Sådan eksporteres klientændringer fra QuickBooks 2018

Når du har brugt en revisorkopi til at rette transaktioner eller til at indtaste nye transaktioner, eksporterer du ændringerne, så de senere kan importeres til kundens datafil. For at gøre dette skal du vælge kommandoen Fil → Send firmafil → Bogholders kopi → Vis/eksportér ændringer til klient. QuickBooks viser først et vindue, der viser de ændringer, du har foretaget i revisorens kopi (ikke vist). Bemærk, at du kan udskrive denne liste eller oprette en .pdf-fil af den ved at klikke på knappen Udskriv eller Gem som PDF.

Hvis du klikker på knappen Opret ændringsfil til klient, viser QuickBooks dialogboksen Gem revisors eksport til. Denne dialogboks fungerer som en standard Windows-dialogboks til at gemme en fil eller et dokument. Du bruger rullelisten Gem i til at identificere placeringen af ​​ændringsfilen. Brug derefter boksen Filnavn til at give filen et unikt navn. Når du klikker på Gem, gemmer QuickBooks de ændringer, du har foretaget, i en fil. Du importerer senere denne fil eller får klienten til at importere denne fil til QuickBooks datafil.

Hvis du klikker på knappen Send ændringer til klient, viser QuickBooks dialogboksen Gem revisors ændringer. Denne dialogboks indsamler de oplysninger, der er nødvendige for at sende kunden en e-mail med instruktioner om, hvordan man importerer revisorændringerne og et link, som kunden kan bruge til at hente de faktiske revisorændringer. En pæn ting ved denne mulighed er, at QuickBooks fortæller revisoren, når kunden griber ændringerne.

Du opbevarer ikke din revisors kopi af datafilen. Med andre ord er revisorens kopi blot en midlertidig kopi af datafilen, som du bruger til at identificere og oprette et sæt ændringer, der er nødvendige for at opdatere eller rette kundens optegnelser. Når du har foretaget ændringerne, eksporterer du ændringerne til en ændringsfil. Derefter importerer klienten disse ændringer. Hvis du foretager ændringer igen engang i den nærmeste fremtid, får du kunden til at oprette et nyt — et helt nyt — revisoreksemplar.

For at identificere, hvornår du arbejder med en revisors kopi, viser QuickBooks den parentetiske sætning (Accountant's Copy) øverst i QuickBooks programvindue. QuickBooks identificerer også almindelige QuickBooks-datafiler, hvortil revisors kopier er blevet oprettet ved at tilføje den parentetiske sætning (Accountant's Copy Exists). Denne sætning vises kun på QuickBooks programvindues titellinje fra det tidspunkt, hvor klienten opretter revisors kopi til det tidspunkt, hvor klienten importerer ændringer fra revisorens kopi.