel vil du typisk ikke fakturere nogen, medmindre du allerede har afsendt produktet eller ydet tjenesten. Derfor bør du sandsynligvis bekræfte, at fakturadatoen følger produktafsendelsesdatoen eller leveringsdatoen. Det kan også være en god idé at bekræfte, for eksempel, at Send til-adressen er korrekt.

4 Angiv eller bekræft oplysningerne i fakturafeltet.

Fakturaer inkluderer feltoplysninger, der registrerer varer såsom indkøbsordrenumre, betalingsbetingelser, forsendelsesdato og forsendelsesmetode. Du bør sikre dig, at alt hvad QuickBooks viser i disse tekstbokse er korrekt.

Hvis en kunde har givet dig et indkøbsordrenummer, for eksempel, skal du indtaste dette indkøbsordrenummer i feltet PO-nummer. Bekræft, at betalingsbetingelserne vist i boksen Betingelser er korrekte. Bekræft, at datoen vist i feltet Send er korrekt.

Ikke alle disse felter skal udfyldes for hver faktura, men du ønsker at give enhver information, der gør det nemmere for en kunde at betale en faktura, binde en faktura til hans eller hendes købsregistrering og finde ud af, hvordan og hvornår en vare er bliver afsendt.

5 Beskriv de solgte varer.

Hvordan kolonneområdet på din faktura ser ud, afhænger virkelig af, om du sælger produkter eller tjenester. Figuren viser kolonneområdet for produkter. Kolonneområdet for en tjeneste ser enklere ud, fordi du ikke giver meget information, når du beskriver serviceelementer.

I kolonneområdet vil du beskrive hver vare - hvert produkt eller hver tjeneste - som en faktura fakturerer for. For at gøre dette, bruger du en enkelt række for hvert element. Den første vare, du vil fakturere for, går derefter i række 1 i kolonneområdet.

For hver vare indtaster du det bestilte antal, koden for varen og en pris eller takst. QuickBooks henter en varebeskrivelse fra din vareliste og placerer disse data i kolonnen Beskrivelse. QuickBooks beregner også det fakturerede beløb for varen ved at gange mængden med prisen eller satsen.

Du kan dog redigere både felterne Beskrivelse og Beløb. Hvis du redigerer feltet Beløb, genberegner QuickBooks feltet Pris hver ved at dividere beløbet med mængden.

For at indtaste yderligere varer på fakturaen skal du indtaste yderligere rækker. Hver vare, du vil fakturere for - hver vare, der skal vises som en separat afgift på fakturaen - vises som en række i kolonneområdet. Hvis du ønsker at fakturere en kunde for et eller andet produkt, bruges en linje i kolonneområdet på fakturaen for det pågældende produkt.

Hvis du vil opkræve en kunde for fragt, beskriver en linje i fakturaområdet denne fragt. Hvis du vil fakturere en kunde for moms, viser en linje eller række i kolonneområdet igen, at momsafgiften.

Rabatter repræsenterer vanskelige linjeposter at inkludere på en faktura. Antag, at du vil give en kunde 10 procent rabat. For at gøre dette inkluderer du en rabatlinjepost på din faktura. Men selvom QuickBooks inkluderer en rabatvare i sin vareliste, kan en rabatprocent kun anvendes på den forrige linjepost på fakturaen. Af denne grund leverer QuickBooks også en subtotal linjepost. Du bruger en subtotal linjepost til at summere alle de tidligere poster vist på fakturaen. Ved at subtotalere alle de produktposter, der er vist på fakturaen, kan virksomheden eksempelvis give kunden 10 procent rabat på disse produkter.

Du skal inkludere procentsymbolet for at fortælle QuickBooks at beregne en rabat svarende til en procentdel af subtotalen. Hvis du udelader procentsymbolet, antager QuickBooks, at du ønsker en dollarrabat, ikke en procentrabat. I figuren, for eksempel, ville udeladelse af procentsymbolet forvandle 10 procent rabat til en $10 rabat.

6Brug boksen Kundemeddelelse nederst i vinduet Opret fakturaer til at levere en kundemeddelelse, der vises nederst på fakturaen.

Hvis du har oprettet en tilpasset fakturaformularskabelon, der indeholder andre sidefodsoplysninger, vises disse sidefodbokse også nederst i vinduet Opret fakturaer. Du kan bruge dem til at indsamle og overføre yderligere sidefodsoplysninger.

7(Valgfrit) Tjek din stavning.

Hvis du klikker på Stave-knappen, som vises langs den øverste kant af vinduet Opret fakturaers fane Formatering, kontrollerer QuickBooks stavningen af ​​de ord, du bruger på fakturaen. Hvis QuickBooks ikke finder nogen stavefejl, viser den en meddelelse, der fortæller dig, at stavekontrollen er fuldført. Hvis QuickBooks finder en stavefejl - produktkodeforkortelser producerer ofte stavefejl i QuickBooks - viser den dialogboksen Kontroller stavning på formular.

Du kan bruge boksen Skift til til at rette din stavefejl - hvis det faktisk er en stavefejl. Du kan vælge en af ​​de foreslåede erstatninger fra listeboksen Forslag ved at klikke på forslaget og derefter klikke på knappen Erstat. Du kan erstatte alle forekomster af stavefejl ved at klikke på knappen Erstat alle. Hvis ordet, som QuickBooks siger er stavet forkert, faktisk er korrekt stavet, kan du klikke på Ignorer-knappen for at bede QuickBooks om at ignorere dette ord eller Ignorer alle-knappen for at bede QuickBooks om at ignorere alle forekomster af dette ord i fakturaformularen.

Hvis du bruger udtryk, der altid dukker op som forkert stavede ord, i det mindste i QuickBooks, kan du klikke på knappen Tilføj, der vises i dialogboksen Kontroller stavning på formular. Hvis du klikker på knappen Tilføj, får QuickBooks besked om at tilføje ordet til dets staveordbog. Når du har tilføjet et ord til QuickBooks staveordbog, ser QuickBooks ikke ordet som stavet forkert.

Bemærk også, at du kan klikke på knappen Indstillinger for at få vist dialogboksen Staveindstillinger. Dialogboksen Staveindstillinger indeholder afkrydsningsfelter, som du kan bruge til at slå visse typer stavekontrollogik til eller fra. Du kan markere et afkrydsningsfelt for at bede QuickBooks om altid at kontrollere stavningen af ​​formularer, før du for eksempel udskriver, gemmer eller sender formularen. Dialogboksen indeholder også afkrydsningsfelter, der fortæller QuickBooks at ignorere bestemte slags ord, såsom dem, der bruger tal, dem, der alle er store bogstaver, og dem, der er blandet store og små bogstaver.

8Klik enten på knappen Gem og luk eller knappen Gem og ny for at gemme din faktura.

Klik på knappen Gem og luk, hvis du vil gemme fakturaen, og luk vinduet Opret fakturaer. Klik på knappen Gem og ny, hvis du vil gemme fakturaen, og indtast derefter en anden faktura i den tomme version af vinduet Opret fakturaer.

Klik på fanen Send/Send og derefter enten FedEx- eller UPS-knappen for at starte QuickBooks Shipping Manager-vinduet, som lader dig automatisere nogle af trinene i forsendelse af pakker ved hjælp af Federal Express eller United Parcel Service (UPS). Første gang du starter Shipping Manager, skal du lave lidt opsætningsarbejde.

For at bladre gennem fakturaer, som du allerede har oprettet, skal du klikke på knapperne Forrige og Næste. Eller klik på knappen Find og brug dialogboksen Find fakturaer til at beskrive den faktura, du vil finde.