Sådan fakturerer du en kunde i QuickBooks 2012

For at fakturere en kunde i QuickBooks 2012 skal du bruge vinduet Opret fakturaer til at identificere kunden og angive det beløb, som kunden skylder. Du kan bruge mere end én type fakturaformular eller en, som du har tilpasset.

1For at få vist vinduet Opret fakturaer skal du vælge kommandoen Kunder→Opret fakturaer.

QuickBooks viser vinduet Opret fakturaer.

2Identificer kunden og, hvis det er relevant, jobbet.

For at gøre dette skal du vælge kunde- eller kunde- og jobkombinationen på rullelisten Kunde:Job. Du skal ikke bekymre dig om denne "job"-virksomhed, hvis du ikke er bekendt med den.

Du bør dog forstå, hvordan kunder arbejder. Du skal identificere den specifikke kunde, du fakturerer. Det gør du ved at vælge kunden fra Kunde:Job-listen. Hvis kunden er en ny kunde, som du endnu ikke har faktureret eller beskrevet i kundelisten, skal du indtaste et kort navn for kunden - som en forkortelse af kundens firmanavn - i kunde:Job-listen.

QuickBooks angiver derefter, at kunden endnu ikke findes på kundelisten og spørger, om du vil tilføje kunden; angive at du gør. Når du bliver bedt om det, skal du angive de kundeoplysninger, som QuickBooks anmoder om.

3Bekræft eller angiv nye fakturahovedoplysninger.

Når du har identificeret kunden, udfylder QuickBooks felterne Dato, Faktura, Fakturering til og muligvis Send til. Du behøver sandsynligvis ikke ændre nogen af ​​disse oplysninger. Du bør gennemgå oplysningerne i disse felter for at sikre dig, at de er korrekte.

For eksempel vil du typisk ikke fakturere nogen, medmindre du allerede har afsendt produktet, eller tjenesten allerede er leveret. Derfor bør du sandsynligvis bekræfte, at fakturadatoen følger produktforsendelsesdatoen eller leveringsdatoen. Det kan også være en god idé at bekræfte, for eksempel, at Send til-adressen er korrekt.

4 Angiv eller bekræft oplysningerne i feltet Faktura.

Fakturaer inkluderer feltoplysninger, der registrerer varer såsom indkøbsordrenumre, betalingsbetingelser, forsendelsesdato og forsendelsesmetode. Du bør sikre dig, at alt hvad QuickBooks viser i disse felter er korrekt. Hvis en kunde f.eks. har givet dig et indkøbsordrenummer, skal du indtaste dette indkøbsordrenummer i feltet PO-nummer.

Bekræft, at betalingsbetingelserne vist i boksen Betingelser er korrekte. Bekræft, at datoen vist i feltet Send er korrekt. Ikke alle disse felter skal udfyldes for hver faktura, men du ønsker at give enhver information, der gør det nemmere for en kunde at betale en faktura, binde en faktura til hans eller hendes købsregistrering og finde ud af, hvordan og hvornår en vare er bliver afsendt.

5 Beskriv de solgte varer.

Hvordan kolonneområdet på din faktura ser ud, afhænger virkelig af, om du sælger produkter eller tjenester. Kolonneområdet for en tjeneste ser enklere ud, fordi du ikke giver meget information, når du beskriver serviceelementer. I kolonneområdet vil du beskrive hver vare — hvert produkt eller hver tjeneste — som en faktura fakturerer for.

For at gøre dette, bruger du en enkelt række for hvert element. Den første vare, du vil fakturere for, går derefter ind i række 1 i kolonneområdet. For hver vare indtaster du det bestilte antal, koden for varen og en pris eller takst.

QuickBooks henter en varebeskrivelse fra din vareliste og placerer disse data i kolonnen Beskrivelse. QuickBooks beregner også det fakturerede beløb for varen ved at gange mængden med prisen eller satsen. Du kan dog redigere både felterne Beskrivelse og Beløb. Hvis du redigerer feltet Beløb, genberegner QuickBooks feltet Pris hver ved at dividere beløbet med mængden.

6Brug boksen Kundemeddelelse nederst i vinduet Opret fakturaer til at levere en kundemeddelelse, der vises nederst på fakturaen.

Hvis du har oprettet en tilpasset fakturaformularskabelon, der indeholder andre sidefodsoplysninger, vises disse sidefodbokse også nederst i vinduet Opret fakturaer. Du kan bruge dem til at indsamle og overføre yderligere sidefodsoplysninger.

7Klik enten på knappen Gem og luk eller knappen Gem og ny for at gemme din faktura.

Klik på knappen Gem og luk, hvis du vil gemme fakturaen, og luk vinduet Opret fakturaer. Du bruger knappen Gem & Ny, hvis du vil gemme fakturaen og indtaster derefter en anden faktura i den tomme version af vinduet Opret fakturaer.